✅ Verificare ortografică în Excel - Unde este și cum se folosește?

Cuprins

Urmăriți Tutorialul video - Verificare ortografică în Excel

Verificarea ortografică în Excel este adesea ignorată, dat fiind că utilizatorii Excel lucrează adesea cu numere în comparație cu textul. Dar este încă una dintre verificările importante pe care ar trebui să le avem.

În comparație cu MS Word sau PowerPoint, unde puteți vedea vizual o linie roșie sub cuvântul care a fost greșit de scris, nu se întâmplă nimic de genul acesta în Excel.

Imaginați-vă o eroare de ortografie dezastruoasă care iese din foaia de lucru când ați trimis-o clientului. Indiferent de cât de multă muncă depuneți în analiza și analiza datelor, toată credibilitatea dvs. scade.

Ei bine - NU mai este.

În acest tutorial, vă voi arăta cum să utilizați verificarea ortografică în Excel și cum vă puteți maximiza eforturile prin opțiunile disponibile.

Unde puteți găsi verificarea ortografică în Excel

Puteți găsi opțiunea de verificare ortografică în fila Revizuire din panglica din Excel.

Când faceți clic pe opțiunea Ortografie din fila Revizuire, se deschide caseta de dialog Verificare ortografică.

Comandă rapidă de la tastatură pentru a rula verificarea ortografică în Excel

De asemenea, puteți utiliza comanda rapidă de la tastatură F7 pentru a rula verificarea ortografică în Excel. Pentru a utiliza acest lucru, activați foaia de lucru în care doriți să executați verificarea ortografică, selectați celula / gama de celule și apăsați F7 de pe tastatură.

Cum funcționează verificarea ortografică în Excel

Un lucru important demn de știut este modul în care funcționează verificarea ortografică în Excel.

Dacă selectați celula A1, aceasta va trece prin toate celulele din primul rând, apoi va trece la al doilea rând și va verifica toate celulele din al doilea rând (de la stânga la dreapta) și apoi va trece la al treilea rând și așa mai departe. Dacă identifică o celulă cu o eroare de ortografie, se afișează caseta de dialog Ortografie.

Dacă selectați o celulă în altă parte în foaia de lucru, să spunem B3, atunci aceasta va trece prin celulele din dreapta și apoi pe rândul de sub ea. Când se termină verificarea tuturor celulelor după B3, se va afișa un prompt care întreabă utilizatorul dacă dorește să verifice în continuare la începutul foii. Ceva așa cum se arată mai jos:

Dacă utilizatorul selectează Da, se întoarce și verifică celulele rămase (care ar fi A1 la B2 în exemplul nostru).

Pentru a înțelege mai bine, aruncați o privire la acest exemplu de mai jos (celulele umbrite sunt cele cu o eroare de ortografie):

După cum se arată, când începem verificarea ortografică cu A1, aceasta finalizează verificarea ortografică pentru toate celulele. Dar când începem cu celula B3, aceasta verifică toate celulele din B3 și apoi îl întreabă pe utilizator dacă dorește să continue să verifice de la început.

Înțelegerea casetei de dialog Verificare ortografică

Ori de câte ori rulați verificarea ortografică în Excel și găsește o eroare, aceasta afișează caseta de dialog Verificare ortografică (așa cum se arată mai jos):

Să înțelegem rapid diferitele opțiuni disponibile în caseta de dialog pentru verificarea ortografică:

Ignoră o dată: Dacă verificarea ortografică întâlnește un cuvânt pe care îl identifică ca o eroare, dar doriți să îl păstrați așa, puteți face clic pe Ignorați o dată. Aceasta va ignora acea eroare o dată.
Ignora tot: Dacă excel identifică un cuvânt ca o eroare, dar doriți să păstrați toate instanțele acelui cuvânt (așa cum este), faceți clic pe Ignorați toate.
Adăugați la dicționar: Dacă Excel semnalează un cuvânt ca o eroare, dar este cuvântul corect care trebuie utilizat (poate este un nume sau o abreviere pe care îl utilizați în compania dvs.), atunci îl puteți adăuga în dicționar. Atunci când un astfel de cuvânt este marcat ca o eroare și faceți clic pe Adăugare la dicționar, Excel va face din aceasta o parte din cuvinte acceptabile și nu îl va mai semnaliza din nou. Rețineți că acest cuvânt face acum parte din dicționarul Excel și nu va fi marcat niciodată în niciunul dintre registrele de lucru.
Schimbare: Când Excel evidențiază o eroare, acesta afișează și câteva sugestii (de exemplu, sugerează Bun în locul lui Goood). Poate exista una sau mai multe sugestii. Selectați sugestia pe care doriți să o utilizați și faceți clic pe Modificare pentru a aplica aceasta.
Schimbă-le pe toate: Dacă faceți clic pe acest buton, acesta va schimba toată apariția cuvântului greșit scris cu sugestia selectată.
Corecție automată: Opțiunea de corecție automată Excel va schimba cuvântul greșit scris cu sugestia selectată și îl va adăuga, de asemenea, la lista de corecție automată. Aceasta înseamnă că data viitoare când tastați același cuvânt greșit, excel îl va converti automat în sugestia pe care ați selectat-o.
Dicționar Limbă: Puteți schimba limba dicționarului utilizând această listă derulantă.

Iată câteva setări implicite în Verificarea ortografică în Excel:

Acesta ignoră cuvintele care sunt în majuscule. De exemplu, dacă aveți cuvântul Bună ziua, acesta nu va fi marcat ca o eroare.
Ignoră cuvintele care conțin numere. De exemplu, dacă aveți cuvântul Hello123, acesta nu va fi marcat ca o eroare.
Acesta ignoră adresele internetului și ale fișierelor.
NU ignoră cuvintele repetate. De exemplu, dacă ai textul - Bună ziua, ce mai faci? - atunci dacă sunt suplimentare vor fi semnalate ca o eroare.

Puteți modifica aceste setări implicite făcând clic pe butonul „Opțiune” din caseta Dialog Verificare ortografică. Se va deschide caseta de dialog Opțiuni unde puteți face modificările necesare.