Eliminați spațiile din Excel - Leading, Trailing și Double

Vizionați videoclipuri - Eliminați spațiile în Excel

Conducerea și urmărirea spațiilor în Excel duce adesea la o mare frustrare. Nu mă pot gândi la o situație în care este posibil să aveți nevoie de aceste spații suplimentare, dar de multe ori își găsește drumul în foile de calcul Excel.

Există multe modalități prin care puteți ajunge la aceste spații suplimentare - de exemplu, ca parte a descărcării datelor dintr-o bază de date, în timp ce copiați date dintr-un document text sau introduceți manual din greșeală.

Conducerea, urmărirea sau spațiul dublu între text ar putea duce la o mulțime de probleme serioase.

De exemplu, să presupunem că aveți un set de date așa cum se arată mai jos:

Acum aruncați o privire la ce se întâmplă când folosesc o funcție VLOOKUP pentru a obține numele de familie folosind prenumele.

Este posibil să nu reușiți să observați diferența cu ochiul liber că există un spațiu suplimentar în nume care cauzează această eroare.

În acest exemplu, a fost ușor să identificăm problema într-un set de date atât de mic, dar imaginați-vă că trebuie să verificați acest lucru pentru mii de înregistrări.

Pentru a fi în siguranță, este întotdeauna o idee bună să vă curățați datele și să eliminați spațiile din Excel.

Cum să eliminați spațiile în Excel

În acest tutorial, vă voi arăta două moduri de a elimina spațiile din Excel.

• Folosind funcția TRIM.
• Utilizarea Căutării și înlocuirii.

Utilizarea funcției TRIM

Funcția Excel TRIM elimină spațiile de conducere și cele de final și spațiile duble între șirurile de text.

De exemplu, în exemplul de mai sus, pentru a elimina spații din întreaga listă dacă prenume (în A2: A7), utilizați următoarea formulă în celula C1 și trageți-o în jos pentru toate prenumele:

= TRIM (A2)

Funcția Excel TRIM ar elimina instantaneu toate spațiile de conducere și de urmărire din celulă.

După ce ați curățat datele, copiați-le, lipiți-le ca valori în locul datelor originale.

Această funcție este utilă și dacă aveți mai multe caractere spațiale între cuvinte. Ar elimina spațiile suplimentare astfel încât rezultatul să aibă întotdeauna un caracter spațial între cuvinte.

Funcția Excel TRIM face o treabă bună în eliminarea spațiilor din Excel, cu toate acestea, eșuează atunci când aveți caractere care nu se tipăresc (cum ar fi întreruperile de linie) în setul de date. Pentru a elimina caractere care nu se imprimă, puteți utiliza o combinație de funcții TRIM și CLEAN.

Dacă aveți un text în celula A1 din care doriți să eliminați spații, utilizați formula de mai jos:

= TRIM (CLEAN (A1))

Caracterele care nu se tipăresc pot rezulta și din = CHAR (160), care nu poate fi eliminat prin formula CLEAN. Deci, dacă doriți să fiți absolut sigur că aveți toate spațiile suplimentare și caracterele care nu se imprimă, utilizați formula de mai jos:

= TRIM (CLEAN (SUBSTITUTE (A1, CHAR (160), "")))

Eliminați spațiile suplimentare din Excel folosind FIND și REPLACE

Puteți elimina spațiile din Excel utilizând funcționalitatea Găsiți și înlocuiți.

Aceasta este o tehnică mai rapidă și poate fi utilă în situațiile date:

• Când doriți să eliminați spațiile duble.
• Când doriți să eliminați toate caracterele spațiale.

Eliminarea spațiilor duble

Rețineți că această tehnică nu poate fi utilizată pentru a elimina spațiile de conducere sau spate. Va găsi și înlocui spații duble, indiferent de poziția sa.

Iată pașii pentru a face acest lucru:

• Selectați celulele din care doriți să eliminați spațiile duble.
• Accesați Acasă -> Găsiți și selectați -> Înlocuiți. (Puteți utiliza și comanda rapidă de la tastatură - Control + H).
• În caseta de dialog Găsiți și înlocuiți, introduceți:
  • Găsiți ce: Spațiu dublu.
  • Înlocuiți cu: Spațiu unic.
• Faceți clic pe Înlocuiți toate.

Aceasta va înlocui toate spațiile duble cu un singur caracter spațial.

Rețineți că acest lucru va elimina doar spațiile duble. Dacă aveți trei caractere spațiale între 2 cuvinte, ar rezulta 2 caractere spațiale (ar elimina unul). În astfel de cazuri, puteți face acest lucru din nou pentru a elimina și orice spații duble care ar fi putut fi lăsate.

Eliminarea spațiilor unice

Pentru a elimina toate caracterele spațiale dintr-un set de date, urmați pașii de mai jos:

• Selectați celulele din care doriți să eliminați caracterul spațiu.
• Accesați Acasă -> Găsiți și selectați -> Înlocuiți. (Puteți utiliza și comanda rapidă de la tastatură - Control + H).
• În caseta de dialog Găsiți și înlocuiți, introduceți:
  • Găsiți ce: Spațiu unic.
  • Înlocuiți cu: lăsați acest text necompletat.
• Faceți clic pe Înlocuiți toate.

Aceasta va elimina toate caracterele spațiale din setul de date selectat.

Rețineți că, în acest caz, chiar dacă există mai multe caractere spațiale între două șiruri de text sau numere, toate acestea ar fi eliminate.

Eliminați întreruperile de linie

De asemenea, puteți utiliza Găsiți și Înlocuiți pentru a elimina rapid întreruperile de linie.

Iată pașii pentru a face acest lucru:

• Selectați datele.
• Accesați Acasă -> Găsiți și selectați -> Înlocuiți (Comandă rapidă de la tastatură - Control + H).
• În caseta de dialog Găsiți și înlocuiți:
  • Găsiți ce: apăsați Control + J (este posibil să nu vedeți nimic, cu excepția unui punct intermitent).
  • Înlocuiți cu: lăsați-l gol.
• Înlocuiește-le pe toate.

Aceasta va elimina instantaneu toate întreruperile de linie din setul de date selectat.

În funcție de situația dvs., puteți alege fie metoda (formula, fie căutați și înlocuiți) pentru a elimina spațiile din Excel.