Dacă există un lucru care ne unește pe toți, trebuie să fie frustrarea să țină pasul cu foile de calcul Excel lent.
Deși impactul asupra performanței poate fi neglijabil atunci când există mai puține date, acesta devine mai profund pe măsură ce adăugați din ce în ce mai multe date / calcule în registrul de lucru.
De 9 ori din 10 ori, un utilizator Excel s-ar plânge de foile de calcul Excel lent. Și aproape că nu poți face nimic în acest sens.
Ei bine, asta e NU complet adevarat.
Modul în care Excel a fost creat, devine lent cu seturi de date mari. Cu toate acestea, există multe trucuri de accelerare pe care le puteți utiliza pentru a îmbunătăți performanța unei foi de calcul Excel lent.
10 sfaturi pentru tratarea foilor de calcul Excel lent
Iată 10 sfaturi pentru a oferi foaie de calcul Excel lentă o mică creștere a vitezei și pentru a economisi timp și frustrare (faceți clic pentru a trece la acea secțiune specifică).
- Evitați funcțiile volatile (trebuie).
- Utilizați coloane de ajutor.
- Evitați Formulele Array (dacă puteți).
- Utilizați formatarea condiționată cu precauție.
- Utilizați tabele Excel și game numite.
- Convertiți formulele neutilizate în valori.
- Păstrați toate datele de referință într-o singură foaie.
- Evitați utilizarea întregului rând / coloană în referințe.
- Utilizați modul de calcul manual.
- Utilizați tehnici de formulare mai rapide.
1. Evitați formulele volatile
Formulele volatile sunt numite astfel din cauza unui motiv. Funcții precum ACUM, AZI, INDIRECT, RAND, OFFSET etc. recalculează de fiecare dată când există o modificare în registrul de lucru.
De exemplu, dacă utilizați funcția ACUM într-o celulă, de fiecare dată când există o modificare în foaia de lucru, formula va fi recalculată și valoarea celulei se va actualiza.
Aceasta necesită o viteză de procesare suplimentară și veți ajunge la un registru de lucru Excel lent.
De regulă, evitați formulele volatile. Și dacă nu puteți, încercați să reduceți la minimum utilizarea acestuia.
2. Folosiți coloanele de ajutor
Coloanele de asistență sunt una dintre cele mai subevaluate construcții de proiectare din Excel. Am văzut mulți oameni care se feresc să creeze coloane de ajutor.
NU FAȚI asta.
Cel mai mare beneficiu al utilizării „Coloanelor de ajutor” este că vă poate ajuta să evitați formule de matrice.
Acum nu mă înțelege greșit. Nu sunt împotriva formulelor matrice. Mai degrabă cred că acestea ar putea fi minunate în unele situații. Dar, atunci când încercați să faceți totul cu o formulă lungă, are impact asupra performanței registrului dvs. de lucru Excel. Câteva formule de matrice aici și acolo nu ar trebui să afecteze, dar în cazul în care trebuie să o utilizați în multe locuri, luați în considerare utilizarea coloanelor de ajutor.
Iată câteva exemple în care sunt utilizate coloanele de ajutor:
- Sortați automat datele în ordine alfabetică folosind Formula.
- Filtru Excel dinamic - Extrageți datele pe măsură ce introduceți text.
- Crearea mai multor liste drop-down în Excel fără repetare.
3. Evitați formulele matrice
Formulele matrice au propriile sale merite - dar viteza nu este una dintre acestea.
Așa cum s-a explicat mai sus, formulele matrice pot prelua o mulțime de date (referințe celulare), le pot analiza și vă pot da rezultatul. Dar a face asta necesită timp.
Dacă există o modalitate de a evita formulele matrice (cum ar fi utilizarea coloanei de ajutor), luați întotdeauna acel drum.
4. Utilizați formatarea condiționată cu precauție
Ador absolut formatarea condiționată. Face ca datele blande să pară atât de frumoase. În loc să faceți singuri comparația, acum puteți pur și simplu să priviți culoarea sau pictograma unei celule și ați ști cum se compară cu ceilalți.
Dar … aici este problema.
Nu mulți utilizatori Excel știu că formatarea condiționată Excel este volatilă. Deși este posibil să nu observați diferența cu seturile de date mici, aceasta poate duce la o foaie de calcul Excel lentă dacă este aplicată pe seturi de date mari sau aplicată de mai multe ori.
Cuvânt de sfat - Folosiți-l cu precauție.
5. Utilizați tabelele Excel și gamele numite
Tabelul Excel și intervalele numite sunt două caracteristici uimitoare care vă păstrează datele și facilitează referințarea. Poate dura ceva timp să te obișnuiești, dar când începi să o folosești, viața devine ușoară și rapidă.
La crearea tablourilor de bord bazate pe date, este aproape întotdeauna o idee bună să vă convertiți datele într-un tabel Excel.
De asemenea, are un avantaj suplimentar de a vă face formulele mai ușor de înțeles.
De exemplu, ce este mai ușor de înțeles?
= Preț de vânzare-Preț de cost SAU = SUM (A1: A10) -SUM (G1: G10)
6. Convertiți formulele neutilizate în valori statice
Aceasta este o nebunie. Când nu aveți nevoie de el, nu îl păstrați.
O mulțime de formule ar duce la un registru de lucru Excel lent. Și dacă aveți formule care nici măcar nu sunt folosite - știți pe cine să dați vina. De regulă, dacă nu aveți nevoie de formule, este mai bine să le convertiți într-o valoare statică (prin lipire ca valori).
Citeste mai mult: Cum se convertesc rapid formule în valori.
7. Păstrați toate datele de referință într-o singură foaie
Este posibil ca acest lucru să nu fie întotdeauna posibil, dar dacă puteți face acest lucru, vă garantez că foaia dvs. Excel va deveni mai rapidă.
Logica este simplă - formulele din foaia de lucru nu trebuie să meargă departe pentru a obține datele atunci când sunt chiar lângă ea în aceeași foaie.
8. Evitați utilizarea întregului rând / coloană ca referință (A: A)
Singurul motiv pentru care îl am pe listă este că văd o mulțime de oameni care folosesc întreaga referință rând / coloană în formule. Aceasta este o practică proastă și ar trebui evitată.
Deși ați putea crede că rândul / coloana are doar câteva celule cu date, Excel nu gândește așa. Când faceți referire la un întreg rând / coloană, Excel îl acționează ca un bun servitor și îl verifică oricum. Acest lucru necesită mai mult timp pentru calcule.
9. Utilizați modul de calcul manual
Repet doar ceea ce au spus deja milioane de oameni în diferite forumuri și bloguri. Folosirea calculului manual vă oferă flexibilitatea de a spune excel când calculați, mai degrabă decât Excel să ia propriile sale decizii. Acest lucru nu este ceva care vă accelerează registrul de lucru Excel, dar dacă aveți o foaie de calcul Excel lentă, cu siguranță economisește timp prin faptul că Excel nu recalculează din nou și din nou.
- Pentru a trece la modul manual, accesați fila Formula -> Opțiuni de calcul -> Manual (apăsați tasta F9 pentru a recalcula)
10. Folosiți tehnici de formulare mai rapide
Excel vă oferă o mulțime de formule și combinații de formule pentru a face același lucru. Cel mai bine este să le identificați și să le utilizați pe cele mai rapide.
Iată câteva exemple:
- Utilizați IFERROR în loc de combinația IF și ISERROR (cu excepția cazului în care utilizați Excel 2003 sau versiuni anterioare, care nu are IFERROR).
- Folosiți MAX (A1,0) în loc să faceți IF (A1> 0, A1,0) - Acesta este un sfat interesant pe care l-am învățat de la domnul Excel, alias Bill Jelen. Cercetările sale arată că opțiunea MAX este cu 40% mai rapidă decât opțiunea IF (și sunt gata să iau această statistică pe valoarea sa nominală).
- Utilizați combo-ul INDEX / MATCH, în loc de VLOOKUP - Acest lucru poate ridica o mulțime de sprâncene, dar adevărul este că nu există nici o modalitate în care VLOOKUP poate fi mai rapid dacă aveți 100 de coloane de date. Lumea se îndreaptă spre INDEX / MATCH și ar trebui să faci și tu schimbarea.
[Dacă sunteți încă confuz cu privire la ce să folosiți, iată o comparație frontală cu VLOOKUP Vs. INDICE / MATCH]. - Utilizați - (negative negative) pentru a converti TRUE și FALSE în 1 și 0 (în loc să le înmulțiți cu 1 sau să adăugați 0 la acesta). Îmbunătățirea vitezei este vizibilă în seturile mari de date.
Este aceasta o listă exhaustivă? Absolut nu. Acestea sunt unele bune pe care cred că merită să le împărtășim ca punct de plecare. Dacă doriți să stăpâniți tehnici Excel-Speed-Up, există o muncă bună făcută de o mulțime de experți Excel.
Iată câteva surse pe care le puteți găsi utile:
- 75 de sfaturi de accelerare de către Chandoo (realizate inteligent prin crowdsourcing).
- Site-ul web al modelelor de decizie.
- Mr. Excel Board (explorați acest lucru și veți găsi o mulțime de sfaturi).
Sunt sigur că aveți și multe sfaturi care vă pot ajuta să abordați foile de calcul Excel lent. Împărtășiți-l cu noi aici, în secțiunea de comentarii.
Am și eu o singură cerere. Durerea de a lucra cu o foaie de calcul lent lent este ceva ce mulți dintre noi experimentăm zilnic. Dacă vi se par utile aceste tehnici. împărtășiți-l cu alții. Leșineți durerea și câștigați ceva bunătate 🙂
De asemenea, vă pot plăcea următoarele link-uri Excel:
- 24 de trucuri Excel pentru a vă face să navigați prin munca de zi cu zi.
- 10 moduri super îngrijite de a curăța datele în foi de calcul Excel.
- 10 sfaturi de introducere a datelor Excel pe care nu le puteți permite.
- Crearea și utilizarea unei liste derulante în Excel.
- Reduceți dimensiunea fișierului Excel.
- Cum se recuperează fișiere Excel nesalvate.
- Instruire online gratuită Excel (curs video în 7 părți)
- Tastele săgeți care nu funcționează în Excel | Mutarea paginilor în loc de celule
