Cum să sortați după culoare în Excel (în mai puțin de 10 secunde)

Excel are o mulțime de opțiuni atunci când vine vorba de sortarea datelor.

Iar una dintre aceste opțiuni vă permite să sortați datele pe baza culorii celulei.

De exemplu, în setul de date de mai jos, puteți sorta în funcție de culoare pentru a obține numele tuturor elevilor care au obținut peste 80 împreună împreună în partea de sus și a tuturor elevilor care au obținut mai puțin de 35 împreună în partea de jos.

Cu funcția de sortare în Excel, puteți sorta în funcție de culoarea din celulă.

În acest tutorial, vă voi arăta diferite scenarii în care puteți sorta după culoare și pașii exacți de care aveți nevoie pentru a face acest lucru.

Rețineți că în acest tutorial am luat exemple în care sortez pe baza valorilor numerice. Cu toate acestea, aceste metode funcționează perfect, chiar dacă aveți text sau date în loc de numere.

Sortați pe o singură culoare

Dacă aveți doar o singură culoare în setul de date, îl puteți sorta cu ușurință pe baza acestuia.

Mai jos este un set de date în care toți elevii care au obținut peste 80 de puncte au fost evidențiați în verde.

Iată pașii pentru a sorta după culoarea celulelor:

1. Selectați întregul set de date (A1: B11 în acest exemplu)
2. Faceți clic pe fila Date
3. Faceți clic pe opțiunea „Sortare”. Aceasta va deschide caseta de dialog Sortare.
4. În caseta de dialog Sortare, asigurați-vă că este selectat „Datele mele au antete”. În cazul în care datele dvs. nu au anteturi, puteți păstra această opțiune debifată.
5. Faceți clic pe meniul derulant „Sortează după” și selectați „Marcaje”. Aceasta este coloana pe baza căreia dorim să fie sortate datele.
6. În meniul derulant „Sortează pe”, dă clic pe Culoare celulă.
7. În meniul derulant „Comandă”, selectați culoarea pe baza căreia doriți să sortați datele. Deoarece există o singură culoare în setul nostru de date, acesta arată doar o singură culoare (verde)
8. În al doilea meniu derulant din Comandă, selectați On-top. Acesta este locul în care specificați dacă doriți toate celulele colorate în partea de sus a setului de date sau în partea de jos.
9. Faceți clic pe OK.

Pașii de mai sus vă vor oferi un set de date așa cum se arată mai jos.

Comandă rapidă de la tastatură pentru a deschide caseta de dialog Sortare - ALT A S S (țineți apăsată tasta ALT apoi apăsați tastele A S S unul câte unul)

Rețineți că sortarea bazată pe culoare doar rearanjează celulele pentru a reuni împreună toate celulele cu aceeași culoare. Restul celulelor rămân așa cum este.

Această metodă funcționează pentru celulele pe care le-ați evidențiat manual (oferindu-i o culoare de fundal), precum și pentru cele în care culoarea celulei este datorită regulilor de formatare condiționată.

Sortați pe mai multe culori

În exemplul de mai sus, aveam doar celule cu o singură culoare care trebuia sortate.

Și puteți utiliza aceeași metodologie pentru a sorta atunci când aveți celule cu culori multiple.

De exemplu, să presupunem că aveți un set de date așa cum se arată mai jos, în care toate celulele în care semnele sunt mai mari de 80 sunt de culoare verde și cele în care semnele sunt mai mici de 35 sunt de culoare roșie.

Și doriți să sortați aceste date, astfel încât să aveți toate celulele cu verde în partea de sus și toate cele cu roșu în partea de jos.

Mai jos sunt pașii pentru a sorta după mai multe culori în Excel:

1. Selectați întregul set de date (A1: B11 în acest exemplu)
2. Faceți clic pe fila Date.
3. Faceți clic pe opțiunea Sortare. Aceasta va deschide caseta de dialog Sortare.
4. În caseta de dialog Sortare, asigurați-vă că este selectat „Datele mele au antete”. În cazul în care datele dvs. nu au anteturi, puteți menține această opțiune debifată.
5. Faceți clic pe meniul derulant „Sortează după” și selectați „Marcaje”. Aceasta este coloana pe baza căreia dorim să fie sortate datele.
6. În meniul derulant „Sortează pe”, dă clic pe Culoare celulă.
7. În meniul derulant „Comandă”, selectați prima culoare pe baza căreia doriți să sortați datele. Va afișa toate culorile care există în setul de date. Selectați verde.
8. În al doilea meniu derulant din Comandă, selectați On-top.
9. Faceți clic pe butonul Adăugare nivel. Acest lucru se face pentru a adăuga o altă condiție de sortare (deoarece vrem să sortăm pe două culori). Dând clic pe acest buton s-ar adăuga un alt set de opțiuni de sortare.
10. Faceți clic pe meniul derulant „Apoi după” și selectați „Marcaje”
11. În meniul derulant „Sortează pe”, dă clic pe Culoare celulă.
12. În meniul derulant „Comandă”, selectați a doua culoare pe baza căreia doriți să sortați datele. Va afișa toate culorile care există în setul de date. Selectați Roșu.
13. În al doilea meniu derulant din Comandă, selectați On-Bottom.
14. Faceți clic pe OK

Pașii de mai sus ar ordona datele cu tot verde în partea de sus și toate roșii în partea de jos.

Clarificare: Sortarea după culoare funcționează atât cu cifre, cât și cu date text. S-ar putea să vă gândiți că puteți obține rezultatele prezentate mai sus, doar sortând datele pe baza valorilor. În timp ce acest lucru va funcționa în acest scenariu specific, imaginați-vă că aveți o listă imensă de clienți / clienți / produse pe care le-ați evidențiat manual. În acest caz, nu există nicio valoare numerică, dar puteți totuși să sortați în funcție de culoarea celulelor.

Sortați pe baza culorii fontului

Un alt lucru uimitor despre sortarea în Excel este că puteți sorta și după culoarea fontului din celule.

Deși acest lucru nu este la fel de obișnuit ca obținerea datelor în cazul în care celulele sunt colorate, acest lucru este totuși o mulțime de oameni. La urma urmei, este nevoie de un singur clic pentru a schimba culoarea fontului.

Să presupunem că aveți un set de date așa cum se arată mai jos și doriți să sortați aceste date pentru a obține toate celulele cu culoarea roșie împreună.

Mai jos sunt pașii pentru a sorta după culoarea fontului în Excel:

1. Selectați întregul set de date (A1: B11 în acest exemplu)
2. Faceți clic pe fila Date
3. Faceți clic pe opțiunea Sortare. Aceasta va deschide caseta de dialog Sortare.
4. În caseta de dialog Sortare, asigurați-vă că este selectat „Datele mele au antete”. În cazul în care datele dvs. nu au anteturi, puteți menține această opțiune debifată.
5. Faceți clic pe meniul derulant Sortare după și selectați „Marcaje”. Aceasta este coloana pe baza căreia dorim să fie sortate datele.
6. În meniul derulant „Sortează pe”, faceți clic pe Culoare font.
7. În meniul derulant „Comandă”, selectați culoarea pe baza căreia doriți să sortați datele. Deoarece există o singură culoare în setul nostru de date, acesta arată doar o culoare (roșu)
8. În al doilea meniu derulant din Comandă, selectați On-top. Acesta este locul în care specificați dacă doriți toate celulele colorate în partea de sus a setului de date sau în partea de jos.
9. Faceți clic pe OK.

Pașii de mai sus ar ordona datele cu toate celulele cu fontul în culoare roșie în partea de sus.

Sortați pe baza pictogramelor de formatare condiționată

Formatarea condiționată vă permite să adăugați un strat de pictograme vizuale care pot face ca datele dvs. sau rapoartele / tablourile de bord să arate mult mai bine și ușor de citit.

Dacă aveți astfel de date cu pictograme de formatare condiționată, puteți sorta aceste date și pe pictograme

Să presupunem că aveți un set de date așa cum se arată mai jos:

Mai jos sunt pașii pentru a sorta după pictograme de formatare condiționată:

1. Selectați întregul set de date (A1: B11 în acest exemplu)
2. Faceți clic pe fila Date
3. Faceți clic pe opțiunea Sortare. Aceasta va deschide caseta de dialog Sortare.
4. În caseta de dialog Sortare, asigurați-vă că este selectat „Datele mele au antete”. În cazul în care datele dvs. nu au anteturi, puteți menține această opțiune debifată.
5. Faceți clic pe meniul derulant „Sortează după” și selectați „Marcaje”. Aceasta este coloana pe baza căreia dorim să fie sortate datele.
6. În meniul derulant „Sortare activată”, faceți clic pe „Pictogramă de formatare condiționată”.
7. În meniul derulant „Comandă”, selectați pictograma pe baza căreia doriți să sortați datele. Va afișa toate pictogramele care sunt acolo în setul de date. Selectați-l mai întâi pe cel verde.
8. În al doilea meniu derulant din Comandă, selectați On-top.
9. Faceți clic pe butonul Adăugare nivel. Acest lucru se face pentru a adăuga o altă condiție de sortare (deoarece vrem să sortăm pe baza a trei pictograme). Dând clic pe acest buton s-ar adăuga un alt set de opțiuni de sortare.
10. Faceți clic pe meniul derulant „Apoi după” și selectați „Marcaje”
11. În meniul derulant „Sortare activată”, faceți clic pe „Pictograme de formatare condiționată”.
12. În meniul derulant „Comandă”, selectați a doua pictogramă pe baza căreia doriți să sortați datele. Va afișa toate pictogramele care sunt acolo în setul de date. Selectați galben.
13. În al doilea meniu derulant din Comandă, selectați On-Top.
14. Faceți clic pe butonul Adăugare nivel. Acest lucru se face pentru a adăuga o altă condiție de sortare. Dând clic pe acest buton s-ar adăuga un alt set de opțiuni de sortare.
15. Faceți clic pe meniul derulant „Apoi după” și selectați „Marcaje”
16. În meniul derulant „Sortare activată”, faceți clic pe „Pictograme de formatare condiționată”.
17. În meniul derulant „Comandă”, selectați a treia pictogramă pe baza căreia doriți să sortați datele. Va afișa toate pictogramele care sunt acolo în setul de date. Selectați Roșu.
18. În al doilea meniu derulant din Comandă, selectați On-Top.
19. Faceți clic pe OK.

Pașii de mai sus ar sorta setul de date și ar oferi împreună toate pictogramele similare.

Rețineți că sortarea va urma ordinea în care o aveți în caseta de dialog de sortare. De exemplu, dacă toate pictogramele sunt setate să sorteze și să se afișeze în partea de sus, mai întâi toate celulele cu pictograme verzi ar fi afișate, deoarece sunt în partea de sus în cele trei condiții ale noastre. Apoi, datele rezultate ar avea pictogramele galbene și apoi pictogramele roșii.

Nu pierde ordinea originală a datelor

Când sortați datele, pierdeți ordinea inițială a setului de date.

În cazul în care doriți să păstrați și setul de date original, este mai bine să creați o copie a datelor și apoi să efectuați sortarea datelor copiate.

O altă tehnică pentru a vă asigura că puteți recupera datele originale este să inserați o coloană cu numere de rând.

După ce ați adăugat această coloană, utilizați-o atunci când sortați datele.

În cazul în care aveți nevoie de comanda de date originală înapoi într-o etapă ulterioară, puteți sorta cu ușurință aceste date pe baza coloanelor cu numerele.

Doriți să aflați mai multe despre sortarea datelor în Excel. Iată o prezentare masivă despre cum să sortați în Excel, care acoperă o mulțime de subiecte, cum ar fi sortarea după text / date / numere, sortarea de la stânga la dreapta, sortarea bazată pe text parțial, sortarea sensibilă la majuscule și minuscule, sortarea pe mai multe niveluri și mult mai mult.