Capacitatea de a grupa rapid datele în tabelele pivot în Excel poate fi destul de utilă.
Vă ajută să analizați datele obținând diferite vizualizări după date, săptămâni, luni, trimestre și ani.
De exemplu, dacă aveți date despre cardul de credit, vă recomandăm să le grupați în moduri diferite (cum ar fi gruparea pe luni, trimestre sau ani).
În mod similar, dacă aveți date despre un centru de apel, vă recomandăm să le grupați după minute sau ore.
Vizionați videoclipul - Gruparea datelor în tabelele pivot (grupare după luni / ani)
Cum să grupați datele în tabelele pivot în Excel
Să presupunem că aveți un set de date așa cum se arată mai jos:
Are date despre vânzări după dată, magazine și regiuni (est, vest, nord și sud). Datele se întind pe peste 300 de rânduri și 4 coloane.
Iată un rezumat simplu al tabelului pivot creat folosind aceste date:
Acest tabel pivot rezumă datele despre vânzări în funcție de dată, dar nu este foarte util, deoarece afișează toate cele peste 300 de date. În astfel de cazuri, ar fi mai bine să aveți datele grupate pe ani, trimestre și / sau luni
Descărcați date și urmați.
Gruparea pe ani într-un tabel pivot
Setul de date prezentat mai sus are date de doi ani (2014 și 2015).
Iată pașii pentru gruparea acestor date pe ani:
- Selectați orice celulă din coloana Data din tabelul pivot.
- Accesați Instrumente tabel pivot -> Analizați -> Grupare -> Selecție grupă.
- În caseta de dialog Grupare, selectați Ani.
- În timp ce grupați datele, puteți selecta mai multe opțiuni. În mod implicit, opțiunea Luni este deja selectată. Puteți selecta opțiunea suplimentară împreună cu Luna. Pentru a deselecta Luna, faceți clic pe ea.
- Selectează data „Începând cu” și data „Încheiat la” pe baza datelor sursă. Dacă doriți, le puteți schimba.
- Faceți clic pe OK
Aceasta ar rezuma tabelul pivot pe ani.
Această rezumare pe ani poate fi utilă atunci când aveți un număr mai mare de ani. În acest caz, ar fi mai bine să aveți datele trimestriale sau lunare.
Gruparea pe sferturi într-un tabel pivot
În setul de date de mai sus, este mai logic să descurcați în sferturi sau luni pentru a înțelege mai bine vânzările.
Iată cum puteți grupa acestea pe trimestre:
- Selectați orice celulă din coloana Data din tabelul pivot.
- Accesați Instrumente tabel pivot -> Analizați -> Grupare -> Selecție grupă.
- În caseta de dialog Grupare, selectați Trimestre și deselectați orice altă opțiune selectată.
- Faceți clic pe OK.
Aceasta ar rezuma tabelul pivot pe trimestre.
Problema cu acest tabel pivot este că combină valoarea trimestrială a vânzărilor pentru 2014 și 2015. Prin urmare, pentru fiecare trimestru, valoarea vânzărilor este suma valorilor vânzărilor din trimestrul 1 în 2014 și 2015.
Într-un scenariu din viața reală, este cel mai probabil să analizați aceste trimestre pentru fiecare an separat. Pentru a face acest lucru:
- Selectați orice celulă din coloana Data din tabelul pivot.
- Accesați Instrumente tabel pivot -> Analizați -> Grupare -> Selecție grupă.
- În caseta de dialog Grupare, selectați Trimestrele, precum și Anii. Puteți selecta mai multe opțiuni făcând clic pe ea.
- Faceți clic pe OK.
Aceasta ar rezuma datele pe ani și apoi în câțiva ani pe trimestre. Ceva așa cum se arată mai jos:
Notă: folosesc aspectul formularului tabelar din instantaneul de mai sus.
Când grupați datele după mai multe grupuri de timp, se întâmplă ceva interesant. Dacă vă uitați la lista de câmpuri, veți observa că un câmp nou a fost adăugat automat. În acest caz, este Ani.
Rețineți că acest nou câmp care a apărut nu face parte din sursa de date. Acest câmp a fost creat în memoria cache pivot pentru a grupa și rezuma rapid datele. Când dezgropați datele, acest câmp va dispărea.
Avantajul acestui nou câmp este că acum puteți analiza datele cu sferturi în rânduri și ani în coloane, după cum se arată mai jos:
Tot ce trebuie să faceți este să fixați câmpul An din zona Rând în zona Coloane.
Gruparea după luni într-un tabel pivot
Similar cu modul în care am grupat datele pe trimestre, putem face acest lucru și pe luni.
Din nou, este recomandabil să utilizați atât Anul, cât și Luna pentru a grupa datele în loc să folosiți numai luni (cu excepția cazului în care aveți doar date pentru unul sau mai puțin de un an).
Iată pașii pentru a face acest lucru:
- Selectați orice celulă din coloana Data din tabelul pivot.
- Accesați Instrumente tabel pivot -> Analizați -> Grupare -> Selecție grupă.
- În caseta de dialog Grupare, selectați Luni, precum și Ani. Puteți selecta mai multe opțiuni făcând clic pe ea.
- Faceți clic pe OK.
Aceasta ar grupa câmpul de dată și ar rezuma datele așa cum se arată mai jos:
Din nou, acest lucru ar duce la adăugarea unui câmp nou de ani la câmpurile din tabelul pivot. Puteți pur și simplu să glisați câmpul anilor în zona coloanelor pentru a obține anii în coloane și lunile sunt rânduri. Veți primi ceva așa cum se arată mai jos:
Gruparea după săptămâni într-un tabel pivot
În timp ce analizăm date precum vânzările în magazin sau traficul site-ului, are sens să le analizăm săptămânal.
Când lucrați cu date în tabelele pivot, gruparea datelor după săptămână este puțin diferită de gruparea după luni, trimestre sau ani.
Iată cum puteți grupa datele după săptămâni:
- Selectați orice celulă din coloana Data din tabelul pivot.
- Accesați Instrumente tabel pivot -> Analizați -> Grupare -> Selecție grupă.
- În caseta de dialog Grupare, selectați Zile și deselectați orice altă opțiune selectată. De îndată ce faceți acest lucru, veți observa că opțiunea Număr de zile (în dreapta jos) devine disponibilă.
- Nu există nicio opțiune încorporată de grupare pe săptămâni. Trebuie să grupați după zile și să specificați numărul de zile care să fie utilizate în timpul grupării.
- Rețineți că pentru ca acest lucru să funcționeze, trebuie să selectați numai opțiunea Zile.
- În Număr de zile, introduceți 7 (sau utilizați butonul de rotire pentru a efectua modificarea).
- Dacă faceți clic pe OK în acest moment, datele dvs. vor fi grupate pe săptămâni începând cu 4 ianuarie 2014 - care este sâmbătă. Deci gruparea ar fi de sâmbătă până vineri în fiecare săptămână. Pentru a schimba această grupare și pentru a începe săptămâna de luni, trebuie să modificați data de începere (în mod implicit, aceasta alege data de începere din datele sursă).
- Într-un astfel de caz, puteți începe data la 30 decembrie 2013 sau la 6 ianuarie 2014 (ambele luni).
- Faceți clic pe OK.
Aceasta va grupa datele după săptămâni, după cum se arată mai jos:
În mod similar, puteți grupa datele specificând orice alt număr de zile. De exemplu, în loc de săptămânal, puteți grupa datele într-un interval bisăptămânal.
Notă:
- Când grupați datele folosind această metodă, nu o puteți grupa folosind nicio altă opțiune (cum ar fi luni, trimestre sau ani).
- Câmpul / elementul calculat nu ar funcționa atunci când grupați utilizând Zile.
Gruparea după secunde / ore / minute într-un tabel pivot
Dacă lucrați cu volume mari de date (cum ar fi datele din centrul de apeluri), vă recomandăm să le grupați după secunde sau minute sau ore.
Puteți utiliza același proces pentru a grupa datele după secunde, minute sau ore.
Să presupunem că aveți datele centrului de apel așa cum se arată mai jos:
În datele de mai sus, data este înregistrată împreună cu ora. În acest caz, poate avea sens ca managerul centrului de apeluri să analizeze modul în care numerele de rezolvare a apelurilor se schimbă pe oră.
Iată cum să grupați zilele după ore:
- Creați un tabel pivot cu Data în zona Rânduri și Rezolvat în zona Valori.
- Selectați orice celulă din coloana Data din tabelul pivot.
- Accesați Instrumente tabel pivot -> Analizați -> Grupare -> Selecție grupă.
- În caseta de dialog Grupare, selectați Ore.
- Faceți clic pe OK.
Aceasta va grupa datele pe ore și veți obține ceva așa cum se arată mai jos:
Puteți vedea că etichetele Row aici sunt 09, 10 și așa mai departe … care sunt orele dintr-o zi. 09 ar însemna 9 AM și 18 ar fi 6 PM. Folosind acest tabel pivot, puteți identifica cu ușurință că majoritatea apelurilor sunt rezolvate în intervalul 1-2 PM.
În mod similar, puteți grupa și datele în secunde și minute.
Cum să dezgropați datele într-un tabel pivot în Excel
Pentru a grupa datele din tabelele pivot:
- Selectați orice celulă din celulele de date din tabelul pivot.
- Accesați Instrumente pentru tabelul pivot -> Analizați -> Grupați -> Dezagregați.
Acest lucru ar grupa instantaneu orice grupare pe care ați făcut-o.
Descărcați fișierul de exemplu.
Alte tutoriale pentru tabelul pivot care vă pot plăcea:
- Crearea unui tabel pivot în Excel - Un tutorial pas cu pas.
- Pregătirea datelor sursă pentru tabelul pivot.
- Cum să grupați numerele în tabelul pivot în Excel.
- Cum se filtrează datele într-un tabel pivot în Excel.
- Cum se aplică formatarea condiționată într-un tabel pivot în Excel.
- Cum se reîmprospătează tabelul pivot în Excel.
- Cum se adaugă și se utilizează un câmp calculat în tabelul pivot Excel.
- Utilizarea secționatoarelor în tabelul pivot Excel.
- Cum se înlocuiește celulele goale cu zero în tabelele pivot Excel.
- Numărați valorile distincte în tabelul pivot
