Vizionați videoclipuri - Folosind Flash Fill in Excel (Exemple)
Flash Fill este un instrument uimitor care a fost adăugat în Excel 2013 și este disponibil în toate versiunile după aceea.
Puteți utiliza Flash Fill in Excel pentru a facilita introducerea datelor. Este un instrument inteligent care încearcă să identifice tiparele bazate pe introducerea datelor dvs. și face asta pentru dvs.
Câteva exemple simple de utilizare a Flash Fill ar putea fi obținerea prenumelui din numele complet, obținerea inițialelor numelui, formatarea numerelor de telefon etc.
Utilizarea Flash Fill in Excel - Exemple
Iată câteva exemple în care umplerea cu bliț poate economisi cu adevărat timp identificând tiparele și facilitând introducerea datelor.
Exemplul 1 - Obțineți prenumele din numele complet
Să presupunem că aveți un set de date așa cum se arată mai jos:
Până când a apărut Excel Flash Fill, modalitatea de a obține prenumele din numele complet a fost utilizarea textului în coloane sau utilizarea funcțiilor Excel.
Dar acum, puteți obține instantaneu rezultatele folosind noul instrument de pe bloc - Flash Fill in Excel.
Iată cum puteți utiliza Flash Fill in Excel pentru a obține prenumele:
- Selectați celula adiacentă celulei care are datele (B2 în acest caz).
- Introduceți datele (prenumele în acest caz).
- Selectați celula chiar sub cea în care ați introdus datele (B3 în acest caz).
- Accesați fila Date și, în grupul Data Tools, faceți clic pe Flash Fill.
Excel Flash Fill va umple automat toate celulele cu prenumele din setul de date.
Se face rapid (și de aici numele Excel Flash Fill).
Comanda rapidă de la tastatură pentru a utiliza Flash Fill in Excel este Control + E.
Notă: Flash Fill nu este încă disponibil în versiunile Excel pentru Mac.Exemplul 2 - Obțineți inițialele din nume
Deoarece Flash Fill funcționează identificând modele, îl puteți utiliza pentru a obține inițialele prenumelui și prenumelui.
Să presupunem că aveți un set de date așa cum se arată mai jos:
Iată pașii care utilizează Flash Fill in Excel pentru a obține inițialele:
- Selectați celula adiacentă celulei care are datele (B2 în acest caz).
- Introduceți inițialul prenumelui în celula de selectare.
- Selectați celula chiar sub cea în care ați introdus datele (B3 în acest caz).
- Accesați fila Date și, în grupul Data Tools, faceți clic pe Flash Fill.
Excel Flash Fill va umple automat toate celulele cu inițialele prenumelui.
Exemplul 3 - Concatenează nume într-un format diferit
În timp ce puteți utiliza Flash Fill in Excel pentru a împărți datele (în prenume sau inițiale așa cum se vede în exemplele 1 și 2 de mai sus), îl puteți utiliza și pentru a îmbina celulele.
Să presupunem că aveți un set de date așa cum se arată mai jos:
Aici intenția este de a combina numele în următorul format - Nume, Prenume. De exemplu, Tony și Stark s-ar combina pentru a-i oferi lui Stark, Tony.
Iată cum puteți utiliza Flash Fill in Excel pentru a combina nume:
- Selectați celula adiacentă celulei care are datele (B2 în acest caz).
- Introduceți celula cu numele combinat în formatul dorit.
- Selectați celula chiar sub cea în care ați introdus datele (B3 în acest caz).
- Accesați fila Date și, în grupul Data Tools, faceți clic pe Flash Fill.
Excel Flash Fill va umple automat toate celulele în care numele sunt combinate în formatul specificat.
Exemplul 4 - Obțineți nume de utilizatori de la adrese de e-mail
Să presupunem că aveți un set de date așa cum se arată mai jos:
Aici intenția este de a obține numele de utilizator din ID-ul de e-mail (de exemplu, pentru a obține „tonystark” de la [email protected]).
Iată cum puteți utiliza Flash Fill in Excel pentru a obține numele de utilizator din ID-urile de e-mail:
- Selectați celula adiacentă celulei care are datele (B2 în acest caz).
- Introduceți celula cu numele de utilizator din ID-ul de e-mail din celula din stânga.
- Selectați celula chiar sub cea în care ați introdus datele (B3 în acest caz).
- Accesați fila Date și, în grupul Data Tools, faceți clic pe Flash Fill.
Excel Flash Fill va umple automat toate celulele în care numele utilizatorilor din ID-urile de e-mail respective.
Exemplul 5 - Formatarea numerelor de telefon
Puteți utiliza Flash Fill cu text, precum și cu numere.
Iată un exemplu în care puteți formata numerele de telefon folosind Excel Flash Fill.
Să presupunem că aveți un set de date așa cum se arată mai jos:
Aici intenția este de a obține numărul de telefon în următorul format: XXX-XXX-XXXX.
Iată cum puteți utiliza Flash Fill in Excel pentru a obține numărul de telefon în formatul dorit:
- Selectați celula adiacentă celulei care are numărul de telefon (B2 în acest caz).
- Introduceți celula cu numărul de telefon în formatul dorit.
- Selectați celula chiar sub cea în care ați introdus datele (B3 în acest caz).
- Accesați fila Date și, în grupul Data Tools, faceți clic pe Flash Fill.
Excel Flash Fill va umple automat toate celulele cu numerele de telefon în formatul specificat.
Exemplul 6 - Extrageți puncte de date specifice (cum ar fi orașul din adresă)
Puteți utiliza Flash Fill in Excel pentru a extrage o parte dintr-un set de date.
Să presupunem că aveți un set de date așa cum se arată mai jos:
Aici intenția este de a obține codul de stat de la fiecare adresă.
Iată pașii pentru a obține codul de stare de la adresa folosind Flash Fill in Excel:
- Selectați celula adiacentă celulei care are numărul de telefon (B2 în acest caz).
- În celulă, introduceți codul de stare din adresa din stânga.
- Selectați celula chiar sub cea în care ați introdus datele (B3 în acest caz).
- Accesați fila Date și, în grupul Data Tools, faceți clic pe Flash Fill.
Aceasta ar extrage instantaneu toate codurile de stare din coloana B.
În mod similar, puteți extrage și coduri PIN.
Limitări ale completării Flash în Excel
În timp ce Flash Fill este un instrument uimitor, este important să știți limitele sale înainte de al utiliza pe seturi de date mari și importante:
- Rezultatul Flash Fill este static. Aceasta înseamnă că, dacă modificați setul de date original, rezultatul Flash Fill nu se va modifica.
- Flash Fill ignoră celula cu un caracter spațial în ea. Dacă utilizați Flash Fill, asigurați-vă că celulele în care ar rezulta nu vor avea niciun caracter spațial. În caz contrar, Excel Flash Fill l-ar ignora pur și simplu.
- În unele cazuri, Flash Fill poate defect în identificarea modelului, dând rezultate incorecte. De exemplu, în cazul extragerii numelor de mijloc, dacă există nume fără niciun nume de mijloc, Flash Fill ar da rezultate incorecte (așa cum se arată mai jos).
Eroare Excel Flash Fill
Dacă Flash Fill nu este capabil să recunoască un model, acesta poate afișa o eroare așa cum se arată mai jos:
În acest caz, puteți completa alte câteva celule, astfel încât Flash Fill să poată recunoaște un model sau să renunțe la ideea de a folosi Flash Fill și să utilizeze în schimb funcțiile Excel.
Vă pot plăcea, de asemenea, următoarele tutoriale Excel:
- Cum se utilizează mânerul de umplere în Excel.
- Cum se creează o listă drop-down Excel.
- 10 sfaturi de introducere a datelor Excel pe care nu le puteți permite.
