Cum SORT în Excel (după rânduri, coloane, culori, date și numere)

Sortarea datelor în Excel a fost simplificată cu toate opțiunile încorporate.

Puteți să vă sortați cu ușurință datele alfabetic, pe baza valorii din celule, sau după celulă și culoarea fontului.

De asemenea, puteți face sortarea pe mai multe niveluri a coloanelor (de exemplu, sortarea după coloana A și apoi după coloana B), precum și sortarea rândurilor (de la stânga la dreapta).

Și dacă acest lucru nu a fost suficient, Excel vă permite, de asemenea, să vă creați propriile liste personalizate și să sortați și pe baza acestora (cât de cool este asta). Deci, puteți sorta datele pe baza mărimilor cămășii (XL, L, M, S) sau a răspunsurilor (sunt de acord, de acord, nu) sau de intensitate (mare, mediu, scăzut)

Concluzie - există prea multe opțiuni de sortare pe care le aveți la dispoziție atunci când lucrați cu Excel.

Și în acest tutorial aprofundat, vă voi arăta toate aceste opțiuni de sortare și câteva exemple interesante în care acestea pot fi utile.

Deoarece este un tutorial imens cu multe subiecte, vă ofer un cuprins mai jos. Puteți face clic pe oricare dintre subiecte și vă va duce instantaneu acolo.

Accesarea opțiunilor de sortare în Excel

Deoarece sortarea este un lucru atât de obișnuit necesar atunci când lucrați cu date, Excel vă oferă mai multe moduri de a accesa opțiunile de sortare.

Sortarea butoanelor în panglică

Cel mai rapid mod de a accesa opțiunile de sortare este utilizând butoanele de sortare din panglici.

Când faceți clic pe fila Date din panglică, veți vedea opțiunile „Sortare și filtrare”. Cele trei butoane din stânga din acest grup sunt destinate sortării datelor.

Cele două butoane mici vă permit să vă sortați datele imediat ce faceți clic pe acestea.

De exemplu, dacă aveți un set de date cu nume, puteți selecta întregul set de date și faceți clic pe oricare dintre cele două butoane pentru a sorta datele. Butonul de la A la Z sortează datele din punct de vedere alfabetic de la cel mai mic la cel mai mare și de la butonul de la Z la A ordonează datele alfabetic de la cel mai mic la cel mai mic.

Aceste butoane funcționează și cu numere, date sau ore.

Personal, nu folosesc niciodată aceste butoane, deoarece acestea sunt limitate în ceea ce pot face acestea și există mai multe șanse de erori atunci când le folosesc. Dar, în cazul în care aveți nevoie de o sortare rapidă (unde nu există celule goale în setul de date), acestea pot fi o modalitate rapidă de a o face.

Caseta de dialog Sortare

În fila Date din panglică, există o altă pictogramă a butonului Sortare în cadrul grupului de sortare.

Când faceți clic pe această pictogramă buton Sortare, se deschide caseta de dialog sortare (așa cum se arată mai jos).

Dialogul de sortare este cea mai completă soluție pentru sortare în Excel. Toate opțiunile legate de sortare pot fi accesate prin această casetă de dialog.

Toate celelalte metode de utilizare a opțiunilor de sortare sunt limitate și nu oferă funcționalități complete.

Acesta este motivul pentru care prefer întotdeauna să folosesc caseta de dialog atunci când trebuie să sortez în Excel.

Un motiv major pentru preferința mea este că sunt foarte puține șanse să greșești când folosești caseta de dialog. Totul este bine structurat și marcat (spre deosebire de butoanele din panglică, unde s-ar putea să vă confundați pe care să îl utilizați).

În acest tutorial, mă veți găsi în principal folosind caseta de dialog pentru a sorta datele. Acest lucru se datorează și faptului că unele dintre lucrurile pe care le acoper în anumite secțiuni (cum ar fi sortarea pe mai multe niveluri sau sortarea de la stânga la dreapta) se pot face numai folosind caseta de dialog.Comanda rapidă de la tastatură - Dacă trebuie să sortați datele des în Excel, vă recomand să învățați comanda rapidă de la tastatură pentru a deschide caseta de dialog Sortare. Este ALT + A + S + S

Opțiuni de sortare din meniul Filtru

Dacă ați aplicat filtre setului de date, puteți găsi și opțiunile de sortare împreună cu opțiunile de filtrare. Un filtru poate fi aplicat selectând orice celulă din setul de date, făcând clic pe fila Date și făcând clic pe pictograma Filtru.

Să presupunem că aveți un set de date așa cum se arată mai jos și că ați aplicat filtrul.

Când faceți clic pe pictograma filtrului pentru orice coloană (este pictograma mică triunghi orientată în jos, în partea dreaptă a celulei antetului coloanei), veți vedea și câteva dintre opțiunile de sortare.

Rețineți că aceste opțiuni de sortare se modifică pe baza datelor din coloană. Deci, dacă aveți text, acesta vă va arăta opțiunea de a sorta de la A la Z sau Z la A, dar dacă aveți numere, vă va arăta opțiuni de sortare de la cel mai mare la cel mai mic sau cel mai mic la cel mai mare.

Faceți clic dreapta pe opțiuni

În afară de utilizarea casetei de dialog, utilizarea clicului dreapta este o altă metodă pe care o folosesc uneori (este, de asemenea, foarte rapidă, deoarece durează doar două clicuri).

Când aveți un set de date pe care doriți să îl sortați, faceți clic dreapta pe orice celulă și acesta vă va arăta opțiunile de sortare.

Rețineți că vedeți câteva opțiuni pe care nu le vedeți în panglică sau în opțiunile de filtrare. Deși există opțiunea obișnuită de sortare după valoare și sortare personalizată (care deschide caseta de dialog Sortare), puteți vedea, de asemenea, opțiuni precum Puneți culoarea celulei selectată / Culoarea fontului / pictograma Formatare în partea de sus.

Găsesc această opțiune destul de utilă, deoarece îmi permite să obțin rapid toate celulele colorate (sau celulele cu o culoare diferită a fontului) împreună în partea de sus. De multe ori am datele lunare de cheltuieli prin care trec și evidențiaz manual unele celule. Pot apoi folosi această opțiune pentru a obține rapid toate aceste celule împreună în partea de sus.

Acum, că am acoperit toate modalitățile de accesare a opțiunilor de sortare în Excel, să vedem cum să le folosim pentru a sorta datele în diferite scenarii.

Sortarea datelor în Excel (text, numere, date)

Avertisment: De cele mai multe ori, sortarea funcționează chiar și atunci când selectați o singură celulă din setul de date. Dar, în unele cazuri, puteți ajunge la probleme (atunci când aveți celule / rânduri / coloane goale în setul de date). Când sortați datele, este mai bine să selectați întregul set de date și apoi să le sortați - doar pentru a evita orice șansă de probleme.

Pe baza tipului de date pe care îl aveți, puteți utiliza opțiunile de sortare în Excel.

Sortarea după text

Să presupunem că aveți un set de date așa cum se arată mai jos și doriți să sortați toate aceste înregistrări pe baza numelui studentului în ordine alfabetică.

Mai jos sunt pașii pentru a sorta aceste date text în ordine alfabetică:

1. Selectați întregul set de date
2. Faceți clic pe fila Date
3. Faceți clic pe pictograma Sortare. Aceasta va deschide caseta de dialog Sortare.
4. În caseta de dialog Sortare, asigurați-vă că datele mele au anteturi sunt selectate. În cazul în care datele dvs. nu au anteturi, puteți debifa această opțiune.
5. În meniul derulant „Sortare după”, selectați „Nume”
6. În meniul derulant „Sortare activată”, asigurați-vă că este selectat „Valori celulare”
7. În meniul derulant Comandă, selectați A-Z
8. Faceți clic pe OK.

Pașii de mai sus ar sorta întregul set de date și ar da rezultatul așa cum se arată mai jos.

De ce nu folosiți doar butoanele din panglică?

Metoda de mai sus de sortare a datelor în Excel poate arăta ca o mulțime de pași, în comparație cu simplul clic pe pictograma de sortare din panglică.

Și acest lucru este adevărat.

Metoda de mai sus este mai lungă, dar există fără șanse de eroare.

Când utilizați butoanele de sortare din panglică, există câteva lucruri care pot merge prost (și acest lucru ar putea fi greu de observat atunci când aveți un set mare de date.

În timp ce discut despre dezavantajele utilizării butoanelor mai târziu în acest tutorial, permiteți-mi să vă arăt rapid ce poate merge prost.

În exemplul de mai jos, deoarece Excel nu poate recunoaște că există un rând de antet, acesta sortează întregul set de date, inclusiv antetul.

Această problemă este evitată cu caseta de dialog de sortare, deoarece vă oferă în mod explicit opțiunea de a specifica dacă datele dvs. au anteturi sau nu.

Deoarece utilizarea casetei de dialog Sortare elimină șansele de erori, vă recomand să o utilizați în locul tuturor celorlalte metode de sortare din Excel

Sortarea după numere

Acum, presupun că ați aflat deja cum funcționează sortarea textului (acoperită deasupra acestei secțiuni).

Celelalte tipuri de sortare (cum ar fi pe bază de numere sau date sau culoare) vor folosi aproape aceiași pași cu variații minore.

Să presupunem că aveți un set de date așa cum se arată mai jos și doriți să sortați aceste date pe baza notelor obținute de fiecare elev.

Mai jos sunt pașii pentru a sorta aceste date pe baza numerelor:

1. Selectați întregul set de date
2. Faceți clic pe fila Date
3. Faceți clic pe pictograma Sortare. Aceasta va deschide caseta de dialog Sortare.
4. În caseta de dialog Sortare, asigurați-vă că datele mele au anteturi sunt selectate. În cazul în care datele dvs. nu au anteturi, puteți debifa această opțiune.
5. În meniul derulant „Sortare după”, selectați „Nume”
6. În meniul derulant „Sortare activată”, asigurați-vă că este selectat „Valori celulare”
7. În meniul derulant Comandă, selectați „De la cel mai mare la cel mai mic”
8. Faceți clic pe OK.

Pașii de mai sus ar sorta întregul set de date și ar da rezultatul așa cum se arată mai jos.

Sortarea după dată / oră

Deși data și ora pot arăta diferite, ele nu sunt altceva decât numere.

De exemplu, în Excel, numărul 44196 ar fi valoarea datei pentru 31 decembrie2021-2022. Puteți formata acest număr pentru a arăta ca o dată, dar în backend în Excel, acesta rămâne în continuare un număr.

Acest lucru vă permite, de asemenea, să tratați datele ca numere. Deci, puteți adăuga 10 la o celulă cu dată și vă va da numărul pentru data de 10 zile mai târziu.

Și același lucru este valabil și pentru timpul din Excel.

De exemplu, numărul 44196.125 reprezintă ora 3 AM la 31 decembrie2021-2022. În timp ce partea întreagă a numărului reprezintă o zi întreagă, partea zecimală vă va oferi timpul.

Și întrucât atât data cât și ora sunt numere, le puteți sorta ca numere.

Să presupunem că aveți un set de date așa cum se arată mai jos și doriți să sortați aceste date în funcție de data depunerii proiectului.

Mai jos sunt pașii pentru a sorta aceste date în funcție de date:

1. Selectați întregul set de date
2. Faceți clic pe fila Date
3. Faceți clic pe pictograma Sortare. Aceasta va deschide caseta de dialog Sortare.
4. În caseta de dialog Sortare, asigurați-vă că datele mele au anteturi sunt selectate. În cazul în care datele dvs. nu au anteturi, puteți debifa această opțiune.
5. În meniul derulant „Sortare după”, selectați „Data depunerii”
6. În meniul derulant „Sortare activată”, asigurați-vă că este selectat „Valori celulare”
7. În meniul derulant Comandă, selectați „De la cel mai vechi la cel mai nou”
8. Faceți clic pe OK.

Pașii de mai sus ar sorta întregul set de date și ar da rezultatul așa cum se arată mai jos.

Rețineți că, deși data și ora sunt numere, Excel a recunoscut în continuare că acestea sunt diferite în modul în care este afișat. Așadar, când sortați după dată, se afișează criteriile de sortare „De la cel mai vechi la cel mai nou” și „De la cel mai nou la cel mai vechi”, dar când utilizați numere, afișează „De la cel mai mare la cel mai mic” sau „De la cel mai mic la cel mai mare”. Lucruri atât de mici, care fac din Excel un instrument extraordinar de foi de calcul (PS: Foi de calcul Google nu prezintă atât de multe detalii, ci doar sortimentul blând după A-Z sau Z-A)

Sortarea după culoarea celulei / culoarea fontului

Această opțiune este uimitoare și o folosesc tot timpul (poate un pic prea mult).

De multe ori am seturi de date pe care le analizez manual și evidențiez celulele în timp ce o fac. De exemplu, treceam printr-o listă de articole pe acest blog (pe care le am într-o foaie Excel) și le-am evidențiat pe cele de care aveam nevoie să le îmbunătățesc.

Și odată ce am terminat, pot sorta rapid aceste date pe baza culorilor celulei. Acest lucru mă ajută să reunesc toate aceste celule / rânduri evidențiate în partea de sus.

Și pentru a adăuga aspectul extraordinar, puteți sorta pe mai multe culori. Deci, dacă evidențiez celule cu nume de articole care necesită atenție imediată în roșu și unele care pot fi tratate mai târziu cu galben, pot sorta datele pentru a afișa toate rândurile roșii urmate mai întâi de galben.

Dacă sunteți interesat să aflați mai multe, recent am scris acest articol despre sortarea pe mai multe culori. În această secțiune, vă voi arăta rapid cum să sortați numai pe o singură culoare

Să presupunem că aveți un set de date așa cum se arată mai jos și doriți să sortați după culoare și să obțineți toate celulele roșii din partea de sus.

Mai jos sunt pașii pentru a sorta după culoare:

1. Selectați întregul set de date
2. Faceți clic pe fila Date
3. Faceți clic pe pictograma Sortare. Aceasta va deschide caseta de dialog Sortare.
4. În caseta de dialog Sortare, asigurați-vă că datele mele au anteturi sunt selectate. În cazul în care datele dvs. nu au anteturi, puteți debifa această opțiune.
5. În meniul derulant „Sortare după”, selectați „Data trimiterii” (sau orice coloană în care aveți celulele colorate). Deoarece în acest exemplu avem celule colorate în toate coloanele, puteți alege oricare.
6. În meniul derulant „Sortare activată”, selectați „Culoare celulă”.
7. În meniul derulant Comandă, selectați culoarea cu care doriți să sortați. În cazul în care aveți mai multe culori de celule în setul de date, acesta vă va arăta toate acele culori aici
8. În ultimul meniu derulant, selectați „În partea de sus”. Aici specificați dacă doriți ca celulele colorate să fie în partea de sus a setului de date sau în partea de jos.
9. Faceți clic pe OK.

Pașii de mai sus ar ordona setul de date după culoare și veți obține rezultatul așa cum se arată mai jos.

Așa cum am sortat aceste date pe baza culorii celulei, o puteți face și pe baza culorii fontului și a pictogramei de formatare condiționată.

Sortarea datelor la mai multe niveluri

În realitate, seturile de date sunt rareori la fel de simple ca cel pe care îl folosesc în acest tutorial.

Al tău se poate extinde la mii de rânduri și sute de coloane.

Și când aveți seturi de date atât de mari, este de asemenea nevoie de mai multe felii de date și zaruri. Sortarea datelor pe mai multe niveluri este unul dintre lucrurile de care este posibil să aveți nevoie atunci când aveți un set mare de date.

Sortarea datelor pe mai multe niveluri înseamnă că puteți sorta setul de date pe baza valorilor dintr-o coloană și apoi să îl sortați din nou pe baza valorilor din alte coloane.

De exemplu, să presupunem că aveți setul de date așa cum se arată mai jos și doriți să sortați aceste date pe baza a două criterii:

1. Regiunea
2. Vanzari

Rezultatul acestei sortări pe baza celor două criterii de mai sus vă va oferi un set de date așa cum se arată mai jos.

În exemplul de mai sus, avem datele mai întâi sortate după regiuni și apoi în cadrul fiecărei regiuni, datele sunt sortate în continuare după valoarea vânzărilor.

Acest lucru ne permite rapid să vedem care reprezentanți de vânzări se descurcă excelent în fiecare regiune sau care se descurcă prost.

Mai jos sunt pașii pentru sortarea datelor pe mai multe coloane:

1. Selectați întregul set de date pe care doriți să îl sortați.
2. Faceți clic pe fila Date.
3. Faceți clic pe pictograma Sortare (cea afișată mai jos). Aceasta va deschide caseta de dialog Sortare.
4. În caseta de dialog Sortare, asigurați-vă că datele mele au anteturi sunt selectate. În cazul în care datele dvs. nu au anteturi, puteți debifa această opțiune.
5. În caseta de dialog Sortare, efectuați următoarele selecții
   • Sortare după (Coloană): Regiune (acesta este primul nivel de sortare)
   • Sortare pe: valori celulare
   • Comandă: de la A la Z
6. Faceți clic pe Adăugare nivel (aceasta va adăuga un alt nivel de opțiuni de sortare).
7. În al doilea nivel de sortare, efectuați următoarele selecții:
   • Apoi după (Coloană): Vânzări
   • Sortează pe: valori
   • Comandă: de la cel mai mare la cel mai mic
8. Faceți clic pe OK

Sfat Pro: Caseta de dialog Sortare are o funcție „Copiere nivel”. Aceasta copiază rapid nivelul de sortare selectat și apoi îl puteți modifica cu ușurință. Este bine să cunoașteți caracteristica și poate ajunge să economisiți timp în cazul în care trebuie să sortați pe mai multe coloane.

Mai jos este un videoclip în care arăt cum se face o sortare pe mai multe niveluri în Excel:

Sortarea pe baza unei liste personalizate

Deși Excel are deja câteva criterii comune de sortare (cum ar fi sortarea alfabetică cu text, de la cel mai mic la cel mai mare sau de la cel mai mic la cel mai mic cu numere, de la cele mai vechi la cele mai noi sau de la cele mai noi la cele mai vechi cu date), este posibil să nu fie suficient.

Pentru a vă oferi un exemplu, să presupunem că am următorul set de date:

Acum, dacă le sortez alfabetic în funcție de regiune, am două opțiuni - de la A la Z sau de la Z la A. Mai jos este ceea ce obțin când sortez aceste date alfabetic de la A la Z folosind coloana de regiune.

Dar dacă vreau ca acest ordin să fie Est, Vest, Nord, Sud?

Desigur, puteți rearanja datele după sortare, dar acesta nu este modul eficient de a face acest lucru.

Modul corect de a face acest lucru ar fi utilizarea listelor personalizate.

O listă personalizată este o listă pe care Excel vă permite să o creați și apoi să o utilizați la fel ca listele încorporate (cum ar fi numele lunilor sau numele zilelor săptămânii). După ce ați creat o listă personalizată, o puteți folosi în funcții precum sortarea datelor sau mânerul de completare.

Unele exemple în care listele personalizate pot fi utile includ:

• Sortarea datelor în funcție de numele regiunii / orașului
• Sortare în funcție de mărimile tricourilor - Mici, Medii, Mari, Foarte mari
• Sortarea pe baza răspunsurilor sondajului - Sunt de acord, de acord, neutru, nu sunt de acord
• Sortarea în funcție de probabilitate - mare, mediu, scăzut

Primul pas în încercarea de sortare pe baza criteriilor personalizate este crearea listei personalizate.

Pași pentru a crea o listă personalizată în Excel:

1. Faceți clic pe fila Fișier
2. Faceți clic pe Opțiuni
3. În caseta de dialog Opțiuni Excel, selectați „Avansat” din lista din panoul din stânga.
4. În Advanced selectat, derulați în jos și selectați „Editați lista personalizată”.
5. În caseta de dialog Liste personalizate, tastați criteriile în caseta intitulată Listă intrări. Tastați criteriile dvs. separate prin virgulă (Est, Vest, Nord, Sud) [puteți să importați criteriile, de asemenea, dacă le aveți listate].
6. Faceți clic pe Adăugare
7. Faceți clic pe OK

După ce ați parcurs pașii de mai sus, Excel va crea și stoca o listă personalizată pe care o puteți utiliza pentru sortarea datelor.

Rețineți că ordinea articolelor din lista personalizată este cea care determină modul în care lista dvs. va fi sortată.

Când creați o listă personalizată într-un registru de lucru Excel, acesta devine disponibil pentru toate registrele de lucru din sistemul dvs. Deci, trebuie să-l creați o singură dată și îl puteți reutiliza în toate registrele de lucru.

Pași pentru sortare utilizând o listă personalizată

Să presupunem că aveți setul de date așa cum se arată mai jos și doriți să îl sortați în funcție de regiuni (ordinea de sortare fiind Est, Vest, Nord și Sud)

Deoarece am creat deja o listă personalizată, o putem folosi pentru a ne sorta datele.

Iată pașii pentru sortarea unui set de date folosind o listă personalizată:

1. Selectați întregul set de date
2. Faceți clic pe fila Date
3. Faceți clic pe pictograma Sortare. Aceasta va deschide caseta de dialog Sortare.
4. În caseta de dialog Sortare, asigurați-vă că datele mele au anteturi sunt selectate. În cazul în care datele dvs. nu au anteturi, puteți debifa această opțiune.
5. În meniul derulant „Sortare după”, selectați „Regiune” (sau orice coloană în care aveți celulele colorate)
6. În meniul derulant „Sortare activată”, selectați „Valori celulare”.
7. În meniul derulant Comandă, selectați „Listă personalizată”. De îndată ce faceți clic pe acesta, se va deschide caseta de dialog Liste personalizate.
8. În caseta de dialog Liste personalizate, selectați lista personalizată pe care ați creat-o deja din panoul din stânga.
9. Faceți clic pe OK. După ce faceți acest lucru, veți vedea criteriile de sortare personalizate în câmpul drop-down pentru ordinea de sortare
10. Faceți clic pe OK.

Pașii de mai sus vor sorta setul de date pe baza criteriilor de sortare personalizate.

Notă: nu trebuie să creați o listă personalizată în prealabil pentru a sorta datele pe baza acesteia. De asemenea, îl puteți crea în timp ce vă aflați în caseta de dialog Sortare. Când faceți clic pe Listă personalizată (la pasul 7 de mai sus), se deschide caseta de dialog listă personalizată. Puteți crea o listă personalizată și acolo.

Listele personalizate nu sunt sensibile la majuscule și minuscule. În cazul în care doriți să faceți o sortare sensibilă la majuscule, consultați acest exemplu.

Sortarea de la stânga la dreapta

Deși, în majoritatea cazurilor, probabil că veți sorta pe baza valorilor coloanei, uneori, este posibil să aveți nevoie să sortați în funcție de valorile rândurilor.

De exemplu, în setul de date de mai jos, vreau să îl sortez pe baza valorilor din rândul Regiune.

Deși acest tip de structură de date nu este la fel de obișnuit ca datele coloane, am văzut încă o mulțime de oameni care lucrează cu acest tip de construcție.

Excel are o funcționalitate încorporată care vă permite să sortați de la stânga la dreapta.

Mai jos sunt pașii pentru a sorta aceste date de la stânga la dreapta:

1. Selectați întregul set de date (cu excepția anteturilor)
2. Faceți clic pe fila Date
3. Faceți clic pe pictograma Sortare. Aceasta va deschide caseta de dialog Sortare.
4. În caseta de dialog Sortare, faceți clic pe Opțiuni.
5. În caseta de dialog Opțiuni de sortare, selectați „Sortare de la stânga la dreapta”
6. Faceți clic pe OK.
7. În meniul derulant „Sortare după”, selectați rândul 1. Procedând astfel, specificăm că sortarea trebuie făcută pe baza valorilor din rândul 1
8. În meniul derulant „Sortare activată”, selectați „Valori celulare”.
9. În meniul derulant Comandă, selectați A-Z (puteți utiliza și lista de sortare personalizată, dacă doriți)
10. Faceți clic pe OK.

Pașii de mai sus ar ordona datele de la stânga la dreapta pe baza valorilor rândului 1.

Excel nu recunoaște (sau chiar vă permite să specificați) anteturile atunci când sortați de la stânga la dreapta. Deci, trebuie să vă asigurați că celulele antetului nu sunt selectate atunci când sortați datele. Dacă selectați și celule de antet, acestea vor fi sortate pe baza valorii din ea.

Notă: un alt mod de sortare a datelor de la dreapta la stânga ar putea fi transpunerea datelor și obținerea acestora într-o formă coloană. După ce îl aveți, puteți utiliza oricare dintre metodele de sortare acoperite până acum. Odată ce sortarea este finalizată, puteți copia datele rezultate și le puteți lipi ca date transpuse.

Mai jos este un videoclip în care arăt cum să sortez datele de la stânga la dreapta în Excel

Sortare sensibilă la majuscule și minuscule în Excel

Până în prezent, în toate exemplele de mai sus, sortarea a fost independentă de caz.

Dar ce se întâmplă dacă doriți ca sortarea să fie sensibilă la majuscule.

Din fericire, Excel vă permite să specificați dacă doriți ca sortarea să fie sensibilă la majuscule sau nu.

Notă: Deși de cele mai multe ori nu trebuie să vă faceți griji cu privire la sortarea diferențiată între majuscule și minuscule, acest lucru vă poate fi util atunci când obțineți datele dintr-o bază de date, cum ar fi Salesforce sau când culegeți manual datele și aveți persoane diferite să introducă același text în diferite cazuri. Dacă aveți un tip sensibil la majuscule, vă poate ajuta să păstrați împreună toate înregistrările de aceeași persoană / bază de date.

Să presupunem că aveți un set de date așa cum se arată mai jos și doriți să sortați aceste date pe baza coloanei regiunii:

Mai jos sunt pașii pentru sortarea alfabetică a datelor, precum și pentru a face sensibile la majuscule și minuscule:

1. Selectați întregul set de date
2. Faceți clic pe fila Date
3. Faceți clic pe pictograma Sortare. Aceasta va deschide caseta de dialog Sortare.
4. În caseta de dialog Sortare, asigurați-vă că datele mele au anteturi sunt selectate. În cazul în care datele dvs. nu au anteturi, puteți debifa această opțiune.
5. Faceți clic pe butonul Opțiuni
6. În caseta de dialog Opțiuni de sortare, bifați opțiunea „Sensibil la majuscule”
7. Faceți clic pe OK.
8. În meniul derulant „Sortare după”, selectați „Regiune”
9. În meniul derulant „Sortare activată”, selectați „Valori celulare”.
10. În meniul derulant pentru comandă, selectați de la A la Z
11. Faceți clic pe OK.

Pașii de mai sus nu numai că ar ordona datele alfabetic în funcție de regiune, ci și le vor face sensibile la majuscule.

Veți obține datele rezultate așa cum se arată mai jos:

Când sortați de la A la Z, textul cu majuscule este plasat deasupra textului cu majuscule.

Obținerea ordinii de sortare originale

Adesea, atunci când sortați date în Excel, vă recomandăm să reveniți la ordinea de sortare anterioară sau originală și să începeți din nou,

În timp ce puteți utiliza funcționalitatea de anulare în Excel (folosind Control Z) pentru a reveni pas cu pas înapoi, poate fi confuz dacă ați făcut deja mai multe lucruri după sortarea datelor.

De asemenea, anulați funcționarea numai până când aveți registrul de lucru deschis, dar când salvați, închideți și îl deschideți mai târziu, nu veți mai putea reveni la ordinea de sortare originală.

Iată două moduri simple de a vă asigura că nu pierdeți ordinea de sortare originală și de a o recupera înapoi chiar și după sortarea datelor:

1. Faceți o copie a setului de date original. Vă recomandăm să faceți acest lucru, chiar dacă nu aveți nevoie de ordinul de sortare original. Puteți avea un registru de lucru cu toate datele și apoi pur și simplu creați o copie a registrului de lucru și lucrați pe copie. Când lucrez la seturi de date critice, fac o copie în fiecare zi (cu data sau numărul versiunii ca parte a numelui registrului de lucru).
2. Adăugați o coloană cu o serie de numere. Această serie de numere se amestecă atunci când sortați datele, dar în cazul în care doriți să reveniți la datele originale, puteți sorta în funcție de această serie de numere.

În această secțiune, permiteți-mi să vă arăt rapid ce înseamnă prin adăugarea unei serii și utilizarea acesteia pentru a restabili ordinea de sortare originală.

Să presupunem că aveți un set de date așa cum se arată mai jos:

Pentru a vă asigura că aveți o modalitate de a recupera aceste date după ce le-ați sortat, adăugați o coloană de asistență și conține o serie de numere (așa cum se arată mai jos).

Iată un tutorial cu diferite moduri de a adăuga rapid o coloană cu numere

Când aveți coloana de ajutor în poziție, asigurați-vă că o includeți în timp ce sortați acest set de date.

Să presupunem că sortez aceste date pe baza regiunii și ajung să obțin datele așa cum se arată mai jos:

Acum, dacă vreau să mă întorc la setul de date original, pot pur și simplu să sortez din nou aceste date, dar pe baza coloanei de ajutor (de la scăzut la ridicat).

Simplu … nu-i așa?

În cazul în care nu doriți ca coloana de asistență să fie afișată, o puteți ascunde sau creați o copie de rezervă și apoi o puteți șterge.

Unele probleme obișnuite la sortarea datelor în Excel

La începutul acestui articol, v-am arătat diferite moduri de sortare a datelor în Excel (inclusiv butoane de sortare în panglică, opțiuni de clic dreapta, opțiune de filtrare și caseta de dialog sortare).

Și pentru a reitera, utilizarea casetei de dialog Sortare minimizează șansele sau orice probleme sau erori care pot apărea.

Acum, permiteți-mi să vă arăt ce poate merge prost când utilizați butonul de sortare din panglică (cele afișate mai jos)

Neidentificarea antetelor coloanei

Să presupunem că aveți un set de date așa cum se arată mai jos:

Acesta arată ca un set de date formatat decent, cu anteturi clar formatate cu culoarea celulei și cu font aldin.

Deci, atunci când sortați aceste date pe baza numelor (folosind butoanele de sortare din panglică), v-ați aștepta ca antetul să rămână în partea de sus și restul datelor să fie sortate.

Dar ce se întâmplă atunci când o faceți - antetul este, de asemenea, considerat ca date normale și este sortat (așa cum se arată mai jos).

Deși Excel este suficient de inteligent pentru a recunoaște anteturile, în acest exemplu, nu a reușit. Când utilizați butoanele pictogramei de sortare din panglică, nu a existat nicio modalitate de a specifica manual că aceste date au anteturi.

Notă: Această problemă apare când am setul de date și adaug și formez antetele și îl sortez. În mod normal, Excel ar fi suficient de inteligent pentru a identifica că există antete într-un set de date (mai ales atunci când tipul de date al antetului și datele din coloană sunt diferite). Dar, în acest caz, nu a reușit să facă acest lucru atunci când am adăugat antetul și am sortat imediat. Dacă salvez acest registru de lucru, îl închid și îl redeschid, Excel reușește cumva să identifice primul rând și antetul.

Deși acest lucru nu poate fi o problemă în majoritatea cazurilor, există încă șanse când utilizați pictogramele de sortare din panglică, utilizarea unei casete de dialog elimină această problemă, deoarece puteți specifica că aveți anteturi.

Nu se identifică rânduri / coloane goale

Această problemă de sortare este puțin mai complexă - și mult mai frecventă decât v-ați imagina.

Să presupunem că aveți un set de date așa cum se arată mai jos. Rețineți că rândul 6 este ascuns (și este un rând gol).

Acum, dacă selectez orice celulă din primele patru rânduri ale datelor (cele de deasupra rândului gol ascuns) și sortez aceste date folosind butoanele pictogramei de sortare, ar ordona doar primele patru înregistrări din setul de date (rândul 2 la 5). În mod similar, dacă selectez orice celulă din setul de date de sub rândul gol ascuns, va sorta doar ultimele șapte rânduri.

Și, cu excepția cazului în care îl căutați în mod specific, este posibil să ratați această oribilă eroare.

Cum să vă asigurați că nu ajungeți să faceți această eroare de sortare?

Pentru a vă asigura că nu cădeați pradă acestei probleme, trebuie să verificați setul de date înainte de a-l sorta.

Selectați întregul set de date înainte de a sorta datele.

Puteți face acest lucru selectând orice celulă din setul de date și apoi utilizând comanda rapidă de la tastatură - Control + A.

Dacă există rânduri / coloane goale în setul de date, întregul set de date nu va fi selectat. Puteți identifica acest lucru scanând rapid conturul selecției.

Dacă vedeți că există câteva date în afara selecției, le puteți selecta manual.

Pentru a vă asigura că această problemă este evitată, este mai bine să afișați mai întâi toate rândurile și coloanele ascunse și apoi să procedați la sortarea datelor selectând întregul set de date sau mai întâi ștergând rândurile goale.

Sortare parțială (pe baza prenumelui)

Uneori, este posibil să aveți un set de date pe care doriți să îl sortați pe baza unei părți a textului.

De exemplu, să presupunem că am setul de date așa cum se arată mai jos și vreau să sortez aceste date pe baza prenumelui.

Pentru a face acest lucru, trebuie să separ aceste date, astfel încât să am doar numele de familie într-o singură coloană. Când o am, pot folosi acea coloană pentru a sorta datele.

Mai jos este o formulă care îmi poate da numele de familie:

= DREAPTA (B2, LEN (B2) -FIND ("", B2))

Acest lucru vă va oferi un rezultat așa cum se arată mai jos.

Acum puteți utiliza coloana Nume pentru a sorta aceste date.

După ce ați terminat, puteți șterge coloana de nume sau o puteți ascunde.

Rețineți că formula de mai sus funcționează atunci când aveți nume care au doar nume și prenume și nu au spații duble între ele. În cazul în care aveți date despre nume care sunt diferite, va trebui să ajustați formula. De asemenea, puteți utiliza Textul în coloană pentru a împărți rapid numele pe baza caracterului spațiu ca delimitator.

Acesta este doar un exemplu de sortare bazată pe date parțiale. Alte exemple pot include sortarea în funcție de orașe într-o adresă sau codul de angajat pe baza codurilor departamentului.

De asemenea, în cazul în care textul pe baza căruia trebuie să sortați este la începutul textului, puteți utiliza numai caracteristica normală de sortare.

Alte exemple de sortare (folosind Formula și VBA)

Până acum, în acest tutorial, am acoperit exemplele în care am folosit funcționalitatea de sortare încorporată în Excel.

Sortarea automată utilizând o formulă

Când utilizați funcționalitatea de sortare încorporată și apoi faceți orice modificare în setul de date, trebuie să o sortați din nou. Funcționalitatea de sortare nu este dinamică.

În cazul în care doriți să obțineți un set de date care se sortează automat ori de câte ori există orice modificare, puteți utiliza formulele pentru ao face.

Rețineți că, pentru a face acest lucru, trebuie să păstrați setul de date original și setul de date sortat separat (așa cum se arată mai jos)

Am un tutorial detaliat în care acoper cum să sortez alfabetic folosind formule. Afișează două metode pentru a face acest lucru - utilizarea coloanelor de ajutor și utilizarea unei formule matrice.

Excel a introdus, de asemenea, formula SORT din matrice dinamică care poate face acest lucru cu ușurință (fără coloană de ajutor sau o formulă de matrice complicată). Dar, deoarece acest lucru este destul de nou, este posibil să nu aveți acces la acesta în versiunea dvs. de Excel.

Sortarea folosind VBA

Și, în cele din urmă, dacă doriți să ocoliți toate caseta de dialog de sortare sau alte opțiuni de sortare, puteți utiliza VBA pentru a sorta datele.

În exemplul de mai jos, am un set de date care sortează datele când fac dublu clic pe antetul coloanei. Acest lucru îl face ușor de sortat și poate fi utilizat în tablouri de bord pentru a-l face mai ușor de utilizat.

Iată un tutorial detaliat în care acoper cum să sortez datele folosind VBA și să creez ceva așa cum se arată mai sus.

Am încercat să acoper o mulțime de exemple pentru a vă arăta diferite moduri în care puteți sorta datele în Excel și toate lucrurile pe care trebuie să le aveți în vedere atunci când le faceți.

Sper că ați găsit util acest tutorial.