Mai mult de 100 de întrebări și răspunsuri pentru interviuri Excel pentru a vă pregăti de locuri de muncă

Aplicațiile Microsoft precum Word, Excel, PowerPoint sunt utilizate în aproape toate organizațiile mari, precum și de milioane de întreprinderi mici, independenți și antreprenori.

Pentru ceva atât de popular, este logic să ai cunoștințe decente despre cum să folosești eficient aceste aplicații. În unele roluri profesionale, o parte majoră a activității implică lucrul zilnic cu aceste aplicații.

Am făcut parte din multe panouri de interviuri în care am văzut candidații menționând Excel ca una dintre abilitățile în care sunt experți, dar când mi s-au adresat câteva întrebări, expertiza a dispărut.

În cazul în care te pregătești pentru următorul interviu și ai enumerat Excel ca una dintre abilitățile tale, ia-ți ceva timp pentru a trece prin aceste întrebări obișnuite de interviu Excel.

Am încercat să acoper toate popularele întrebări de interviu Excel pe care le-am văzut adresate, precum și unele pe care le-am crezut că ar putea fi bine de știut.

Acest ghid poate fi utilizat și de intervievatorii care doresc să evalueze calitatea Excel a candidaților la interviu.

Notă: Voi continua să adaug noi întrebări la acest ghid. Puteți să-l marcați, astfel încât să puteți reveni și să-l verificați mai târziu.

Cum se folosește acest ghid de întrebări pentru interviuri Excel

• Dacă aveți timp, parcurgeți fiecare dintre întrebările Excel.
• Dacă doriți să aflați despre subiecte specifice, faceți clic pe numele subiectului din cuprins. Apoi, puteți parcurge toate întrebările Excel pentru subiectul respectiv.
• În majoritatea întrebărilor, au fost sugerate lecturi suplimentare și tutoriale relevante au fost legate. Puteți parcurge aceste tutoriale pentru a înțelege mai bine subiectul.
• Dacă doriți doar să obțineți elementele de bază corecte, parcurgeți toate întrebările, cu excepția celor din casetele evidențiate în albastru. Întrebările Excel din caseta albastră au un nivel avansat.

Întrebări Excel Interviuri Subiecte

Întrebări de formatare Excel

Mai jos sunt câteva întrebări obișnuite de formatare a interviului Excel (faceți clic pe întrebare pentru a vedea răspunsul la aceasta).

Care sunt diferitele formate de date din Excel?

Următoarele formate sunt disponibile în Excel:

• Format text - Acesta poate include text, precum și șiruri alfanumerice (cum ar fi ABC123). Un șir de text poate include, de asemenea, punctuație și simboluri.
• Format număr - Există diferite formate chiar și în cadrul numerelor. De exemplu, puteți avea zecimale, fracții, mii de separatori etc. Indiferent de formatul aplicat, puteți utiliza numerele în calcule, cum ar fi adunarea, scăderea, divizarea și înmulțirea.
• Formatul datei - Cel mai important lucru de știut despre date este că acestea sunt stocate ca numere în Excel. Cu toate acestea, îl puteți formata pentru a fi afișat ca date. De exemplu, 01-01-2019 ar fi salvat ca 43466 în Excel, care este numărul pentru data dată. În Excel, puteți afișa date în diferite formate, cum ar fi întâlnire lungă (01 ianuarie2021-2022), întâlnire scurtă (01-01-2019) etc.
• Contabilitate / Format valutar - Când aplicați formatul contabil / valutar unui număr, Excel adaugă simbolul monedei împreună cu două zecimale.
• Format procentual - Puteți formata numerele pentru a fi afișate ca procente. De exemplu, puteți face 0,1 pentru a apărea ca 10% atunci când aplicați formatul procentual.

Cum puteți înfășura text în Excel?

Înfășurarea textului în Excel vă permite să evitați orice text revărsat din celulă. Prin aplicarea opțiunii Wrap Text, vă puteți asigura că tot textul se potrivește frumos într-o singură celulă (care poate schimba înălțimea sa).

Pentru a înfășura text, selectați celula, accesați fila Acasă și faceți clic pe opțiunea Înfășurare text din grupul Alignment. Rețineți că acesta este un buton de comutare, ceea ce înseamnă că, dacă faceți clic din nou pe acesta, acesta va desface textul.

Cum puteți îmbina celulele în Excel?

Pentru a îmbina celulele, trebuie mai întâi să selectați celulele pe care doriți să le îmbinați, apoi accesați fila Acasă și faceți clic pe opțiunea „Îmbinare și centru” din grupul Alignment.

Rețineți că, în timp ce utilizați „Fuzionare și centru” face treaba, nu este cel mai eficient mod de a o face. Problema utilizării „Merge and Center” este că celulele rezultate nu ar fi sortate corect. Modul corect de îmbinare a celulelor este prin utilizarea opțiunii „Centrare peste selecție”.

Puteți citi mai multe despre îmbinarea celulelor în modul corect aici.

La ce se folosește „Format Painter”?

„Format Painter” vă permite să copiați formatul dintr-o celulă și să-l aplicați pe o altă celulă (sau o gamă de celule).

Puteți citi mai multe despre Format Painter aici.

Cum ați șterge toate formatările fără a elimina conținutul celulei?

Uneori, poate doriți să eliminați toate formatările (culori, margini, stilul fontului etc.) și să aveți doar date simple. Puteți face acest lucru ștergând toate formatările din Excel.

Pentru a face acest lucru, trebuie să utilizați opțiunea „Ștergeți formatele”, care poate fi găsită în fila Acasă din grupul de editare. Devine vizibil când faceți clic pe meniul drop-down „Ștergeți”.

Rețineți că există și alte opțiuni - cum ar fi conținut clar, comentarii clare și hyperlinkuri clare. În cazul în care doriți să ștergeți totul - utilizați opțiunea „Ștergeți totul”.

Ce este formatarea condiționată?

Formatarea condiționată vă permite să formatați o celulă pe baza valorii din ea. De exemplu, dacă doriți să evidențiați toate celulele în care valoarea este mai mică de 30 cu o culoare roșie, puteți face acest lucru cu Formatarea condiționată.

Puteți citi mai multe despre formatarea condiționată aici.

Cum ați evidenția celulele cu valori negative în ea?

Puteți face acest lucru folosind formatarea condiționată. Iată pașii:

• Selectați celulele în care doriți să evidențiați celulele cu valoare negativă.
• Mergeți la fila Acasă și faceți clic pe opțiunea Formatare condiționată.
• Accesați Evidențiați regulile celulei și faceți clic pe opțiunea „Mai puțin decât”.
• În caseta de dialog „Mai puțin decât”, specificați valoarea 0 și formatarea.

Cum ați evidenția celulele cu valori duplicate?

Puteți face acest lucru cu ușurință utilizând formatarea condiționată. Iată pașii:

• Selectați datele în care doriți să evidențiați celulele duplicate.
• Mergeți la fila Acasă și faceți clic pe opțiunea Formatare condiționată.
• Accesați Evidențiați regulile celulei și faceți clic pe opțiunea „Valori duplicate”.

Cum ați evidenția celulele cu erori?

În Excel pot exista diferite tipuri de erori - cum ar fi # N / A, # DIV / 0 !, #VALUE !, #REF !, #NAME și #NUM.

Puteți evidenția toate celulele care conțin oricare dintre aceste erori utilizând formatarea condiționată.

Iată pașii pentru evidențierea celulelor cu erori:

• Selectați datele în care doriți să evidențiați celulele cu erori.
• Mergeți la fila Acasă și faceți clic pe opțiunea Formatare condiționată.
• Faceți clic pe „Regula nouă”.
• În caseta de dialog Regula de formatare nouă, selectați opțiunea „Utilizați o formulă pentru a determina ce celule să formatați”.
• În câmpul formulă, introduceți = ISERROR (A1), unde A1 este celula activă din selecție.
• Faceți clic pe butonul Format și specificați culoarea în care doriți să evidențiați celulele.
• Faceți clic pe OK.

Cum puteți face textul invizibil în Excel?

Există mai multe moduri de a face acest lucru:

• Puteți pur și simplu să faceți fontul alb și va apărea ca și cum ar fi invizibil.
• [Mod mai bun] Puteți modifica textul invizibil schimbând formatul personalizat. Iată pașii pentru a face acest lucru. Selectați celula, apăsați Control + 1 (țineți apăsată tasta de control și apăsați 1). Aceasta va deschide caseta de dialog Formatare celule. În opțiunea Personalizată, tastați ;;; în câmpul de opțiuni personalizate. Acest lucru va face textul invizibil (dar va fi totuși acolo).

Întrebări cu formula Excel

Mai jos sunt câteva întrebări obișnuite cu formula Excel pentru interviuri (faceți clic pe întrebare pentru a vedea răspunsul la aceasta).

Care este ordinea operațiilor utilizate la evaluarea formulelor în Excel?

Următoarea este ordinea de prioritate în formulele Excel:

• Parenteză (Brachete)
• Exponentiation (^)
• Multiplicare sau Diviziune - ambele au prioritate egală și sunt evaluate pe baza oricăruia dintre ele care vine primul
• Addition sau Sextragere - ambele au prioritate egală și se evaluează pe baza oricăruia dintre acestea apare mai întâi

O modalitate ușoară de a vă aminti acest lucru este prin acronim PEMDAS - care este primul alfabet al fiecărui operator.

Care este diferența dintre o funcție și o formulă în Excel?

O formulă este o expresie definită de utilizator care calculează o valoare. O funcție este o operație încorporată predefinită care poate lua numărul specificat de argumente. Un utilizator poate crea formule care pot fi complexe și pot avea mai multe funcții în ea.

De exemplu, = A1 + A2 este o formulă și = SUM (A1: A10) este o funcție.

Care sunt, după dvs., primele 5 funcții din Excel?

Această întrebare este adesea adresată pentru a înțelege confortul unui candidat cu funcții Excel. În timp ce există peste 450 de funcții în Excel și nu există criterii stabilite pentru a selecta primele cinci, iată care cred că sunt demne:

• CĂUTARE
• COUNTIF
• SUMIF
• IFERROR
• INDICE / MATCH

Am ales funcțiile de mai sus, deoarece acestea nu sunt foarte de bază și sunt destul de utile pentru cineva care face analize în Excel. De asemenea, puteți lua în considerare următoarele funcții - SUMPRODUCT, TEXT, SUM, MEDIE, LEN / STÂNGA / DREAPTA / MID.

Din nou, nu există un răspuns corect sau greșit la acest lucru. Asigurați-vă că cunoașteți funcțiile pe care le menționați.

Aici puteți găsi explicații detaliate despre cele mai populare funcții Excel.

Care este diferența dintre referințele de celule absolute și relative?

În Excel, referința se referă la o referință de celulă - cum ar fi A1 sau referință de interval - cum ar fi A1: A10.

Referințe relative: acestea sunt referințe de celule care se modifică atunci când copiați și lipiți formula care are referințele. Pentru a vă oferi un exemplu simplu, dacă puneți = A10 în celula A1 și apoi copiați celula A1 și o lipiți în celula A2, referința se va schimba în A11. Acest lucru se întâmplă deoarece aceasta este o referință relativă a celulei și se schimbă în raport cu celula din care a fost copiat.

Referințe absolute: acestea sunt referințele care rămân aceleași și nu modifică copierea și lipirea formulei care conține referințele. De exemplu, dacă puneți = $ A $ 10 în celula A1 și apoi copiați celula A1 și lipiți-o în celula A2, referința va rămâne în continuare $ A $ 10. Semnul $ dinaintea alfabetului coloanei și numărul rândului îl fac absolut.

Puteți citi mai multe despre referințe absolute și relative aici.

Care sunt diferitele tipuri de erori pe care le puteți întâlni în Excel?

Când lucrați cu Excel, puteți întâlni următoarele șase tipuri de erori:

1. # N / A Eroare: Aceasta se numește eroare „Value Not Available”. Veți vedea acest lucru când utilizați o formulă de căutare și nu poate găsi valoarea (deci Nu este disponibil).
2. # DIV / 0! Eroare: Este posibil să vedeți această eroare atunci când un număr este împărțit la 0. Aceasta se numește eroare de divizare.
3. #VALOARE! Error: Eroarea de valoare apare atunci când utilizați un tip de date incorect într-o formulă.
4. #REF! Eroare: Aceasta se numește eroare de referință și veți vedea acest lucru atunci când referința din formulă nu mai este valabilă. Acesta ar putea fi cazul atunci când formula se referă la o referință de celulă și această referință de celulă nu există (se întâmplă atunci când ștergeți un rând / coloană sau foaie de lucru care a fost menționată în formulă).
5. EROARE #NAME: Această eroare este probabil ca urmare a unei funcții greșite de ortografie.
6. EROARE #NUM: Eroarea numărului poate apărea dacă încercați și calculați o valoare foarte mare în Excel. De exemplu, = 194 643 va returna o eroare de număr.

Cum puteți aborda erorile atunci când lucrați cu formulele Excel?

Există diferite moduri în care puteți aborda erorile din Excel:

1. Puteți evidenția erorile folosind formatarea condiționată. Acest lucru necesită utilizarea funcției ISERROR în formatarea condiționată.
2. Puteți utiliza funcția IFERROR în Excel pentru a obține o anumită valoare în cazul în care formula returnează o eroare.
3. Puteți utiliza ISERROR pentru a obține ADEVĂRAT în cazul în care există o eroare și FALS în cazul în care nu există.
4. Puteți utiliza funcția IFNA pentru a aborda eroarea # N / A.

Ce funcție ați utiliza pentru a obține data și ora curente în Excel?

Se pot utiliza următoarele funcții:

• TODAY () - Această funcție nu ia niciun argument și ar returna valoarea curentă a datei.
• ACUM () - Această funcție nu acceptă niciun argument și ar returna data și ora curente.

Amintiți-vă că datele și ora sunt stocate ca numere în Excel. Deci, puteți efectua operațiuni precum adunarea / scăderea cu aceste date.

Cum puteți combina textul din mai multe celule folosind o formulă?

Pentru a combina textul din celule diferite, puteți utiliza oricare dintre următoarele trei metode:

1. Funcția TEXTJOIN - Dacă utilizați abonamentul Office 365, veți avea funcția TEXTJOIN disponibilă în versiunea dvs. Faceți clic aici pentru a citi cum funcționează.
2. Funcția CONCATENATE - Dacă doriți să combinați valorile din celula A1 și A2, puteți utiliza formula = CONCATENATE (A1, A2)
3. Operator Ampersand (&): Acest lucru funcționează la fel ca funcția CONCATENATE. Pentru a combina șiruri de text în celula A1 și A2, utilizați formula = A1 și A2

Puteți citi mai multe despre asocierea șirurilor în Excel aici.

Ce formulă ați folosi pentru a găsi lungimea unui șir de text într-o celulă?

Puteți găsi lungimea unui șir într-o celulă utilizând funcția LEN.

De exemplu, dacă doriți să cunoașteți lungimea șirului din celula A1, puteți utiliza formula = LEN (A1)

Care este sintaxa funcției VLOOKUP?

VLOOKUP este cu siguranță una dintre cele mai populare funcții Excel. Și aceasta este, de asemenea, una dintre cele mai puse întrebări Excel pe care le-am văzut în interviuri.

Iată sintaxa VLOOKUP:

= VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

• valoare_cercare - aceasta este valoarea de căutare pe care încercați să o găsiți în coloana din stânga a unui tabel. Poate fi o valoare, o referință de celulă sau un șir de text. În exemplul de foaie de scor, acesta ar fi numele tău.
• table_array - aceasta este matricea de tabele în care căutați valoarea. Aceasta ar putea fi o referință la un interval de celule sau un interval numit. În exemplul de foaie de scor, acesta ar fi întregul tabel care conține scor pentru toată lumea pentru fiecare subiect
• col_index - acesta este numărul indexului coloanei din care doriți să preluați valoarea potrivită. În exemplul de foaie de scor, dacă doriți scorurile pentru Math (care este prima coloană dintr-un tabel care conține scorurile), ar trebui să căutați în coloana 1. Dacă doriți scorurile pentru Fizică, ați căuta în coloană 2.
• [range_lookup] - aici specificați dacă doriți o potrivire exactă sau o potrivire aproximativă. Dacă este omis, implicit este TRUE - potrivire aproximativă.

Dacă aveți timp, vă recomand să mergeți la acest ghid de funcții VLOOKUP pe care l-am creat cu 10 exemple practice.

Cum ați scăpa de spațiile principale / finale / duble dintr-un text în Excel?

Pentru a scăpa de spațiul principal, final și dublu, trebuie să utilizați funcția TRIM.

De exemplu, dacă aveți un șir de text în celula A1 și doriți să eliminați spațiile, puteți utiliza următoarea formulă:

= TRIM (A1)

Rețineți că nu elimină spațiile dintre cuvinte.

Funcția Excel TRIM face o treabă bună în eliminarea spațiilor din Excel, cu toate acestea, eșuează atunci când aveți caractere care nu se tipăresc (cum ar fi întreruperile de linie) în setul de date. Pentru a elimina caractere care nu se imprimă, puteți utiliza o combinație de funcții TRIM și CLEAN.

Dacă aveți un text în celula A1 din care doriți să eliminați spații, utilizați formula de mai jos:

= TRIM (CLEAN (A1))

Puteți citi mai multe despre asta aici.

Care sunt limitele cunoscute ale funcției VLOOKUP?

Funcția VLOOKUP este extrem de utilă, dar are și câteva limitări:

• Nu poate fi utilizat când valoarea de căutare este în dreapta. Pentru ca VLOOKUP să funcționeze, valoarea de căutare trebuie să fie întotdeauna în coloana din stânga. Acum această limitare poate fi depășită folosind-o cu alte formule, tinde să facă formulele complexe.
• VLOOKUP ar da un rezultat greșit dacă adăugați / ștergeți o coloană nouă în datele dvs. (deoarece valoarea numărului coloanei se referă acum la coloana greșită). Puteți face numărul coloanei dinamic, dar dacă intenționați să combinați două sau mai multe funcții, de ce să nu folosiți INDEX / MATCH în primul rând.
• Când este utilizat pe seturi de date mari, vă poate face ca registrul de lucru să fie lent.

Puteți citi comparația mea cu VLOOKUP vs. INDICE / MATCH aici.

Iată câteva exemple de utilizare a combinației INDEX MATCH în Excel.

Când ați folosi funcția SUBTOTAL?

Când lucrați cu date tabulare, puteți utiliza funcția SUBTOTAL pentru a obține o varietate de subtotale - cum ar fi MEDIE, COUNT, MAX, MIN, STDEV.

Unul dintre punctele culminante ale funcției SUBTOTAL este că vă permite să ignorați celulele ascunse / filtrate. Deci, dacă aveți un set de date imens și îl filtrați pe baza unui criteriu sau ascundeți câteva rânduri, funcția SUBTOTAL se va actualiza automat pentru a vă oferi rezultatul numai din celulele vizibile.

Desigur, dacă nu doriți ca datele celulelor filtrate / ascunse să fie ignorate, puteți face și asta.

Ce sunt funcțiile volatile? Poți numi câteva?

O funcție volatilă recalculează formula din nou și din nou (ori de câte ori există vreo modificare în foaia de lucru). Acest lucru poate încetini considerabil registrul de lucru.

Un exemplu foarte simplu de funcție volatilă este funcția ACUM () (pentru a obține data și ora curente într-o celulă). Ori de câte ori editați orice celulă dintr-o foaie de lucru, aceasta se recalculează. Acest lucru este în regulă dacă aveți un set de date mic și un număr mai mic de formule, dar atunci când aveți foi de calcul mari, acest lucru ar putea încetini semnificativ procesarea.

Iată o listă de formule volatile:

• Foarte volatil: RAND (), ACUM (), AZI ()
• Aproape volatil: OFFSET (), CELL (), INDIRECT (), INFO ()

SFAT DE BONUS: Formatarea condiționată este, de asemenea, volatilă. Ar trebui să-l utilizați numai celulele acolo unde este necesar.

Comenzi rapide de la tastatură Excel

Mai jos sunt câteva întrebări obișnuite pentru interviu Excel despre comenzile rapide de la tastatură pe care vi le-ați putea pune într-un interviu (faceți clic pe întrebare pentru a vedea răspunsul).

Care sunt cele mai utile comenzi rapide de la tastatură pe care le utilizați?

Există sute de comenzi rapide de la tastatură Excel. Vă listez primele cinci comenzi rapide, dar, în cazul în care aveți propriile dvs. comenzi, nu ezitați să le folosiți.

1. CONTROL D pentru a completa conținutul din celula de mai sus.
2. SHIFT Bara de spațiu pentru a selecta întregul rând (sau CONTROL + Bara de spațiu pentru a selecta întreaga coloană).
3. CONTROL - pentru a șterge celulele / rândul / coloana. Aceasta deschide caseta de dialog de ștergere, unde puteți alege ce să ștergeți.
4. CONTROL; pentru a insera data curentă (CONTROL SHIFT; introduce ora curentă).
5. CONTROL PAGEUP / PAGEDOWN pentru a parcurge foile de lucru.

Puteți citi următoarele tutoriale în cazul în care doriți mai multe comenzi rapide de la tastatură:

• 20 de comenzi rapide de la tastatură Excel care vă vor impresiona șeful
• 200+ comenzi rapide de la tastatură Excel

Care este comanda rapidă pentru deschiderea casetei de dialog Căutare și înlocuire

• CONTROL F - Aceasta deschide caseta de dialog Căutare și înlocuire cu fila Găsit selectată.
• CONTROL H - Aceasta deschide caseta de dialog Căutare și înlocuire cu fila Înlocuire selectată.

Care este comanda rapidă pentru verificarea ortografică?

F7 - Aceasta deschide caseta de dialog de verificare ortografică.

Care este comanda rapidă pentru însumarea rapidă a rândurilor / coloanelor?

ALT =

Dacă aveți numere într-o coloană / rând, puteți obține rapid suma utilizând această comandă rapidă de la tastatură Excel.

Care este comanda rapidă pentru a deschide un nou registru Excel?

CONTROL N

Acest lucru funcționează numai când aveți aplicația Excel deschisă.

Cum puteți selecta toate celulele din foaia de lucru

Poți să folosești CONTROL A A - țineți apăsată tasta de control și apăsați tasta A de două ori.

În cazul în care nu aveți date în jurul celulei active, apăsând o dată tasta A se va selecta întreaga foaie de lucru. Dar, în cazul în care există date, apăsând tasta A, selectați o dată toate datele și apăsând-o din nou, apoi selectați toate celulele din foaia de lucru.

Cum ați insera o nouă linie în aceeași celulă?

Pentru a insera o nouă linie în aceeași celulă, utilizați comanda rapidă ALT Enter - țineți apăsată tasta ALT și apăsați Enter.

Care este comanda rapidă pentru a insera un comentariu în Excel?

SHIFT F2

Selectați celula în care doriți să adăugați comentariul, țineți apăsată tasta ALT apăsați tasta F2.

În cazul în care ați selectat un interval de celule, acesta va insera comentariul numai în celula activă.

Întrebări din tabelul pivot Excel

Mai jos sunt câteva întrebări obișnuite ale interviului Excel despre tabelul pivot pe care vi le-ați putea pune într-un interviu (faceți clic pe întrebare pentru a vedea răspunsul).

Ce este un tabel pivot și când ați folosi unul?

Un tabel pivot este o caracteristică din Microsoft Excel care vă permite să rezumați rapid seturi de date uriașe (cu câteva clicuri).

Chiar dacă sunteți absolut nou în lumea Excel, puteți utiliza cu ușurință un tabel pivot. Este la fel de ușor ca să trageți și să fixați antetele rândurilor / coloanelor pentru a crea rapoarte.

Pentru a vă oferi un exemplu, dacă aveți cele 10.000 de rânduri de vânzări din patru regiuni diferite, puteți utiliza un tabel pivot pentru a găsi instantaneu care sunt vânzările totale din fiecare regiune. Dacă doriți să detaliați în continuare și să vedeți care sunt vânzările fiecărui produs în fiecare regiune, puteți face acest lucru cu ușurință (este la fel de ușor ca să trageți un punct de date într-o cutie).

Puteți citi mai multe despre tabelele pivot aici.

Care sunt diferitele secțiuni dintr-un tabel pivot?

Un tabel pivot este format din patru secțiuni diferite:

• Zona valorilor: Aceasta este zona în care sunt raportate valorile.

• Zona Rândurilor: Titlurile din stânga zonei Valori fac zona Rânduri.

• Zona Coloane: Titlurile din partea de sus a zonei Valori fac zona Coloane.

• Zona de filtrare: Este un filtru opțional pe care îl puteți utiliza pentru a detalia în continuare setul de date.

Ce sunt feliile?

Slicers au fost introduse în tabelul pivot în versiunea 2010 a Excel.

Un feliator de tabel pivot vă permite să filtrați datele atunci când selectați una sau mai multe opțiuni în caseta de tăiere (așa cum se arată mai jos).

Ce este o diagramă pivot

Când creați un tabel pivot, veți obține rezumatul datelor dvs. De asemenea, puteți prezenta acest rezumat într-un grafic conectat la date.

Această diagramă se numește diagramă pivot.

Un mare avantaj al utilizării unei diagrame pivot este că se actualizează atunci când modificați aspectul tabelului pivot. De exemplu, dacă aveți vânzările totale pe regiuni și actualizați tabelul pivot pentru a afișa datele de vânzări pentru fiecare produs din regiuni, diagrama pivot se va actualiza în consecință.

Care este diferența dintre diagramele pivot și diagramele obișnuite?

În timp ce diagramele pivot sunt uimitoare și vin cu posibilitatea de a actualiza când se actualizează tabelul pivot, acestea nu sunt la fel de flexibile ca diagramele obișnuite.

În general, puteți face multe personalizări într-o diagramă Excel obișnuită, dar nu într-o diagramă Pivot. De asemenea, dacă personalizați o diagramă pivot și apoi actualizați tabelul pivot, este posibil să pierdeți personalizarea.

În ciuda limitărilor, diagramele pivot sunt utile și vă pot ajuta să creați vizualizări rapide dintr-un tabel pivot.

Cum puteți reîmprospăta un tabel pivot?

Pentru a reîmprospăta un tabel pivot, faceți clic pe orice celulă din tabelul pivot, faceți clic dreapta și selectați Reîmprospătare.

Un alt mod de reîmprospătare a unui tabel pivot este să selectați orice celulă din tabelul pivot. Acesta va activa fila Instrumente pentru tabelul pivot. În fila Analize, faceți clic pe „Reîmprospătare”.

Puteți citi mai multe despre reîmprospătarea tabelului pivot aici.

Puteți grupa datele în tabelele pivot?

Dacă aveți înregistrări înțelepte, puteți să le grupați cu ușurință în următoarele segmente:

• Ani
• Sferturi
• Luni
• Săptămâni
• Zile
• Ore / minute / secunde

Opțiunea de grupare a datelor în tabelul pivot este în fila Analiza, care devine vizibilă atunci când selectați o celulă din tabelul pivot în zona Rânduri.

Puteți citi mai multe despre gruparea datelor în tabelul pivot aici.

Ce este un cache pivot?

Pivot Cache este ceva care se generează automat atunci când creați un tabel pivot. Este un obiect care deține o replică a sursei de date. Deși nu îl puteți vedea, acesta face parte din registrul de lucru și este conectat la tabelul pivot. Când efectuați modificări în tabelul pivot, acesta nu folosește sursa de date, ci mai degrabă folosește cache-ul pivot. Motivul pentru care se generează o cache pivot este pentru a optimiza funcționarea tabelului pivot. Chiar și atunci când aveți mii de rânduri de date, un tabel pivot este foarte rapid în rezumat. Puteți să glisați și să fixați elemente în casetele rânduri / coloane / valori / filtre și va actualiza instantaneu rezultatele.Pivot Cache permite această funcționare rapidă a unui tabel pivot.

Puteți crea un tabel pivot din mai multe tabele?

Da, puteți crea un tabel pivot din mai multe tabele diferite. Cu toate acestea, trebuie să existe o conexiune în aceste tabele.

De exemplu, dacă aveți două tabele, unul care are data, codul produsului și valoarea vânzării și altul care are codul produsului și numele produsului, atunci le puteți combina ca coloană comună în codul produsului.

După ce ați conectat aceste tabele, puteți crea un tabel pivot din acestea.

O parte crucială a acestui lucru este să configurați relațiile de tabel (unde specificați relația dintre 2 tabele).

Puteți citi mai multe despre acest lucru aici.

Ce sunt câmpurile calculate în tabelul pivot?

Un câmp calculat vă permite să adăugați o coloană la datele din tabelul pivot unde puteți utiliza coloanele existente pentru a face unele calcule.

Permiteți-mi să vă dau un exemplu simplu.

Să presupunem că aveți un set de date cu amănuntul și că ați creat un tabel pivot așa cum se arată mai jos:

Tabelul pivot de mai sus rezumă valorile vânzărilor și profitului pentru comercianții cu amănuntul.

Acum, ce se întâmplă dacă doriți, de asemenea, să știți care a fost marja de profit a acestor comercianți cu amănuntul (unde marja de profit este „Profit” împărțită la „Vânzări”).

Aveți câteva opțiuni:

• Puteți reveni la setul de date original și puteți adăuga această nouă coloană. Acest lucru este fezabil, dar nu este cea mai bună soluție, deoarece modifică setul de date original și mărește dimensiunea fișierului.
• Puteți face acest calcul în afara tabelului pivot. Acest lucru este în regulă dacă tabelul pivot este static, dar dacă actualizați tabelul sau modificați aspectul, va trebui să faceți din nou calculele.
• Adăugați un câmp calculat.

Luați în considerare Câmpul calculat ca o coloană virtuală pe care ați adăugat-o folosind coloanele existente din tabelul pivot.

Există o mulțime de avantaje ale utilizării unui câmp calculat în tabelul pivot:

• Nu vă cere să gestionați formule sau să actualizați datele sursă.
• Este scalabil, deoarece va ține cont automat de datele noi pe care le puteți adăuga în tabelul pivot. După ce adăugați un câmp de calcul, îl puteți folosi ca orice alt câmp din tabelul pivot.
• Este ușor de actualizat și gestionat. De exemplu, dacă valorile se modifică sau trebuie să modificați calculul, puteți face acest lucru cu ușurință din Tabelul pivot în sine.

Puteți citi mai multe despre câmpul calculat din tabelul pivot aici.

Întrebări de diagramă Excel

Mai jos sunt câteva întrebări obișnuite ale interviului Excel despre graficarea pe care s-ar putea să le puneți într-un interviu (faceți clic pe întrebare pentru a vedea răspunsul).

Ce este o diagramă pe coloane?

O diagramă de coloane este alcătuită din bare verticale care sunt utilizate pentru a compara valorile în timp sau două compara valori în diferite categorii.

De exemplu, îl puteți folosi pentru a vedea cum au funcționat vânzările de-a lungul anilor. Sau îl puteți utiliza pentru a compara ce categorie de produse a realizat vânzări mai bune. Deoarece puteți vedea toate barele verticale dintr-o dată, este mai ușor să vedeți și să comparați vizual.

De asemenea, puteți crea diagrame de coloane grupate, unde puteți avea mai multe coloane pentru aceeași categorie sau anul (ceva așa cum se arată mai jos).

Ce este o diagramă cu bare?

O diagramă cu bare este alcătuită din bare orizontale care sunt utilizate pentru a compara valorile din diferite categorii.

De exemplu, îl puteți utiliza pentru a compara ce categorie de produse a realizat vânzări mai bune. Sau care a fost răspunsul unui sondaj.

De asemenea, puteți crea diagrame cu bare grupate, unde puteți avea mai multe bare pentru aceeași categorie (ceva așa cum se arată mai jos).

Ce este o diagramă liniară?

Diagrama liniară este utilă atunci când doriți să afișați o tendință de-a lungul anilor (sau alte perioade de timp, cum ar fi săptămâni, luni sau trimestre).

Puteți avea mai multe linii într-o diagramă liniară. Acest lucru vă va permite să comparați diferite categorii în aceeași perioadă de timp (ceva așa cum se arată mai jos).

Ce este o diagramă Scatter?

O diagramă scatter este utilizată pentru a compara două seturi de valori. De exemplu, puteți avea date despre produse diferite pe două indicatori de performanță și puteți grafica datele pe o diagramă de dispersie (așa cum se arată mai jos).

Acest lucru vă permite să vedeți ce produse funcționează bine atât pe KPI-urile (cadranul din dreapta sus), fie pe cele rău pe ambele KPI-uri (cadranul din stânga jos).

Puteți vedea un exemplu de diagramă scatter în acțiune în tabloul de bord KPI aici.

Sunt diagrame bune? Ar trebui folosit în rapoarte / tablou de bord?

Există două școli de gânduri.

Există unii care urăsc complet diagrama circulară și recomandă să nu le folosiți niciodată (cum ar fi acest articol). Și apoi sunt unii (inclusiv eu), care folosesc uneori diagrame în tablouri de bord în rapoarte.

Există mulți manageri care se simt confortabil cu diagrame și le găsesc ușor de citit. Deci, dacă doriți să afișați o divizare a veniturilor pe divizii (unde aveți doar câteva divizii), atunci puteți utiliza o diagramă circulară.

Lasă-mă să fiu clar. Diagrama circulară poate fi complet înlocuită de o diagramă cu bare. Nu există niciun avantaj suplimentar al utilizării acestuia. Dar, în unele cazuri, graficele sectoriale dau o poveste bună (de exemplu, arată că o divizie aduce aproximativ 75% din venituri așa cum se arată mai jos).

Ar trebui să evitați să utilizați diagrame:

• În cazul în care diferența de valori nu este semnificativă. Diferența este mai bine vizualizată printr-un grafic cu bare.
• În cazul în care există prea multe părți într-o diagramă circulară. În astfel de cazuri, poate părea aglomerat.

Ce este un grafic Waterfall? Când l-ați folosi?

O diagramă a cascadei arată diferite valori (pozitive și negative) care duc la valoarea rezultatului final. De exemplu, dacă analizați venitul net al companiilor, puteți avea toate componentele de cost afișate în graficul cascadei.

Acest lucru vă va ajuta să vedeți vizual cum se obține valoarea de la venituri la venitul net atunci când sunt deduse toate costurile.

Ce sunt diagramele combinate?

Diagramele combinate sunt cele în care combinați mai multe tipuri de diagrame. Un exemplu popular în acest sens este reprezentarea graficului cu bare cu un grafic liniar.

Diagramele combinate vă permit să prezentați și să comparați două seturi de date diferite care sunt legate între ele. De exemplu, este posibil să fiți interesat să consolidați cifrele de venituri ale unei companii și, în același timp, să puteți arăta cum s-a schimbat marja de profit. O diagramă combinată (așa cum se arată mai jos) este un mod adecvat de a face acest lucru.

Ce este o axă secundară într-un grafic?

Într-o diagramă, există o axă Y în care afișați scara pe care puteți măsura diagrama (fie o diagramă cu bare sau o diagramă liniară sau altele).

În cazurile în care aveți două afișează două tipuri diferite de seturi de date cu o diferență semnificativă de valoare, puteți utiliza axele secundare.

Pentru a vă oferi un exemplu, dacă doriți să afișați venitul și marja de venit net în același grafic, trebuie să afișați două axe diferite. Acest lucru se datorează faptului că numerele de venituri pot fi în mii sau milioane, dar marja de venit net ar fi procentuală și întotdeauna mai mică de 100%. În acest caz, trebuie să aveți două axe, una care indică scara pentru venituri și una care scală pentru marja de venit net.

Deci, atunci când adăugați alte axe, se numește axe secundare. În figura de mai jos, axele din dreapta sunt axele secundare.

Ce este o diagramă Bullet? Când ar trebui să-l folosim?

Diagramele glonț au fost proiectate de expertul în tablouri de bord Stephen Few și, de atunci, a fost acceptată pe scară largă ca una dintre cele mai bune reprezentări în grafice în care trebuie să arătați performanță împotriva unei ținte.

Unul dintre cele mai bune lucruri despre diagramele glonț este că este plin de informații și ocupă puțin spațiu în raport sau tablouri de bord.

Mai jos este un exemplu de diagramă glonț:

Rețineți că diagramele glonț nu sunt un tip de diagramă implicit în Excel și trebuie să utilizați un număr de pași pentru a le crea.

Puteți citi mai multe despre diagramele glonț aici.

Întrebări de analiză a datelor Excel

Mai jos sunt câteva întrebări obișnuite ale interviului Excel despre analiza datelor pe care vi le-ați putea pune într-un interviu (faceți clic pe întrebare pentru a vedea răspunsul).

Cum se înlocuiește o valoare cu alta în Excel?

Puteți înlocui o valoare cu alta folosind funcția Găsiți și înlocuiți în Excel.

Pentru aceasta, selectați setul de date și utilizați comanda rapidă de la tastatură - CONTROL H (țineți apăsată tasta de control și apoi apăsați H). Aceasta va deschide caseta de dialog Găsiți și înlocuiți.

În această casetă de dialog, puteți specifica valoarea pe care doriți să o modificați și valoarea de înlocuire.

Dacă sunteți interesat să aflați mai multe despre Găsiți și înlocuiți, faceți clic aici.

Ce fel de filtre de date sunt disponibile în Excel?

În Excel, puteți filtra un set de date pe baza tipului de date.

Următoarele tipuri de filtre de date sunt disponibile în Excel:

• Filtru text
• Filtru numeric
• Filtru de dată

Puteți aplica filtrul unui set de date, selectând datele, apoi făcând clic pe fila Acasă și făcând clic pe pictograma Filtru.

Când aveți date tabulare și aplicați filtre, pe baza datelor din coloană, Excel vă arată filtrul relevant. De exemplu, dacă aveți date text, acesta vă va afișa filtre legate de text (cum ar fi textul conține, începe cu, se termină cu etc.).

Tu c

Cum puteți sorta datele în Excel?

Există o caracteristică de sortare în Excel care poate sorta date pe baza textului, numerelor sau culorilor.

Iată câteva modalități de sortare a datelor în Excel:

• Selectați datele și faceți clic pe una dintre cele două pictograme de sortare din fila Date.
• Selectați datele și faceți clic pe pictograma Sortare. Se va deschide caseta de dialog sortare și puteți specifica coloana de sortat și criteriile (crescătoare / descendentă).
• Aplicați filtrul de date și faceți clic pe filtru. Împreună cu opțiunile de filtrare, afișează și opțiunile de sortare a datelor.

Puteți citi mai multe despre sortarea datelor aici.

Ce este validarea datelor?

Validarea datelor vă permite să introduceți numai acele date într-o celulă care îndeplinește un criteriu.

De exemplu, dacă doriți să aveți numere introduse numai într-o celulă, atunci puteți utiliza validarea datelor pentru a face acest lucru. În cazul în care cineva introduce altceva decât numerele, Excel va afișa o eroare și nu va permite acest lucru.

Opțiunile de validare a datelor sunt disponibile în fila date.

Puteți citi mai multe despre validarea datelor aici.

Validarea datelor poate fi foarte utilă atunci când creați formulare în Excel. De exemplu, dacă doriți ca un utilizator să introducă doar vârsta acestuia, puteți utiliza validarea datelor pentru a vă asigura că celula acceptă doar o valoare numerică.

Cum puteți transpune un set de date în Excel?

Există două moduri populare de transpunere a datelor în Excel:

• Folosind caseta de dialog Lipire specială.
• Utilizarea funcției Transpose.

Cu caseta de dialog Lipire specială, trebuie mai întâi să copiați datele pe care doriți să le transpuneți, selectați celula în care doriți să le lipiți, faceți clic dreapta și accesați Lipire specială și selectați opțiunea Transpuneți (așa cum se arată mai jos).

Puteți citi mai multe despre transpunerea datelor în Excel aici.

Cum puteți selecta toate celulele goale din Excel?

Dacă lucrați cu un set de date care conține celule goale, puteți selecta cu ușurință aceste celule în Excel. Odată selectat, puteți alege să le evidențiați, să le ștergeți sau să adăugați o valoare (cum ar fi 0 sau NA).

Pentru a face acest lucru, trebuie să utilizați caseta de dialog Accesați special în Excel.

Iată pașii pentru a selecta toate celulele goale din Excel:

• Selectați întregul set de date (inclusiv celulele goale)
• Apăsați F5 (aceasta deschide caseta de dialog Accesați)
• Faceți clic pe butonul „Special” (aceasta deschide caseta de dialog Mergi la special)
• Selectați Blanks și faceți clic pe OK (aceasta selectează toate celulele goale din setul de date)

Puteți citi mai multe despre selectarea celulelor goale din Excel aici.

Cum puteți elimina duplicatele dintr-un set de date?

Excel are o funcționalitate încorporată care vă permite să eliminați celulele / rândurile duplicate din Excel.

Puteți găsi opțiunea de a elimina duplicatele în fila Date.

Iată pașii pentru a elimina duplicatele în Excel:

• Selectați datele.
• Faceți clic pe fila Date, apoi faceți clic pe opțiunea Remove Duplicates.
• În caseta de dialog Eliminare duplicate, dacă datele dvs. au anteturi, asigurați-vă că este bifată opțiunea „Datele mele are antete”. Selectați coloana din care doriți să eliminați duplicatele.
• Faceți clic pe OK

Puteți citi mai multe despre eliminarea duplicatelor în Excel aici.

Ce este un filtru avansat în Excel?

Excel Advanced Filter - așa cum sugerează și numele - este versiunea avansată a filtrului obișnuit. Puteți utiliza acest lucru atunci când trebuie să utilizați criterii mai complexe pentru a filtra setul de date.

Iată câteva diferențe între filtrul obișnuit și filtrul avansat:

• În timp ce filtrul obișnuit de date va filtra setul de date existent, puteți utiliza filtrul avansat Excel pentru a extrage setul de date și în altă locație.
• Excel Advanced Filter vă permite să utilizați criterii complexe. De exemplu, dacă aveți date despre vânzări, puteți filtra datele pe un criteriu în care reprezentantul vânzărilor este Bob și regiunea este fie Nord, fie Sud.

Puteți citi mai multe despre Excel Advanced Filter aici.

Puteți sorta mai multe coloane simultan?

Da, puteți sorta mai multe coloane în Excel.

Cu o sortare multiplă, ideea este să sortați o coloană și apoi să sortați cealaltă coloană, păstrând în același timp prima coloană intactă.

Mai jos este un exemplu de sortare pe mai multe niveluri în Excel.

Rețineți că Coloana A este sortată mai întâi în acest caz și apoi Coloana B este sortată. Rezultatul final are valorile Coloanei A sortate, iar Coloana B sortate pentru fiecare element din Coloana A.

Pentru a face sortare pe mai multe niveluri, trebuie să utilizați caseta de dialog Sortare. Pentru a obține acest lucru, selectați datele pe care doriți să le sortați, faceți clic pe fila Date, apoi faceți clic pe pictograma Sortare.

În caseta de dialog Sortare, puteți specifica detaliile de sortare pentru o coloană, apoi pentru a sorta o altă coloană, faceți clic pe butonul „Adăugare nivel”. Acest lucru vă va permite să sortați pe mai multe coloane.

Puteți citi mai multe despre sortarea datelor pe mai multe coloane aici.

Ce este un tabel de date cu o singură variabilă?

O tabelă de date variabilă în Excel este cea mai potrivită în situațiile în care doriți să vedeți cum se modifică rezultatul final atunci când modificați una dintre variabilele de intrare.

De exemplu, dacă doriți să știți cât de mult pentru modificarea ratei lunare dacă creșteți / micșorați numărul de luni, puteți configura un tabel de date cu o variabilă pentru aceasta. Acest lucru poate fi util atunci când doriți să păstrați plata lunară mai mică de 500 USD și să știți ce opțiuni aveți (6 luni, 9 luni, 12 luni etc.)

Opțiunea de setare a tabelului de date cu o singură variabilă se află în fila Date, în meniul derulant Analiză dacă ar fi.

Puteți citi mai multe despre tabelul de date cu o singură variabilă aici.

Ce este un tabel de date cu două variabile?

Tabelul de date cu două variabile în Excel este cel mai potrivit în situațiile în care doriți să vedeți cum se modifică rezultatul final când modificați două dintre variabilele de intrare.

De exemplu, dacă doriți să știți cât se schimbă în rate lunare dacă creșteți / micșorați numărul de luni și rata dobânzii.

Puteți configura un tabel de date cu două variabile pentru acesta, care vă va arăta ultima rată lunară bazată pe diferite combinații de rată a dobânzii și număr de luni. Acest lucru poate fi util atunci când doriți să păstrați plata lunară mai mică de 500 USD și să știți ce opțiuni aveți.

Opțiunea de setare a tabelului de date cu două variabile se află în fila Date, în meniul derulant Analiza ce se întâmplă.

Puteți citi mai multe despre tabelul de date cu două variabile aici.

Ce este Scenario Manager?

Managerul de scenarii în Excel poate fi instrumentul de alegere atunci când aveți mai multe variabile și doriți să vedeți efectul asupra rezultatului final atunci când aceste variabile se schimbă. Dacă aveți doar una sau două variabile în schimbare, puteți crea o variabilă sau două -tabel de date variabil. Dar dacă aveți 3 sau mai mult de 3 variabile care se pot schimba, atunci managerul de scenarii este calea de urmat.

De exemplu, dacă sunteți manager regional de vânzări și aveți patru domenii sub dvs., puteți utiliza managerul de scenarii pentru a crea diferite scenarii (cum ar fi):

• Nici una din zone nu prezintă o creștere a vânzărilor.
• Zona A crește cu 10%, dar celelalte 3 nu cresc.
• Zona A și B cresc cu 10%, dar alte două nu cresc.

Ai ideea … nu?

Cu managerul de scenarii în Excel, puteți crea cu ușurință scenariile și le puteți analiza unul câte unul sau ca rezumat al tuturor scenariilor.

Puteți citi mai multe despre managerul de scenarii aici.

Ce este Goal Seek?

Căutarea obiectivelor în Excel, așa cum sugerează și numele, vă ajută să atingeți o valoare (obiectivul) prin modificarea unei valori dependente.

De exemplu, dacă cumpărați o mașină și doriți să știți câte rate lunare ar trebui să alegeți pentru ca plata dvs. lunară să nu depășească 500 USD, puteți face acest lucru folosind Căutarea obiectivelor.

Puteți citi mai multe despre Goal Seek aici.

Ce este un Solver?

Solver în Excel este un supliment care vă permite să obțineți o soluție optimă atunci când există multe variabile și constrângeri. Puteți considera că este o versiune avansată a Goal Seek.

Cu Solver, puteți specifica care sunt constrângerile și obiectivul pe care trebuie să îl atingeți. Face calculul în back-end pentru a vă oferi o posibilă soluție.

Puteți citi mai multe despre Solver aici.

Întrebări Excel VBA

Mai jos sunt câteva întrebări obișnuite despre interviu Excel despre VBA pe care vi le-ați putea pune într-un interviu (faceți clic pe întrebare pentru a vedea răspunsul).

Ce este VBA?

VBA înseamnă Visual Basic pentru aplicații. Este limbajul de programare pe care îl puteți utiliza pentru a automatiza sarcinile în Excel.

Care sunt avantajele utilizării VBA în Excel?

În timp ce Excel are o mulțime de caracteristici și funcționalități uimitoare, este posibil să nu aibă tot ce aveți nevoie.

VBA vă permite să îmbunătățiți capacitatea Excel prin crearea de coduri care pot automatiza sarcinile în Excel. Mai jos sunt câteva dintre lucrurile pe care le puteți face acest VBA:

• Automatizați un set de sarcini și economisiți timp.
• Creați-vă propriile funcții Excel (în cazul în care funcțiile existente nu sunt suficiente).
• Creați și partajați codurile dvs. cu alte persoane, astfel încât acestea să poată automatiza sarcinile și să economisească timp.
• Creați aplicații personalizate.

Ce este o macro în Excel?

O macro este un set de instrucțiuni scrise în limbajul VBA pe care Excel le poate înțelege și executa. O macro poate fi la fel de simplă ca o singură linie sau poate avea o lungime de mii de linii.

În multe cazuri, oamenii au tendința de a utiliza codul VBA și macro în mod interschimbabil.

Cum puteți înregistra o macro în Excel?

Chiar dacă nu știți nimic despre VBA, puteți crea în continuare câteva macrocomenzi și vă puteți automatiza munca.

Puteți face acest lucru înregistrând o macro.

Când înregistrați o macrocomandă, Excel urmărește îndeaproape pașii pe care îi faceți și o notează într-o limbă pe care o înțelege - care este VBA.

Acum, când opriți înregistrarea, salvați macrocomanda și o rulați, Excel pur și simplu revine la codul VBA pe care l-a generat și urmează exact aceiași pași.

Aceasta înseamnă că, chiar dacă nu știți nimic despre VBA, puteți automatiza unele sarcini doar lăsând Excel să înregistreze pașii dvs. o singură dată și apoi să le reutilizați mai târziu.

Puteți înregistra o macro utilizând opțiunea Înregistrare macro care este disponibilă în fila Dezvoltator din panglică.

După ce înregistrați macrocomanda, Excel o stochează cu numele pe care îl specificați și apoi îl puteți reutiliza cu ușurință de câte ori doriți.

Puteți citi mai multe despre înregistrarea unei macro aici.

Care sunt limitările înregistrării unei macrocomenzi în Excel?

În timp ce înregistrarea unei macro este o modalitate excelentă de a genera rapid cod, are următoarele limitări:

• Nu puteți executa un cod fără a selecta obiectul. Dacă doriți ca înregistratorul macro să meargă la următoarea foaie de lucru și să evidențieze toate celulele umplute în coloana A, fără a părăsi foaia de lucru curentă, atunci nu va putea face acest lucru. Pentru că, dacă îți cer să faci asta, nici tu nu vei putea face asta (fără a părăsi foaia curentă). Și dacă nu o puteți face singur, cum vă va înregistra macro recorderul acțiunile dvs. În astfel de cazuri, trebuie să mergeți manual și să creați / editați codul.
• Nu puteți crea o funcție personalizată cu un macro recorder. Cu VBA, puteți crea funcții personalizate pe care le puteți utiliza în foaia de lucru ca funcții obișnuite. Puteți crea acest lucru scriind manual codul.
• Nu puteți rula coduri bazate pe Evenimente. În VBA puteți utiliza multe evenimente - cum ar fi deschiderea unui registru de lucru, adăugarea unei foi de lucru, dublu clic pe o celulă, etc, pentru a rula un cod asociat cu acel eveniment. Nu puteți utiliza un înregistrator macro pentru a face acest lucru.
• Nu puteți crea bucle cu un macro recorder. Când introduceți manual codul, puteți utiliza puterea buclelor în VBA (cum ar fi Pentru Următorul, Pentru Fiecare Următor, Faceți În timp, Faceți până). Dar nu puteți face acest lucru atunci când înregistrați o macro.
• Nu puteți analiza condițiile: Puteți verifica condițiile din cod folosind macro recorder. Dacă scrieți manual un cod VBA, puteți utiliza instrucțiunile IF Then Else pentru a analiza o condiție și a rula un cod dacă este adevărat (sau un alt cod dacă este fals).

Ce este un UDF în Excel VBA?

Un UDF este o funcție definită de utilizator în VBA. Acestea sunt numite și funcții personalizate.

Cu VBA, puteți crea o Funcție personalizată (UDF) care poate fi utilizată în foile de lucru la fel ca funcțiile obișnuite.

Acestea sunt utile atunci când funcțiile Excel existente nu sunt suficiente. În astfel de cazuri, puteți crea propriile UDF-uri personalizate pentru a satisface nevoile dvs. specifice.

Puteți citi mai multe despre funcțiile definite de utilizator aici.

Ce sunt evenimentele în VBA?

În Excel VBA, un eveniment este o acțiune care poate declanșa executarea macro-ului specificat.

De exemplu, atunci când deschideți un nou registru de lucru, acesta este un eveniment. Când inserați o foaie de lucru nouă, este un eveniment. Când dai dublu clic pe o celulă, este un eveniment.

Există multe astfel de evenimente în VBA și puteți crea coduri pentru aceste evenimente. Aceasta înseamnă că de îndată ce apare un eveniment și dacă ați specificat un cod pentru acel eveniment, acel cod ar fi executat instantaneu.

Excel face acest lucru automat de îndată ce observă că a avut loc un eveniment. Deci, trebuie doar să scrieți codul și să îl plasați în subrutina corectă de evenimente.

Puteți citi mai multe despre evenimentele Excel VBA aici.

Care sunt unele dintre buclele utile din VBA?

Există următoarele bucle în Excel VBA:

• Pentru Next Loop
• Faceți în timp ce buclați
• Fă până la buclă
• Pentru fiecare buclă următoare

Puteți citi mai multe despre buclele VBA Excel aici.

Care sunt diferitele moduri de a rula o macro în Excel?

Puteți utiliza următoarele modalități de a rula o macro în Excel:

• Atribuiți macro-ul unei forme
• Atribuiți macro-ul unui buton
• Rulați o macro din panglică (fila Dezvoltator)
• Rulați o macro din Editorul VB
• Rulați o macro utilizând o comandă rapidă de la tastatură
• Apelați o macro dintr-o altă macro

Puteți citi mai multe despre rularea unei macrocomenzi aici.

Ce sunt UserForms?

Un UserForm este o casetă de dialog pe care o puteți proiecta și construi în Excel VBA.

Odată create, acestea pot fi utilizate în mai multe moduri în zona foii de lucru Excel:

• Îl puteți folosi pentru a obține informații de la utilizator.
• Puteți crea un formular și înregistra intrările în Excel.
• Puteți adăuga butoane în UserForm și puteți da opțiuni utilizatorului. De asemenea, puteți codifica aceste butoane astfel încât de fiecare dată când un utilizator face clic pe un buton, se execută o anumită macro.

Ce sunt suplimentele?

Un supliment este un fișier pe care îl puteți încărca cu Excel la pornire.

Când creați un program de completare și îl instalați în Excel, acesta se deschide ori de câte ori se deschide aplicația Excel. Puteți avea multe macrocomenzi diferite într-un program de completare și ori de câte ori deschideți Excel, aceste coduri sunt disponibile pentru utilizare.

Acest lucru este util deoarece puteți crea un supliment și devine disponibil pentru toate registrele de lucru. Deci, dacă există unele sarcini pe care trebuie să le faceți des, le puteți automatiza scriind o macro și apoi salvându-le ca suplimente. Acum, indiferent de ce Excel deschideți, puteți utiliza macro-ul.

Un alt avantaj al programului de completare este că puteți partaja fișierul de completare și cu alții. Tot ce trebuie să facă este să îl instaleze o singură dată și vor avea la dispoziție aceleași macrocomenzi

Puteți citi mai multe despre crearea unui supliment aici.

Întrebări despre tabloul de bord Excel

Mai jos sunt câteva întrebări obișnuite ale interviului Excel despre tablourile de bord pe care vi le-ați putea pune într-un interviu (faceți clic pe întrebare pentru a vedea răspunsul).

Care este diferența dintre un tablou de bord și un raport?

Un raport este menit să furnizeze date relevante. Ar putea fi un raport care conține toate datele sau poate avea, de asemenea, câteva diagrame / vizualizări. Exemple de rapoarte pot fi datele tranzacțiilor de vânzare sau datele sondajului angajaților.

Un tablou de bord este destinat să răspundă la întrebări folosind datele. Ar putea fi pentru a arăta ce regiuni au performanțe mai bune în vânzări sau care domenii sunt în urmă în ceea ce privește feedback-ul angajaților. Aceste tablouri de bord ar putea fi statice sau interactive (unde utilizatorul poate face selecții și modifica vizualizări, iar datele s-ar actualiza dinamic).

Puteți citi mai multe despre tablourile de bord Excel aici.

Care sunt câteva dintre întrebările pe care ar trebui să le adresați unui client / părților interesate înainte de a crea un tablou de bord?

În timp ce întrebările ar depinde de la caz la caz, există câteva întrebări la nivel înalt pe care ar trebui să le puneți atunci când creați un tablou de bord în Excel.

• Care este scopul tabloului de bord?
• Care sunt sursele de date?
• Cine va folosi acest tablou de bord Excel?
• Cât de des trebuie actualizat tabloul de bord Excel?
• Ce versiune de Office folosește clientul / părțile interesate?

Pot fi multe astfel de întrebări. Aici intenția este de a fi clari cu privire la ce trebuie să fie tabloul de bord și la ce scop servește.

Care sunt unele controale interactive pe care le puteți utiliza în tablourile de bord?

Excel are o serie de instrumente interactive care pot fi utilizate într-un tablou de bord:

• Liste derulante
• Casete de selectare
• Barele de derulare
• Butoane radio

În afară de aceste instrumente interactive obișnuite, puteți utiliza și VBA pentru a adăuga mai multe funcționalități la tabloul de bord.

Care sunt câteva tipuri utile de diagrame pe care le puteți utiliza într-un tablou de bord?

Una dintre necesități atunci când creați un tablou de bord este să afișați date relevante cu imagini vizuale. Diagramele care pot spune o poveste bună și pot prezenta informații relevante sunt mai potrivite pentru tabloul de bord.

Deoarece este de așteptat ca un tablou de bord să se încadreze într-un singur ecran, există spațiu limitat pentru date și imagini. În astfel de cazuri, diagramele de combinații sunt utile.

Următoarele diagrame pot fi utile la crearea unui tablou de bord:

• Diagramele combinate
• Diagramele Scatter
• Bullet Chart
• Diagrama cascadei
• Hărți de căldură

Care sunt unele dintre cele mai bune practici la crearea unui tablou de bord în Excel?

Iată câteva dintre cele mai bune practici la crearea tabloului de bord în Excel:

• Convertiți datele tabulare în tabele Excel: Crearea tablourilor de bord folosind un tabel Excel ca sursă de date este mult mai ușoară. Dacă nu aveți motive extrem de puternice împotriva acestuia, convertiți întotdeauna datele back-end într-un tabel Excel.
• Numerotarea diagramelor / secțiunii: Acest lucru vă ajută atunci când prezentați tabloul de bord și faceți referire la diferite diagrame / tabele. Este mai ușor să solicitați oamenilor să se concentreze pe graficul cu numărul 2, în loc să spună graficul cu linii sau graficul cu bare din partea stângă sus.
• Limitați mișcarea în zona de bord: Deși o foaie de lucru Excel este imensă, este mai bine să eliminați toate rândurile / coloanele, cu excepția celor care au tabloul de bord.
• Înghețați rândurile / coloana importante: În cazul în care doriți ca unele rânduri / coloane să fie întotdeauna vizibile, le puteți îngheța.
• Faceți forme / diagrame lipite: Un utilizator poate ajunge să schimbe lățimea rândului / coloanei. Nu doriți ca formele și diagramele să fie aliniate greșit și să se deplaseze de la locul lor original. Deci, este mai bine să-i faci să rămână la poziția lor.
• Furnizați un Ghid de utilizare: Este o idee bună să includeți o foaie separată care să conțină detalii despre modul de utilizare a tabloului de bord. Acest lucru devine mai util atunci când aveți controale interactive în tabloul de bord.
• Economisiți spațiu cu diagrame combinate: Deoarece există un spațiu limitat într-un tablou de bord (deoarece trebuie să îl încadrați într-un singur ecran), utilizarea diagramelor combinate vă poate economisi spațiu.
• Utilizați simboluri și formatare condiționată: Puteți face tabloul de bord mai vizual și mai ușor de citit utilizând simboluri și formatare condiționată. De exemplu, este mai ușor să vedeți cea mai mică valoare dintr-un tabel atunci când este evidențiată în roșu, în loc să parcurgeți toate valorile una câte una.
• Utilizați culorile cu înțelepciune pentru a arăta contrastul: Când doriți să evidențiați un punct de date dintr-un tabel sau o bară din diagramă, este mai bine să îl faceți să iasă în evidență, evidențiindu-l cu o culoare atrăgătoare.

Alte întrebări Excel

Acestea sunt întrebările pe care nu le-aș putea încadra în niciuna dintre categoriile de mai sus. Așa că pun toate acestea împreună aici (faceți clic pe întrebare pentru a vedea răspunsul).

Ce este un tabel Excel?

Un tabel Excel este o caracteristică în Excel. Nu este același lucru cu datele tabulare.

Când convertiți datele tabulare într-un tabel Excel, există câteva caracteristici suplimentare care se adaugă la acesta, care pot fi cu adevărat utile.

Conform site-ului de ajutor Microsoft - „Un tabel conține de obicei date conexe într-o serie de rânduri și coloane ale foilor de lucru care au fost formatate ca tabel. Utilizând caracteristicile tabelului, puteți gestiona apoi datele din rândurile și coloanele tabelului independent de datele din alte rânduri și coloane din foaia de lucru. ”

Puteți citi mai multe despre tabelele Excel aici.

Care sunt avantajele utilizării tabelului Excel?

Când convertiți datele tabulare în tabel Excel, următoarele caracteristici sunt adăugate automat la date:

• Puteți utiliza pictograma filtrului de pe fiecare antet de coloană pentru a sorta și filtra datele.
• Puteți aplica cu ușurință stiluri unui tabel și îl puteți formata. Există o mulțime de stiluri încorporate disponibile pe care le puteți utiliza cu un singur clic.
• Puteți utiliza numele tabelului și numele coloanelor în loc de referințe de celule în formule.
• Când adăugați un nou rând / coloană la datele tabulare, tabelul Excel se extinde automat pentru a acoperi noul rând / coloană ca parte a acestuia. Și din moment ce puteți utiliza numele tabelelor / coloanelor în formule, nu trebuie să mergeți și să actualizați formulele atunci când sunt adăugate rânduri / coloane noi. Tabelul Excel contabilizează automat acest lucru.

Ce sunt referințele structurate?

Când utilizați un tabel Excel, nu este necesar să utilizați referințele celulei. În schimb, puteți utiliza numele tabelului sau numele coloanelor. Aceste referințe se numesc referințe structurate.

Care sunt formatele de fișiere utilizate în mod obișnuit în care poate fi salvat un fișier Excel?

Există o mulțime de formate de fișiere în care vă puteți salva registrul de lucru Excel. Unele utilizate în mod obișnuit sunt:

• .XLS
• .XLSX
• .XLSM (când fișierul are macrocomenzi)
• .CSV
• .XLB (format binar)
• .XLA (pentru programe de completare)
• .PDF

Cum se reduce dimensiunea unui fișier Excel?

Există multe modalități prin care puteți reduce dimensiunea fișierului unui registru de lucru Excel:

• Ștergeți datele neutilizate
• Ștergeți foile de lucru neutilizate
• Eliminați imaginile sau comprimați aceste imagini
• Eliminați formatarea inutilă
• Eliminați tabelele pivot de care nu aveți nevoie. Acest lucru va ajuta, de asemenea, să ștergeți memoria cache pivot.
• Salvați fișierul în format .XLSB

Citeste mai mult: 8 moduri de a reduce dimensiunea fișierului în Excel

Ce pași puteți face pentru a gestiona registrele de lucru Excel lent?

Puteți utiliza următoarele tehnici pentru a gestiona registrele de lucru Excel lent:

• Evitați funcțiile volatile precum INDIRECT, OFFSET etc.
• Utilizați coloane de ajutor în locul formulei matrice
• Folosiți formatarea condiționată numai atunci când este absolut necesar (deoarece este și volatil).
• Utilizați tabele Excel și game numite.
• Convertiți formulele neutilizate în valori.
• Păstrați toate datele de referință într-o singură foaie.
• Evitați utilizarea întregului rând / coloană în referințe.
• Utilizați modul de calcul manual.

Puteți citi mai multe despre cum să gestionați registrul de lucru Excel lent aici.

Câte rânduri și coloane există într-o foaie de lucru Excel?

O foaie Excel (2007 și versiunile ulterioare) are:

• 16.384 coloane
• 1.048.576 rânduri

Cum se adaugă / se șterg rânduri în Excel?

Pentru a adăuga rânduri noi, faceți clic dreapta pe orice celulă în care doriți să inserați rândul și faceți clic pe opțiunea Insert. Aceasta va deschide o casetă de dialog pe care o puteți utiliza pentru a insera rânduri noi.

În mod similar, pentru a șterge celule / rânduri / coloane, selectați-le, faceți clic dreapta și selectați Ștergeți.

Cum puteți mări sau micșora în Excel?

Există butoane de mărire și micșorare în bara de stare din Excel. Puteți face clic pe semnul plus pentru a mări și pe semnul minus pentru a micșora.

De asemenea, puteți ține apăsată tasta de control și apoi utilizați rotița de derulare a mouse-ului pentru a mări și a micșora.

De asemenea, în fila Vizualizare, există opțiunea de a mări și micșora în Excel.

Cum se protejează o foaie în Excel?

Puteți proteja o foaie făcând clic pe fila Revizuire și apoi făcând clic pe opțiunea Protejați foaia.

Aceasta deschide o casetă de dialog în care puteți seta o parolă. Dacă nu doriți să setați o parolă, o puteți lăsa necompletată.

Ce se numesc intervale? Care sunt beneficiile sale?

Un interval numit este o caracteristică în Excel care vă permite să dați un nume unei celule sau unei game de celule. Acum puteți utiliza acest nume în loc să utilizați referințele de celulă.

Folosirea unei game denumite face mai ușor atunci când lucrați cu formule. Acest lucru devine deosebit de util atunci când trebuie să creați formule care utilizează date din mai multe foi. În astfel de cazuri, puteți crea intervale denumite și apoi le puteți utiliza în locul referințelor de celulă.

Puteți da nume descriptive acestor intervale denumite - ceea ce facilitează, de asemenea, citirea și înțelegerea formulei.De exemplu, puteți utiliza = SUM (SALES) în loc de = SUM (C2: C11), care vă va spune instantaneu despre ce este formulă.

Puteți citi mai multe despre Named Ranges aici.

Puteți face rândurile / coloanele antetului să rămână și să fie vizibile atunci când derulați?

Când lucrați cu seturi de date mari, când derulați în jos sau în dreapta, rândurile și coloanele antetului dispar. Uneori, acest lucru face dificilă înțelegerea despre ce este vorba despre un punct de date.

Folosind opțiunea Blocare panouri în Excel, puteți face rândurile / coloanele de antet să fie vizibile atunci când derulați până la punctele de date îndepărtate.

Opțiunile de înghețare a panourilor sunt disponibile în fila Vizualizare din panglica Excel.

Puteți citi mai multe despre panourile de înghețare Excel aici.

Cum ați identifica celulele care au comentarii?

Celulele care au adăugat un comentariu sunt marcate de un mic triunghi roșu în partea dreaptă sus a celulei. Când plasați cursorul peste celulă, comentariile devin vizibile.

Cum ați salva o foaie de lucru Excel ca PDF?

Pentru a salva o foaie de lucru ca document PDF, puteți specifica tipul de fișier ca PDF atunci când salvați fișierul.

Pentru a face acest lucru, faceți clic pe fila Fișier și apoi faceți clic pe Salvare ca.

În caseta de dialog Salvare ca, selectați locația în care doriți să salvați fișierul și utilizați meniul derulant tip Salvare ca pentru a selecta PDF. Aceasta va salva întreaga foaie de lucru ca document PDF.

Cum se creează un hyperlink în Excel?

Pentru a crea un hyperlink, selectați celula în care doriți hyperlinkul și utilizați comanda rapidă de la tastatură Control K (țineți apăsată tasta de control și apăsați tasta K).

Aceasta va deschide caseta de dialog Insert Hyperlink în care puteți specifica adresa URL.

De asemenea, puteți obține opțiunea de a adăuga hyperlinkul când faceți clic dreapta pe celulă.

Când ați lua în considerare trecerea de la calculul automat la calculul manual în Excel?

Deși, în majoritatea cazurilor, modul de calcul automat este calea de urmat, în cazul în care aveți un fișier de formulare grea, în care recalcularea durează mult timp de fiecare dată când schimbați ceva în foaie, atunci puteți trece la calculul manual.

După ce ați trecut la calculul manual, trebuie să reîmprospătați de fiecare dată când doriți să recalculați foaia.

Ce este Flash Fill?

Flash Fill este un instrument uimitor care a fost adăugat în Excel 2013 și este disponibil în toate versiunile după aceea.

Puteți utiliza Flash Fill in Excel pentru a facilita introducerea datelor. Este un instrument inteligent care încearcă să identifice tiparele bazate pe introducerea datelor dvs. și face asta pentru dvs.

Câteva exemple simple de utilizare a Flash Fill ar putea fi obținerea prenumelui din numele complet, obținerea inițialelor numelui, formatarea numerelor de telefon etc.

Puteți citi mai multe despre Flash Fill aici.

Ce este un mâner de umplere?

Mânerul de umplere este un instrument pe care îl puteți utiliza pentru completarea automată a listelor în Excel. De exemplu, dacă trebuie să introduceți numerele de la 1 la 20 în celula A1: A20, în loc să introduceți manual fiecare număr, puteți pur și simplu să introduceți primele două numere și să utilizați mânerul de umplere pentru a face restul.

Mânerul de umplere este pătratul mic pe care l-ați vedea când selectați două sau mai mult de două celule în Excel.

Când plasați cursorul pe mânerul de umplere, cursorul se transformă într-o pictogramă plus. Acum puteți ține apăsată tasta stânga a mouse-ului și trageți-o pentru a adăuga mai multe numere în serie.

Ce sunt caracterele wildcard în Excel?

Există trei caractere wildcard în Excel:

• * (asterisc) - Reprezintă orice număr de caractere. De exemplu, Ex * ar putea însemna Excel, Excel, Exemplu, Expert etc.
• ? (semn de întrebare) - Reprezintă un singur caracter. De exemplu, Gl? Ss ar putea fi Glass sau Gloss.
• ~ (tilde) - Este folosit pentru a identifica un caracter wildcard (~, *,?) în text. De exemplu, să presupunem că doriți să găsiți expresia exactă Excel * într-o listă. Dacă utilizați Excel * ca șir de căutare, acesta vă va oferi orice cuvânt care are Excel la început, urmat de orice număr de caractere (cum ar fi Excel, Excel, Excelent). Pentru a căuta în mod special excel *, trebuie să folosim ~. Deci șirul nostru de căutare ar fi excel ~ *. Aici, prezența lui ~ asigură că Excel citește următorul caracter așa cum este, și nu ca un wildcard.

Caracterele wildcard sunt utile atunci când doriți să le utilizați în formule sau în timp ce filtrați date.

Puteți citi mai multe despre caracterele wildcard aici.

Ce este o zonă de imprimare și cum o puteți seta în Excel?

O zonă de imprimare este o gamă de celule (contigue sau necontigue) pe care le desemnați să imprime ori de câte ori imprimați foaia de lucru respectivă. De exemplu, în loc să tipăresc întreaga foaie de lucru, dacă vreau doar să imprim primele 10 rânduri, pot seta primele 10 rânduri ca zonă de imprimare.

Pentru a seta zona de imprimare în Excel:

• Selectați celulele pentru care doriți să setați zona de imprimare.
• Faceți clic pe fila Aspect pagină.
• Faceți clic pe Zona de imprimare.
• Faceți clic pe Setare zonă de imprimare.

Puteți citi mai multe despre zona de imprimare aici.

Cum puteți introduce numerele de pagină în Excel?

Puteți insera numere de pagină utilizând caseta de dialog Setare pagină.

Iată pașii pentru a face acest lucru:

• Faceți clic pe fila Aspect pagină,
• În categoria Configurare pagină, faceți clic pe pictograma de lansare a casetei de dialog (care este pictograma săgeată mică înclinată din partea dreaptă jos a grupului).
• În caseta de dialog Configurare pagină, faceți clic pe fila Antet / subsol.
• Selectați formatul Număr de pagină din meniul derulant subsol.

Puteți citi mai multe despre numerele de pagină în Excel aici.

În timp ce am încercat să păstrez acest ghid „Întrebări și răspunsuri la interviuri Excel” fără erori, în cazul în care găsiți erori în oricare dintre întrebări, vă rugăm să ne anunțați în zona de comentarii.