24 de trucuri Excel pe care ți le doreai să știi ieri

Excel ne-a ușurat viața în atât de multe moduri. Cu toate acestea, există unele probleme Excel care continuă să ne piardă timpul și să creștem nivelurile de frustrare. Acestea sunt mici probleme care pot fi rezolvate în câteva secunde, dar să nu știți modul corect de a face acest lucru poate costa mult timp.

24 trucuri Excel pentru munca de zi cu zi

În această postare de blog, permiteți-mi să vă dezvăluie 24 de trucuri Excel care vă vor economisi mult timp și energie. Dacă lucrezi cu Excel, mai devreme sau mai târziu vei avea probleme cu ceva care pare imposibil.

Iată câteva remedieri rapide care o vor face posibilă.

Truc Excel # 1 - Formule de copiere-lipire fără modificarea referințelor

Se intampla tot timpul. Încercați să copiați o celulă cu o formulă într-o altă celulă și totul se amestecă. Acest lucru se întâmplă deoarece referințele se schimbă atunci când copiați într-o altă locație (cu excepția cazului în care, desigur, sunteți strict și remediați toate referințele).

Iată soluția rapidă:

1. Selectați celulele pe care doriți să le copiați.
2. Accesați Acasă -> Număr. În meniul derulant Format numeric, selectați Text. Aceasta va schimba formatul celulei la Text.
3. Apăsați F2 pentru a intra în modul de editare. Acum țineți apăsată tasta Control și apăsați Enter.
4. Copiați celulele.
5. Mergeți la celula de destinație și lipiți.
6. Schimbați formatul din text în general.
7. Apăsați F2 și apăsați Control + Enter.
8. Și ai terminat !!.

Iată o altă metodă excelentă de către MVP Excel Tom Urtis (folosind Găsire și înlocuire) [credit către Dave Bruns de la ExcelJet pentru că mi-a arătat această metodă]

Truc Excel # 2 - mânerul de umplere nu apare

Văd atât de mulți oameni care se confruntă cu această problemă. Mânerul de umplere pur și simplu nu apare pentru lucru.

Iată soluția:

1. Accesați Fișier -> Opțiuni.
2. În caseta de dialog Opțiuni, selectați Avansat.
3. Bifați opțiunea „Activați mânerul de umplere și glisați și fixați celula”.

Truc Excel # 3 - Număr ca text

Sunt blocat de asta de multe ori. Numerele sunt formatate ca text și nu funcționează bine în formule.

Iată o soluție rapidă:

• Adăugați 0 la celulă. Acest lucru va păstra numărul intact și poate fi utilizat în formule.

Mulți oameni folosesc apostroful (‘) înainte de număr pentru a face numere ca text. Acest truc Excel ar funcționa și în acest caz.

Truc Excel # 4 - Trebuie să convertiți formule în valori

Acesta este unul ușor. Dacă aveți formule care trebuie convertite în valori, iată pașii:

1. Copiați celulele.
2. Faceți clic dreapta și selectați Lipire specială.
3. În caseta de dialog Lipire specială, selectați Valori (Comandă rapidă de la tastatură - Alt + E + S + V).
4. Faceți clic pe OK.

Vezi si: Aflați mai multe despre Lipirea comenzilor rapide speciale.

Truc Excel # 5 - Cursor blocat - Nu este capabil să schimbe celula activă cu tastele săgeată

Prima dată când mi s-a întâmplat acest lucru, am închis registrul Excel și am repornit sistemul. Desigur, problema poate fi rezolvată cu ușurință fără a reporni.

Problema, în acest caz, este că ați activat accidental Scroll Lock.

Opriți-l și începeți.

Truc Excel # 6 - VLOOKUP / MATCH nu funcționează nici atunci când există un meci

Puteți vedea că cele 2 valori se potrivesc perfect, dar formula VLOOKUP sau MATCH ar spune în continuare că nu există potrivire.

Argghhhhh …

Spațiile suplimentare sunt vinovații aici. Dacă textul are spații de început sau de final (sau mai multe spații între cuvinte), excel nu l-ar considera ca o potrivire exactă, iar formula dvs. ar produce rezultate neașteptate.

În jurul valorii de - utilizați TUNDE funcţie. Elimină orice spațiu principal și final și orice spațiu suplimentar între cuvinte.

Vezi si: O mulțime de probleme pot fi rezolvate dacă știți cum să vă curățați datele în Excel.

Truc Excel # 7 - Doriți să ascundeți textul în celule

Uneori poate fi necesar să ascundeți textul / numerele într-o celulă, astfel încât utilizatorul să nu o poată vedea.

Există 2 moduri de a face acest lucru:

• Cel bun: Faceți culoarea fontului textului alb (sau orice culoare este fundalul).
• Cea mai bună: Selectați celula și apăsați Control + 1. Aceasta deschide caseta de dialog Formatare celule. În fila numerică, selectați Personalizat și tastați formatul ;;;

Truc Excel # 8 - Trebuie să copiați numai celulele vizibile

• Întrebare: Ce se întâmplă când copiați o gamă de celule care are rânduri / coloane ascunse și o lipiți undeva?
• Răspuns: Toate valorile celulei (Vizibil + Ascuns) sunt copiate și lipite.
• Îngrijorare: Nu vreau să copiez valorile celulei ascunse.
• Soluţie: Selectați celulele și apăsați Alt +; (aceasta selectează numai celulele vizibile). Acum lipiți oriunde și numai celulele vizibile sunt lipite.

Truc Excel # 9 - Selectați toate celulele goale dintr-o singură încercare

Import adesea date din diverse baze de date. O mulțime de celule din aceste date sunt goale, unde trebuie să introduc un 0 sau N / A. O modalitate rapidă de a selecta toate celulele goale:

1. Selectați toate celulele din interval.
2. Accesați Acasă -> Editare -> Găsiți și selectați -> Accesați Special.
3. Selectați Blanks în caseta Mergi la dialog special.
4. Faceți clic pe OK.

Aceasta va selecta toate celulele goale. Pentru a introduce 0 în toate celulele, tastați 0 (aceasta va introduce valoarea în celula activă) și apăsați Control + Enter.

Truc Excel # 10 - Trebuie să eliminați pauzele de linie din text

Dacă aveți o mulțime de întreruperi de linie și doriți să eliminați aceste întreruperi de linie, efectuarea manuală va dura mult timp.

Ar fi păcat dacă trebuie să faceți acest lucru manual.

Încercați această soluție rapidă:

1. Selectați datele
2. Accesați Acasă -> Găsiți și selectați -> Înlocuiți (Comandă rapidă de la tastatură - Control + H)
3. În caseta de dialog Găsiți și înlocuiți:
   • Găsiți ce: apăsați Control + J (este posibil să nu vedeți nimic, cu excepția unui punct intermitent)
   • Înlocuiți cu: caracterul barei spațiale (atingeți bara spațială o dată)
4. Faceți clic pe Înlocuire totală (asigurați-vă că opțiunea Word Wrap este activată)

https://www.youtube.com/watch?v=zj_OTwwt7Tg

Vezi si: Citiți mai multe despre lucruri uimitoare pe care Găsiți și înlocuiți le pot face pentru dvs.

Truc Excel # 11 - Sortarea nu funcționează atunci când celulele sunt combinate

Desigur, nu.

Nu a fost făcut așa. Dar asta nu înseamnă că nu poți avea ceea ce vrei. Iată un înlocuitor pentru Fuzionare și Centru și se numește Centru de selecție.

Iată modul corect de îmbinare a celulelor în Excel:

1. Selectați celulele pe care doriți să le îmbinați (numai coloane. Pentru rânduri, continuați și utilizați îmbinare și centru).
2. Apăsați Control + 1 pentru a deschide caseta de dialog Formatare celule.
3. Accesați fila Alignment.
4. În meniul derulant Orizontală, selectați Centrare peste selecție.
5. Faceți clic pe OK.

Acum aveți ceva care arată la fel și funcționează excelent cu Sortare.

Truc Excel # 12 - Datele au duplicate

Puteți face 2 lucruri cu date duplicate - Evidențiați-l sau Sterge-l

• Evidențiați datele duplicate: Selectați datele și accesați Acasă -> Formatare condiționată -> Evidențiați regulile celulelor -> Valori duplicate.
  • Specificați formatarea și toate valorile duplicate sunt evidențiate.
• Ștergeți duplicatele din date: Selectați datele și Accesați Date -> Eliminați duplicatele.
  • Selectați dacă datele dvs. au anteturi, apoi selectați coloana și faceți clic pe OK. Aceasta elimină duplicatele din listă. Dacă doriți ca lista originală să fie intactă, copiați-lipiți datele în altă locație și apoi faceți acest lucru.

Legate de: Ghidul final pentru găsirea și eliminarea duplicatelor în Excel

Truc Excel # 13 - Trebuie să verificați erorile de ortografie

Apăsați F7 pentru a rula verificarea ortografică.

Iată un tutorial detaliat despre utilizarea verificării ortografice în Excel.

Truc Excel # 14 - Derularea în jos pe seturile mari de date ascunde titlurile coloanei

Există 2 moduri de a rezolva acest lucru.

• Utilizați caracteristica tabelului Excel: Utilizarea funcției Tabel Excel vă asigură că atunci când derulați în jos, antetele sunt întotdeauna vizibile. Ca o bună practică, tabelul Excel ar trebui să fie întotdeauna utilizat cu date tabulare, deoarece are o caracteristică foarte puternică și utilă. Aflați mai multe despre tabelele Excel
• Utilizarea opțiunilor de panouri gratuite: Dacă doriți ca mai mult decât antetul să fie vizibil (să spunem în cazul unei sub-titluri sau valori precum total, mediu la început), utilizați caracteristica Excel Freeze Pane. Pentru a face acest lucru:
  • Selectați întregul rând deasupra căruia doriți să înghețați rândurile (sau celula din stânga din acel rând)
  • Accesați Vizualizare -> Blocare panouri -> Blocare panouri
    Acest lucru vă va permite să vedeți întotdeauna rândurile fixe atunci când derulați în jos.

Truc Excel # 15 - Timp de pierdere Derulând înapoi și înainte în seturi de date mari

Dacă lucrați cu seturi de date uriașe și trebuie să derulați în sus și în jos (sau la dreapta și la stânga) pentru a face referire la unele puncte de date, există o modalitate prin care puteți economisi mult timp și derulați - utilizând Split Window caracteristică.

Această caracteristică vă poate împărți fereastra în două sau patru părți, iar fiecare parte are propria sa derulare activată. Deci, dacă trebuie să faceți referire la datele din coloana CZ, în timp ce lucrați în coloana A, atunci această caracteristică este perfectă pentru dvs.

1. Accesați Vizualizare -> Fereastră -> Împărțire.

Aceasta împarte foaia de lucru în patru părți. Fiecare piesă poate fi controlată de o bară de defilare suplimentară (verticală și orizontală). Dacă doriți doar o împărțire verticală, trageți linia de împărțire orizontală în partea de jos (și va dispărea).

Truc Excel # 16 - Formula de depanare

A ratat o virgulă, o referință greșită, un argument lipsă, o poziție paranteză greșită și așa mai departe … Ar putea exista sute de motive pentru un rezultat greșit printr-o formulă.

Depanarea unei formule poate fi dureroasă, mai ales dacă a fost creată de altcineva. Iată o modalitate de ao face ușor și simplu. Pentru a depana o formulă:

1. Selectați celula care are formula.
2. Accesați Formule -> Audit formulă -> Evaluați formula (Comandă rapidă de la tastatură Alt + TUF).
3. Faceți clic pe Evaluare pentru a vedea pașii în care formula este evaluată de Excel.

Doriți să depanați o parte dintr-o formulă - Iată un alt mod de a utiliza tasta F9

Truc Excel # 17 - Excel introduce referințe celulare în timp ce editați o formulă

Aceasta este de departe una dintre cele mai iritante probleme Excel prin care trec aproape zilnic. Imaginați-vă că aveți o formulă uriașă, apăsați F2 pentru a edita formula (într-o celulă sau formatare condiționată sau interval denumit) și, de îndată ce apăsați tasta stângă pentru a edita o parte din ea, Excel introduce câteva referințe de celule nedorite. Excel face asta uneori, deoarece nu știe că vă aflați în modul de editare. Puteți vedea modul curent în partea stângă jos a ecranului.

Drumul în jur este simplu, apăsați F2 o dată pentru a intra în modul de editare și acum puteți rula liber în formula dvs.

Truc Excel # 18 - Prea multe intervale denumite (nu vă amintiți numele)

Folosesc foarte mult Named Ranges. Are multe avantaje și este ușor de utilizat. Dar dacă sunt prea multe game numite ?? Trebuie să vă întoarceți din nou și din nou la managerul de nume pentru a obține numele?

NU!!

Pur și simplu utilizați comanda rapidă F3. Acesta va afișa numele tuturor intervalelor denumite în registrul dvs. de lucru. Doar faceți dublu clic pe cel pe care doriți să îl utilizați și acesta va fi lipit (în formulă dacă faceți unul sau în foaie)

Întrebare pentru tine? Ce se întâmplă dacă aveți multe game denumite și micșorați zoom-ul sub 40%? Voi lăsa asta pentru ca tu să-ți dai seama.

Truc Excel # 19 - Eroare de eroare peste tot

O eroare este o pată urâtă pe foaia de calcul. Dar uneori, erorile sunt răul necesar. Este posibil să doriți ca formula dvs. să returneze o eroare (să spunem când nu se găsește o valoare de căutare în VLOOKUP). Dar nu trebuie să treci prin dificultățile de a te uita la unul. Pur și simplu utilizați IFERROR.

IFERROR nu ar funcționa pentru versiunea Excel 2003 și versiunile anterioare. În acest caz, utilizați o combinație de IF și ISERROR.

Truc Excel # 20 - Trebuie să ștergeți rapid toate comentariile

Reutilizez deseori șabloanele care au comentarii. Pentru a elimina toate comentariile este una dintre operațiile de foaie de lucru pe care le fac de fiecare dată când o iau de la capăt. Iată o modalitate rapidă de a selecta toate comentariile dintr-o dată și de a le șterge pe toate:

1. Selectați toate celulele.
2. Accesați Acasă -> Editare -> Găsiți și selectați -> Accesați Special.
3. Selectați Comentarii în caseta Mergi la dialog special.
4. Faceți clic pe OK.

Aceasta va selecta toate celulele care au comentarii în ea. Acum mergeți la oricare dintre celulele selectate, faceți clic dreapta și selectați Ștergeți comentariul

Truc Excel # 21 - Comutați între foi de calcul Excel

Sunteți unul dintre cei care deschid în același timp zilioane de aplicații.

Am adesea Google Chrome, Excel, PowerPoint, Kindle, Mozilla Firefox, e-mail și multe alte aplicații deschise în același timp.

Majoritatea dintre noi folosim Alt + Tab pentru a parcurge diferite aplicații deschise, dar ce se întâmplă dacă doriți să parcurgeți numai cărțile de lucru Excel deschise. Utilizare Control + Tab in schimb.

Truc Excel # 22 - Afișați numărul cu text

Doriți să afișați numărul 100 ca 100 de milioane sau 100 de grame? Puteți face acest lucru și puteți utiliza în continuare acest număr în calcule. Trucul constă în cunoașterea formatului corect al numărului. Pentru a afișa 100 ca 100 de milioane:

1. Mergeți la celula care are numerele (sau selectați toate celulele în care doriți să aplicați acest lucru).
2. Apăsați Control + 1.
3. În fila Număr, accesați Personalizat (în panoul din stânga).
4. Schimbați generalul în general „Milioane”.

Formatarea numărului personalizat este o încântare în sine. Aflați câteva trucuri uimitoare folosind formatul de număr personalizat

Truc Excel # 23 - Derulați rapid la dreapta într-un set de date uriaș

Să presupunem că aveți un set imens de date care acoperă o mulțime de coloane (să zicem 200 de coloane). Și trebuie să parcurgeți frecvent datele. Care sunt modalitățile prin care puteți face acest lucru.

• Mod obișnuit 1: utilizați tasta săgeată dreapta (și acoperiți fiecare coloană una câte una).
• Mod obișnuit 2: Părăsiți tastatura, apucați mouse-ul, selectați bara de derulare și derulați.
• Iată al treilea mod neobișnuit - Folosiți Alt + Tasta Pagină Jos. Face ceea ce face pagina jos pentru rânduri. Sare 20 de coloane odată.

Truc Excel # 24 - Suferă de foaie de calcul lentă

Cu toții am trecut prin asta. Foile de calcul Excel au tendința de a deveni prea al naibii de încet.

Unii pași de mai jos pot ajuta lucrurile să accelereze. [Am scris un articol mai detaliat despre cum să accelerați foile de calcul. Faceți clic aici pentru a citi]

• Folosiți coloanele Helper.
• Evitați formula volatilă.
• Utilizați modul de calcul manual în loc de automat.
• Utilizați tabelele Excel pentru date despre locuințe.
• Evitați formula matrice.

Acestea sunt cele mai importante 24 de trucuri Excel (fără o ordine specifică). Sunt sigur că mai sunt sute, dar există atât de multe lucruri pe care o persoană le poate scrie dintr-o dată !! 😉

Împărtășiți lista cu cele mai importante trucuri zilnice de depanare pe care le utilizați pentru a face treaba 🙂

Resurse Excel utile:

• Întrebări utile interviuri Excel + Răspunsuri.
• Instruire gratuită online pentru Excel.
• Șabloane Excel gratuite.
• Cum să copiați formatarea diagramei în Excel