✅ Introducere în validarea datelor în Excel

Cuprins

Validarea datelor în Excel vă permite să controlați datele care pot fi introduse într-o celulă. Puteți restricționa utilizatorul să introducă doar un interval specificat de numere sau text sau dată.

De asemenea, puteți utiliza funcționalitatea de validare a datelor pentru a crea o listă verticală Excel (care este cu siguranță una dintre cele mai tari și mai puternice caracteristici din Excel)

Accesarea validării datelor în Excel

Validarea datelor în Excel poate fi accesată prin fila Date din panglică.

În majoritatea cazurilor, există trei situații în care ați dori să utilizați validarea datelor în Excel:

Când doriți să restricționați introducerea datelor la anumite numere / text / date. Datele care nu îndeplinesc criteriile de validare nu sunt permise.
Când doriți să informați utilizatorul ori de câte ori sunt introduse date în afara intervalului. Cu toate acestea, este permisă introducerea tuturor tipurilor de date.
Când ghidați utilizatorul cu privire la ce date să introduceți. Sunt permise toate tipurile de intrări de date.

Haideți să parcurgem aceste situații unul câte unul:

Când doriți să restricționați introducerea datelor la anumite numere / text / date

Validarea datelor vă permite să specificați o condiție pentru introducerea datelor într-o celulă / celule din Excel. Odată specificat, acesta nu permite utilizatorului să introducă nimic din afara intervalului specificat. Această caracteristică poate fi accesată deschizând caseta de dialog pentru validarea datelor și selectând opțiunea Setări

În lista derulantă, puteți alege condiția pe care doriți să o aplicați pentru o gamă de celule

Orice valoare - Permite introducerea oricărei valori într-o celulă.
Număr întreg - Permite introducerea numai a numerelor întregi, cu condiții suplimentare precum mai mare / mai mic decât, între / nu între, egal cu / nu egal cu.
Zecimal - Permite introducerea numerelor cu zecimale, cu condiții suplimentare precum mai mare / mai mic decât, între / nu între, egal cu / nu egal cu.
Listă - Creează o listă derulantă luând o listă de articole (prin selecția intervalului sau intervalul denumit).
Data - Permite introducerea datelor (sau a valorii numerice), cu condiții suplimentare precum mai mare / mai mic decât, între / nu între, egal cu / nu egal cu.
Timp - Permite introducerea timpului (sau a valorii sale de număr), cu condiții suplimentare precum mai mare / mai mic decât, între / nu între, egal cu / nu egal cu.
Lungime text - Permite textul cu condiția pe lungimea sa.
Personalizat - Permite valori care îndeplinesc criteriile specificate. De exemplu, dacă folosesc formula = A1> 10, atunci numai numerele mai mari de 10 sunt permise în celula A1.

Ori de câte ori introduceți date într-o celulă care încalcă condiția specificată, se afișează o eroare.

Când doriți să informați utilizatorul ori de câte ori sunt introduse date în afara intervalului (este permisă introducerea tuturor tipurilor de date)

În timp ce secțiunea anterioară se referea la restricționarea utilizatorului la un interval specificat în timpul introducerii datelor, această secțiune este despre avertizarea utilizatorului dacă sunt introduse date în afara intervalului. Cu toate acestea, introducerea datelor este încă permisă. Acest lucru poate fi activat modificând setările mesajului de eroare.

Puteți personaliza mesajul de eroare accesând fila Alertă de eroare din caseta de dialog Validare date. Există trei opțiuni:

Stop Error - Afișează eroarea de oprire și nu permite utilizatorului să introducă datele care sunt în afara intervalului specificat.
Eroare de avertizare - Afișează eroarea de avertizare, dar permite utilizatorului să introducă datele care sunt în afara intervalului specificat.
Eroare de informare - Afișează eroarea de informații, dar permite utilizatorului să introducă datele care sunt în afara intervalului specificat.

Când ghidați utilizatorul cu privire la ce date să introduceți (este permisă introducerea tuturor tipurilor de date)

Să presupunem că aveți o listă de angajați și doriți să obțineți data aderării acestora. Ar putea exista mai multe formate pentru a introduce data (cum ar fi 01/01/2014 sau 01 ianuarie 2014 sau 1 ianuarie 2014). Cu toate acestea, din motive de coerență, este mai bine să obțineți toate datele într-un singur format. Cu toate acestea, este bine ca oamenii să o introducă în orice alt format, deoarece captarea datelor este de primă importanță.

Iată cum se poate face acest lucru:

Selectați orice celulă și apoi accesați fila Date -> Validare date
În caseta de dialog Validare date, selectați fila Intrare mesaj
Asigurați-vă că este bifată caseta de selectare „Afișați mesajul de intrare când este selectată celula”
În fila Mesaj de intrare, introduceți Titlu (maxim 32 de caractere, opțional) și Mesaj de intrare (maxim 256 de caractere)
Faceți clic pe OK. Acum, ori de câte ori faceți clic pe celulă sau o selectați folosind tastatura, acesta va afișa mesajul.

Precaution: Dacă mutați caseta de mesaj din poziția sa, atunci toată caseta de mesaj va fi afișată numai în acea poziție. Deci, este sigur să nu mutați caseta de mesaj.