10 moduri super îngrijite de a curăța datele în foi de calcul Excel

Vizionați videoclipuri - 10 moduri de a curăța datele în Excel

Datele reprezintă coloana vertebrală a oricărei analize pe care o faceți în Excel. Și când vine vorba de date, există o mulțime de lucruri care pot merge prost - fie că este vorba de structură, plasare, formatare, spații suplimentare și așa mai departe.

În această postare de blog, vă voi arăta 10 moduri simple de a curăța datele în Excel.

# 1 Scapă de spații suplimentare

Spațiile suplimentare sunt dureros de greu de observat. Deși este posibil să observați cumva spațiile suplimentare dintre cuvinte sau numere, spațiile finale nu sunt nici măcar vizibile. Iată o modalitate îngrijită de a scăpa de aceste spații suplimentare - Utilizați funcția TRIM.

Sintaxă: TRIM (text)

Funcția Excel TRIM ia ca referință celula (sau textul) ca intrare. Îndepărtează spațiile de conducere și de sfârșit, precum și spațiile suplimentare dintre cuvinte (cu excepția spațiilor unice).

# 2 Selectați și tratați toate celulele goale

Celulele goale pot crea ravagii dacă nu sunt tratate în prealabil. De multe ori mă confrunt cu probleme cu celulele goale dintr-un set de date care este utilizat pentru a crea rapoarte / tablouri de bord.

Poate doriți să completați toate celulele goale cu „0” sau „Nu sunt disponibile” sau pur și simplu doriți să le evidențiați. Dacă există un set imens de date, acest lucru manual ar putea dura câteva ore. Din fericire, există o modalitate prin care puteți selecta toate celulele goale simultan.

1. Selectați întregul set de date
2. Apăsați F5 (aceasta deschide caseta de dialog Mergeți la)
3. Faceți clic pe butonul Special … (în partea stângă jos). Aceasta deschide caseta de dialog Mergi la special
   
4. Selectați Gol și faceți clic pe OK
   

Aceasta selectează toate celulele goale din setul de date. Dacă doriți să introduceți 0 sau Indisponibil în toate aceste celule, introduceți-l și apăsați Control + Enter (amintiți-vă dacă apăsați doar Enter, valoarea este inserată numai în celula activă).

# 3 Convertiți numerele stocate ca text în numere

Uneori, când importați date din fișiere text sau baze de date externe, numerele sunt stocate ca text. De asemenea, unii oameni au obiceiul de a folosi un apostrof (‘) înaintea unui număr pentru a face text. Acest lucru ar putea crea probleme grave dacă utilizați aceste celule în calcule. Iată o modalitate nepotrivită de a converti aceste numere stocate ca text înapoi în numere.

1. În orice celulă goală, tastați 1
2. Selectați celula în care ați tastat 1 și apăsați Control + C
3. Selectați celula / intervalul pe care doriți să îl convertiți în numere
4. Selectați Lipire -> Lipire specială (Comandă rapidă pe tastă - Alt + E + S)
5. În caseta Lipire dialog special, selectați Multiplicare (în categoria operațiuni)
   
6. Faceți clic pe OK. Aceasta convertește toate numerele în format text înapoi la numere.

Puteți face mult mai mult cu lipirea opțiunilor de operații speciale. Iată mai multe alte modalități de a vă multiplica în Excel folosind Paste Special.

# 4 - Eliminați duplicatele

Puteți face 2 lucruri cu date duplicate - Evidențiați-l sau Sterge-l.

• Evidențiați datele duplicate:
  • Selectați datele și accesați Acasă -> Formatare condiționată -> Evidențiați regulile celulelor -> Valori duplicate.
  • Specificați formatarea și toate valorile duplicate sunt evidențiate.
    
• Ștergeți duplicatele din date:
  • Selectați datele și Accesați Date -> Eliminați duplicatele.
  • Dacă datele dvs. au anteturi, asigurați-vă că este bifată caseta de selectare din partea dreaptă sus.
  • Selectați coloana (coloanele) din care doriți să eliminați duplicatele și faceți clic pe OK.
    

Aceasta elimină valorile duplicate din listă. Dacă doriți ca lista originală să fie intactă, copiați-lipiți datele în altă locație și apoi faceți acest lucru.

Legate de: Ghidul final pentru găsirea și eliminarea duplicatelor în Excel.

# 5 Evidențiați erorile

Există 2 moduri în care puteți evidenția erorile din datele din Excel:

Utilizarea formatării condiționate

1. Selectați întregul set de date
2. Accesați Pagina principală -> Formatare condiționată -> Regulă nouă
3. În caseta de dialog Regula de formatare nouă, selectați „Formatează numai celulele care conțin”
4. În Descrierea regulii, selectați Erori din meniul derulant
5. Setați formatul și faceți clic pe OK. Aceasta evidențiază orice valoare de eroare din setul de date selectat
   

Folosind Go To Special

1. Selectați întregul set de date
2. Apăsați F5 (aceasta deschide caseta Mergi la dialog)
3. Faceți clic pe butonul special din partea stângă jos
4. Selectați Formule și debifați toate opțiunile, cu excepția Erorilor
   

Aceasta selectează toate celulele care au o eroare. Acum puteți să le evidențiați manual, să le ștergeți sau să introduceți orice.

# 6 Schimbați textul în minuscule / majuscule / minuscule

Când moșteniți un registru de lucru sau importați date din fișiere text, adesea numele sau titlurile nu sunt consistente. Uneori, tot textul ar putea fi cu litere mici / mari sau ar putea fi un amestec al ambelor. Puteți face cu ușurință totul coerent utilizând aceste trei funcții:

LOWER () - Convertește tot textul în minuscule.
UPPER () - Convertește tot textul în majuscule.
PROPER () - Convertește tot textul în majuscule.

# 7 Analizați datele folosind textul în coloană

Când obțineți date dintr-o bază de date sau le importați dintr-un fișier text, se poate întâmpla ca tot textul să fie înghesuit într-o singură celulă. Puteți analiza acest text în mai multe celule utilizând funcționalitatea Text în coloană în Excel.

1. Selectați datele / textul pe care doriți să-l analizați
2. Accesați Date -> Text în coloană (Aceasta deschide expertul Text în coloane)
   • Pasul 1: Selectați tipul de date (selectați Delimitat dacă datele nu sunt la fel de spațiate și sunt separate de caractere precum virgulă, cratimă, punct …). Faceți clic pe Următorul
     
   • Pasul 2: Selectați Delimitator (caracterul care vă separă datele). Puteți selecta delimitatorul predefinit sau orice altceva folosind opțiunea Altele
     
   • Pasul 3: Selectați formatul de date. De asemenea, selectați celula de destinație. Dacă nu este selectată celula de destinație, celula curentă este suprascrisă
     

Legate de: Extrageți numele de utilizator din ID-ul de e-mail folosind textul în coloană.

# 8 Verificarea ortografică

Nimic nu scade credibilitatea muncii tale decât o greșeală de ortografie.

Utilizați comanda rapidă de la tastatură F7 pentru a rula o verificare ortografică a setului de date.

Iată un tutorial detaliat despre cum să utilizați verificarea ortografică în Excel.

# 9 Ștergeți toate formatările

La locul de muncă, am folosit mai multe baze de date pentru a obține datele în Excel. Fiecare bază de date avea propriul format de date. Când aveți toate datele la locul lor, iată cum puteți șterge toate formatările dintr-o dată:

1. Selectați setul de date
2. Accesați Acasă -> Ștergeți -> Ștergeți formatele
   

În mod similar, puteți șterge doar comentariile, hyperlinkurile sau conținutul.

# 10 Utilizați Găsiți și înlocuiți pentru a curăța datele în Excel

Găsirea și înlocuirea sunt indispensabile atunci când vine vorba de curățarea datelor. De exemplu, puteți selecta și elimina toate zerourile, puteți modifica referințele din formule, puteți găsi și modifica formatarea și așa mai departe.

Citiți mai multe despre modul în care Găsire și înlocuire pot fi utilizate pentru curățarea datelor.

Acestea sunt primele mele 10 tehnici pentru a curăța datele în Excel. Dacă doriți să aflați mai multe tehnici, iată un ghid al echipei MS Excel - Curățați datele în Excel.

Dacă mai există alte tehnici pe care le utilizați, împărtășiți-le cu noi în secțiunea de comentarii!