Cum se filtrează datele într-un tabel pivot în Excel

Există diferite moduri în care puteți filtra datele într-un tabel pivot în Excel.

Pe măsură ce parcurgeți acest tutorial, veți vedea că există diferite opțiuni de filtrare a datelor disponibile pe baza tipului de date.

Tipuri de filtre într-un tabel pivot

Iată o demonstrație a tipurilor de filtre disponibile într-un tabel pivot.

Să vedem aceste filtre unul câte unul:

• Filtru raport: Acest filtru vă permite să detaliați într-un subset al setului de date general. De exemplu, dacă aveți date despre vânzările cu amănuntul, puteți analiza datele pentru fiecare regiune selectând una sau mai multe regiuni (da, permite și selecții multiple). Creați acest filtru prin glisarea și plasarea câmpului Tabel pivot în zona Filtre.
• Filtru etichetă rând / coloană: Aceste filtre vă permit să filtrați date relevante pe baza elementelor de câmp (cum ar fi elementul de filtrare specific sau elementul care conține un anumit text) sau a valorilor (cum ar fi filtrarea primelor 10 articole după valoare sau elemente cu o valoare mai mare decât / mai mică decât o valoare specificată).
  • Caseta de căutare: Puteți accesa acest filtru în filtrul de etichete rând / coloană și acest lucru vă permite să filtrați rapid pe baza textului pe care îl introduceți. De exemplu, dacă doriți date numai pentru Costco, trebuie doar să tastați Costco aici și acesta va filtra acest lucru pentru dvs.
  • Casete de selectare: Acestea vă permit să selectați anumite elemente dintr-o listă. De exemplu, dacă doriți să alegeți manual comercianții cu amănuntul pentru a le analiza, puteți face acest lucru aici. Alternativ, puteți exclude selectiv unii comercianți cu amănuntul debifând-o.

Rețineți, există încă două instrumente de filtrare disponibile pentru un utilizator: Slicers și Timelines (care nu sunt acoperite în acest tutorial).

Să vedem câteva exemple practice despre cum să le utilizați pentru a filtra datele într-un tabel pivot.

Exemple de utilizare a filtrelor în tabelul pivot

Următoarele exemple sunt prezentate în această secțiune:

• Filtrați primele 10 articole după valoare / procent / sumă.
• Filtrează elementele pe baza valorii.
• Filtrare folosind filtru de etichete.
• Filtrează folosind caseta de căutare.

Filtrați primele 10 articole dintr-un tabel pivot

Puteți utiliza cea mai bună opțiune de filtrare 10 într-un tabel pivot pentru:

• Filtrați elementele de sus / de jos după valoare.
• Filtrați elementele superioare / inferioare care alcătuiesc un procent specificat din valori.
• Filtrați elementele de sus / de jos care alcătuiesc o valoare specificată.

Să presupunem că aveți un tabel pivot așa cum se arată mai jos:

Să vedem cum să folosim filtrul Top 10 cu acest set de date.

Filtrați elementele superioare / inferioare după valoare

Puteți utiliza filtrul Top 10 pentru a obține o listă a primilor 10 retaileri pe baza valorii vânzărilor.

Iată pașii pentru a face acest lucru:

• Accesați filtru Etichetă rând -> Filtre valoare -> Top 10.
• În caseta de dialog Top 10 Filter, există patru opțiuni pe care trebuie să le specificați:
  • Sus / Jos: În acest caz, deoarece căutăm primii 10 comercianți cu amănuntul, selectați Sus.
  • Numărul de elemente pe care doriți să le filtrați. În acest caz, deoarece vrem să obținem primele 10 articole, acesta ar fi 10.
  • Al treilea câmp este o listă verticală cu trei opțiuni: Elemente, Procent și Sumă. În acest caz, deoarece vrem primii 10 comercianți cu amănuntul, selectați Articole.
  • Ultimul câmp listează toate valorile diferite listate în zona de valori. În acest caz, deoarece avem doar suma vânzărilor, aceasta afișează numai „Suma vânzărilor”.

Acest lucru vă va oferi o listă filtrată de 10 comercianți cu amănuntul pe baza valorii vânzărilor lor.

Puteți utiliza același proces pentru a obține cele 10 elemente inferioare (sau orice alt număr) în funcție de valoare.

Filtrați elementele de sus / de jos care alcătuiesc un procent specificat din valoare

Puteți utiliza filtrul de top 10 pentru a obține o listă cu primele 10 la sută (sau orice alt număr, să zicem 20 la sută, 50 la sută etc.) de articole după valoare.

Să presupunem că doriți să obțineți lista comercianților cu amănuntul care reprezintă 25% din vânzările totale.

Iată pașii pentru a face acest lucru:

• Accesați filtru Etichetă rând -> Filtre valoare -> Top 10.
• În caseta de dialog Top 10 Filter, există patru opțiuni pe care trebuie să le specificați:
  • Sus / Jos: În acest caz, deoarece căutăm retaileri de top care realizează 25% din totalul vânzărilor, selectați Sus.
  • În cel de-al doilea câmp, trebuie să specificați procentul din vânzările pe care ar trebui să le ia în considerare comercianții cu amănuntul de top. În acest caz, din moment ce dorim să obținem comercianții cu amănuntul de top care realizează 25% din vânzări, acesta ar fi 25.
  • În al treilea câmp, selectați Procent.
  • Ultimul câmp listează toate valorile diferite listate în zona de valori. În acest caz, întrucât avem doar suma vânzărilor, se afișează numai „Suma vânzărilor”.

Aceasta vă va oferi o listă filtrată a comercianților cu amănuntul care reprezintă 25% din vânzările totale.

Puteți utiliza același proces pentru a obține comercianții cu amănuntul care reprezintă cel mai mic 25% (sau orice alt procent) din totalul vânzărilor.

Filtrați elementele de sus / de jos care alcătuiesc o valoare specificată

Să presupunem că doriți să aflați principalii comercianți cu amănuntul care reprezintă 20 de milioane de vânzări.

Puteți face acest lucru folosind filtrul Top 10 din tabelul pivot.

Pentru a face acest lucru:

• Accesați filtru Etichetă rând -> Filtre valoare -> Top 10.
• În caseta de dialog Top 10 Filter, există patru opțiuni pe care trebuie să le specificați:
  • Sus / Jos: În acest caz, întrucât suntem în căutarea comercianților cu amănuntul de top care realizează vânzări totale de 20 de milioane, selectați Sus.
  • În cel de-al doilea câmp, trebuie să specificați o valoare pe care ar trebui să o țină cont cei mai importanți retaileri. În acest caz, din moment ce dorim să obținem comercianții de top care vând 20 de milioane de vânzări, acesta ar fi 20000000.
  • În al treilea câmp, selectați Suma.
  • Ultimul câmp listează toate valorile diferite listate în zona de valori. În acest caz, întrucât avem doar suma vânzărilor, se afișează numai „Suma vânzărilor”.

Acest lucru vă va oferi o listă filtrată a comercianților cu amănuntul de top care reprezintă 20 de milioane din vânzările totale.

Filtrează elementele pe baza valorii

Puteți filtra elementele pe baza valorilor din coloanele din zona valorilor.

Să presupunem că aveți un tabel pivot creat folosind datele privind vânzările cu amănuntul, așa cum se arată mai jos:

Puteți filtra această listă pe baza valorii vânzărilor. De exemplu, să presupunem că doriți să obțineți o listă cu toți comercianții cu amănuntul care au vânzări mai mari de 3 milioane.

Iată pașii pentru a face acest lucru:

• Accesați filtrul Etichetă rând -> Filtre valoare -> Mai mare decât.
• În caseta de dialog Filter Filter:
  • Selectați valorile pe care doriți să le utilizați pentru filtrare. În acest caz, este suma vânzărilor (dacă aveți mai multe articole în zona valorilor, lista verticală ar afișa toate acestea).
  • Selectați condiția. Întrucât dorim să obținem tot retailerul cu vânzări mai mari de 3 milioane, selectați „este mai mare decât”.
  • Introduceți 3000000 în ultimul câmp.
• Faceți clic pe OK.

Acest lucru ar filtra instantaneu lista și ar arăta numai acele comercianți cu amănuntul care au vânzări mai mari de 3 milioane.

În mod similar, există multe alte condiții pe care le puteți utiliza, cum ar fi egal cu, nu egal cu, mai mic decât, între etc.

Filtrează datele folosind filtrele de etichete

Filtrele de etichete sunt utile atunci când aveți o listă uriașă și doriți să filtrați anumite elemente în funcție de numele / textul acesteia.

De exemplu, în lista comercianților cu amănuntul, pot filtra rapid toate magazinele de dolari utilizând condiția „dolar” din nume.

Iată pașii pentru a face acest lucru:

• Accesați Filtru etichetă rând -> Filtre etichete -> Conține.
• În caseta de dialog a filtrului de etichete:
  • „Conține” este selectat în mod implicit (deoarece am selectat conține în pasul anterior). Puteți schimba acest lucru aici, dacă doriți.
  • Introduceți șirul de text pentru care doriți să filtrați lista. În acest caz, este „dolar”.
• Faceți clic pe OK.

De asemenea, puteți utiliza caractere wildcard împreună cu textul.

Rețineți că aceste filtre nu sunt aditive. Deci, dacă căutați termenul „Dolar”, acesta vă va oferi o listă cu toate magazinele care conțin cuvântul „dolar”, dar dacă utilizați din nou acest filtru pentru a obține o listă folosind un alt termen, acesta va filtra pe baza noului termen.

În mod similar, puteți utiliza alte filtre de etichete, cum ar fi începe cu, se termină cu nu conține etc.

Filtrați datele folosind caseta de căutare

Filtrarea unei liste utilizând caseta de căutare seamănă mult cu opțiunea conține din filtrul de etichete.

De exemplu, dacă trebuie să filtrați toți comercianții cu amănuntul care au numele „dolar”, pur și simplu introduceți dolar în caseta de căutare și acesta va filtra rezultatele.

Iată pașii:

• Faceți clic pe meniul derulant Filtru etichetă și apoi faceți clic pe caseta de căutare pentru a plasa cursorul în el.
• Introduceți termenul de căutare, care este „dolar” în acest caz. Veți observa că lista este filtrată în caseta de căutare de mai jos și puteți debifa orice comerciant cu amănuntul pe care doriți să-l excludeți.
• Faceți clic pe OK.

Aceasta ar filtra instantaneu toți comercianții cu amănuntul care conțin termenul „dolar”.

Puteți utiliza caractere wildcard în caseta de căutare. De exemplu, dacă doriți să obțineți numele tuturor comercianților cu amănuntul care încep cu alfabetul T, utilizați șirul de căutare ca T * (T urmat de un asterisc). Deoarece asteriscul reprezintă orice număr de caractere, aceasta înseamnă că numele poate conține orice număr de caractere după T.

În mod similar, dacă doriți să obțineți lista tuturor comercianților cu amănuntul care se termină cu alfabetul T, utilizați termenul de căutare ca * T (asterisc urmat de T).

Există câteva lucruri importante de știut despre bara de căutare:

• Dacă filtrați o dată cu un criteriu și apoi filtrați din nou cu altul, primul criteriu este eliminat și veți obține o listă cu al doilea criteriu. Filtrarea nu este aditivă.
• Un avantaj al casetei de căutare este că puteți deselecta manual unele dintre rezultate. De exemplu, dacă aveți o listă imensă de companii financiare și doriți doar să filtrați băncile, puteți căuta termenul „bancă”. Dar, în cazul în care unele companii se strecoară în acelea care nu sunt bănci, puteți pur și simplu să debifați-o și să o păstrați.
• Nu puteți exclude rezultate specifice. De exemplu, dacă doriți să excludeți numai comercianții cu amănuntul care conțin dolari, nu există nicio modalitate de a face acest lucru folosind caseta de căutare. Acest lucru se poate face, totuși, folosind filtrul de etichete folosind condiția „nu conține”.

Vă pot plăcea, de asemenea, următoarele tutoriale din tabelul pivot:

• Crearea unui tabel pivot în Excel - Un tutorial pas cu pas.
• Pregătirea datelor sursă pentru tabelul pivot.
• Numere de grup în tabelul pivot în Excel.
• Date de grup în tabele pivot în Excel.
• Reîmprospătați tabelul pivot în Excel.
• Ștergeți un tabel pivot în Excel.
• Cum se adaugă și se utilizează un câmp calculat în tabelul pivot Excel.
• Aplicați formatarea condiționată într-un tabel pivot în Excel.
• Pivot Cache în Excel - Ce este și cum se folosește cel mai bine?
• Înlocuiți celulele goale cu zero în tabelele pivot Excel.
• Numărați valorile distincte în tabelul pivot