(Șablon generator de facturi GRATUIT) Salvați factura Excel ca PDF

Recent, a trebuit să mă înregistrez sub impozitul pe bunuri și servicii (GST), astfel încât să pot depune GST pentru câștigurile mele.

Odată ce aveți un număr GST, trebuie să vă depuneți declarația fiscală în fiecare lună (în India).

Așadar, în fiecare lună, expertul meu contabil îmi contacta solicitându-mi facturi de vânzare, astfel încât să poată depune GST.

În cazul meu, există doar o mână de facturi de creat, deoarece am doar câteva surse de venit.

Cu toate acestea, din moment ce aceasta este o muncă suplimentară, am vrut să realizez acest lucru cât mai repede posibil.

Deci, pentru a-mi minimiza efortul, am creat un șablon Generator de facturi în Excel care îmi permite să am toate datele într-un singur loc și apoi creează automat facturi PDF pentru toate punctele de date.

După cum puteți vedea mai jos, tot ce trebuie să fac este să faceți dublu clic pe numele clientului (în coloana B), și ar crea instantaneu și va salva factura în format PDF în folderul specificat.

De asemenea, puteți modifica șablonul de factură pentru a se potrivi formatului companiei dvs. (ceea ce ar necesita să modificați puțin codul VBA - explicat mai jos).

Se creează o factură așa cum se arată mai jos:

Cum funcționează acest șablon generator de facturi?

În acest șablon de factură, există două foi de lucru:

1. Detalii - Aici trebuie să specificați detaliile vânzării / tranzacției. Pentru a menține totul împreună, am creat un rând pentru fiecare înregistrare. Toate detaliile unei tranzacții sunt înregistrate pe rând.
2. Șablon de factură - Acesta este un șablon de substituent al facturii, unde unele câmpuri sunt lăsate goale. Trebuie să generez o factură separată pentru toate înregistrările de vânzare și detaliile pentru fiecare factură sunt preluate din foaia de lucru Detalii.

De asemenea, am un folder pe desktop cu numele „Factură PDF-uri”. Acesta este folderul în care sunt salvate facturile PDF nou create.

Acum să vedem cum funcționează:

Trebuie să faceți dublu clic pe numele clientului (evidențiat în portocaliu în foaia de detalii).

Asta e!

Când faceți dublu clic pe numele clientului, acesta pornește magia VBA din partea din spate și se întâmplă următoarele lucruri:

1. Detaliile pentru client și tranzacția de vânzare sunt preluate și foaia șablon de factură este completată cu aceste detalii.
2. Este creat un nou registru de lucru care conține detaliile clientului selectat (pe care ați făcut dublu clic).
3. Acest registru de lucru este salvat ca PDF în folderul Factură PDF.
4. Noul registru de lucru este închis fără salvare.

În cazul în care există modificări în detaliile facturii, puteți face dublu clic pe numele clientului și va fi creată o nouă factură (iar aceasta va suprascrie pe cea veche).

Rețineți că numele facturilor se bazează pe lună și pe numărul facturii.

De exemplu, o factură cu data 15-04-2019 și numărul facturii ca 1 ar fi salvat cu numele Aprilie2021-2022_1.pdf. Acest lucru vă ajută să țineți evidența facturilor în cazul în care aveți prea multe.

Puteți descărca șablonul Generator de facturi făcând clic pe butonul de mai jos:

Modificarea șablonului Generator de facturi

Am creat acest șablon de factură cu un format de care aveam nevoie pentru depunerile mele GST.

Dacă aveți nevoie de un alt format, va trebui să editați șablonul și apoi să ajustați codul VBA backend.

Permiteți-mi să vă arăt mai întâi codul și să vă explic cum funcționează:

Sub CreateInvoice (RowNum As Integer) Application.ScreenUpdating = Fals Dim wb As Workbook Dim sh As Worksheet With shInvoiceTemplate .Range ("D10") = shDetails.Range ("A" & RowNum) .Range ("D11") = shDetails. Range ("B" & RowNum) .Range ("D12") = shDetails.Range ("C" & RowNum) .Range ("B15") = shDetails.Range ("D" & RowNum) .Range ("D15" ) = shDetails.Range ("F" & RowNum) .Range ("D16") = shDetails.Range ("G" & RowNum) .Range ("D18") = shDetails.Range ("E" & RowNum) Termină cu FPath = "C: \ Users \ sumit \ Desktop \ Invoice PDFs" Fname = Format (shInvoiceTemplate.Range ("D10"), "mmmm aaaa") _ & "_" & shInvoiceTemplate.Range ("D12") shInvoiceTemplate.Copy ActiveSheet.Name = "InvTemp" Set wb = ActiveWorkbook Set sh = ActiveSheet sh.ExportAsFixedFormat Type: = xlTypePDF, Filename: = _ FPath & "\" & Fname, Quality: = xlQualityStandard, IncludeDocProperties: = True, _ IgnorePrintA , OpenAfterPublish: = False wb.Close SaveChanges: = False ThisWorkbook.Activate Application.ScreenUpdating = True End Sub

Codul de mai sus este cel care copiază detaliile unei tranzacții, umple șablonul de substituent al facturii cu acele detalii, creează un nou registru de lucru și salvează noul registru de lucru ca PDF în folderul specificat.

Dacă aveți un șablon diferit sau o altă locație de folder, trebuie să modificați părțile evidențiate mai jos ale codului:

1. Prima secțiune evidențiată este cea care preia detaliile din foaia Detalii și completează șablonul de factură. Dacă decideți să modificați șablonul de factură, trebuie să vă asigurați că alegeți detaliile corecte modificând această parte a codului.
2. Această linie specifică locația folderului. În cazul meu, era un dosar de pe desktopul meu. Puteți specifica adresa folderului în care doriți să fie salvate facturile.

Rețineți că am redenumit numele codului foii de lucru în „shDetails”. Am făcut acest lucru, astfel încât să pot folosi numele - shDetails - în codul meu și ar continua să funcționeze chiar dacă schimbați numele foilor din foaia de lucru.

Dacă doriți să aflați mai multe despre numele foii și numele codului, aruncați o privire la aceasta (consultați secțiunea despre utilizarea numelui codului foii de lucru).

Unde este codul din registrul de lucru?

Codul este plasat în partea din spate a registrului de lucru Excel într-un modul.

Pentru a accesa codul, urmați pașii de mai jos:

1. Faceți clic pe fila Dezvoltator.
2. Faceți clic pe opțiunea Visual Basic. Aceasta va deschide fereastra VB Editor.
3. În editorul Visual Basic, faceți dublu clic pe modul pentru a-i deschide fereastra de cod. Veți găsi codul menționat mai sus.

În cazul în care creați singur un șablon, este posibil să nu găsiți modulul într-un registru de lucru nou. Trebuie să faceți clic dreapta pe oricare dintre obiectele din registrul de lucru, accesați Insert, apoi faceți clic pe Module. Aceasta va insera un nou modul.

Efectuarea funcționalității dublu clic

Codul de mai sus face toate greutățile, dar trebuie să îl conectați la evenimentul cu dublu clic.

Aceasta înseamnă că codul macro VBA de mai sus trebuie să ruleze ori de câte ori cineva face dublu clic pe celulele umplute din coloana cu numele clientului.

Acest lucru se poate face prin inserarea următorului cod în fereastra codului foii de lucru:

Private Sub Worksheet_BeforeDoubleClick (ByVal Target As Range, Cancel As Boolean) If Target.Cells "" And Target.Column = 2 Then Cancel = True Call CreateInvoice (Target.Row) End If End Sub

Iată pașii pentru a insera acest cod în backend-ul foii de lucru:

• Faceți clic dreapta pe fila Foaie de lucru „Detalii”
• Faceți clic pe opțiunea „Vizualizare cod”.
• Copiați și lipiți codul de mai sus în fereastra de cod care apare.

Codul de mai sus face următoarele lucruri:

1. Verifică dacă celula pe care s-a făcut dublu clic are detaliile clientului sau nu. Folosește instrucțiunea IF pentru a verifica și rula codul numai dacă celula nu este goală și în coloana B.
2. Dacă ambele criterii specificate sunt îndeplinite, acesta dezactivează funcția de dublu clic (care urmează să intre în modul de editare) și apelează subrutina „CreateInvoice”, care este stocată în modul. De asemenea, transmite valoarea numărului de rând subrutinei. De exemplu, dacă fac dublu clic pe numele clientului pe al treilea rând, acesta va trece 3 ca valoare la subrutina CreateInvoice.
3. După executarea subrutinei „CreateInvoice” - care creează PDF-ul facturii - se încheie.

Faceți clic aici pentru a descărca fișierul Șablon Generator de facturi.

Salvarea șablonului de factură ca Excel (în loc de PDF)

Dacă doriți să salvați șabloanele de facturare ca fișiere Excel și nu ca PDF-uri, puteți folosi codul de mai jos:

Sub CreateInvoice (RowNum As Integer) Application.ScreenUpdating = Fals Dim wb As Workbook Dim sh As Worksheet With shInvoiceTemplate .Range ("D10") = shDetails.Range ("A" & RowNum) .Range ("D11") = shDetails. Range ("B" & RowNum) .Range ("D12") = shDetails.Range ("C" & RowNum) .Range ("B15") = shDetails.Range ("D" & RowNum) .Range ("D15" ) = shDetails.Range ("F" & RowNum) .Range ("D16") = shDetails.Range ("G" & RowNum) .Range ("D18") = shDetails.Range ("E" & RowNum) Termină cu FPath = "C: \ Users \ sumit \ Desktop \ Invoice PDFs" Fname = Format (shInvoiceTemplate.Range ("D10"), "mmmm aaaa") _ & "_" & shInvoiceTemplate.Range ("D12") shInvoiceTemplate.Copy ActiveSheet.Name = "InvTemp" Set wb = ActiveWorkbook Set sh = ActiveSheet sh.Name = Fname wb.SaveAs Filename: = FPath & "\" & Fname wb.Close SaveChanges: = False ThisWorkbook.Activate Application.ScreenUpdating = True End Sub

Codul de mai sus salvează factura ca un registru de lucru Excel cu aceeași convenție de denumire. Foaia de lucru din registrul de lucru care conține factura completată în fiecare registru de lucru salvat este, de asemenea, denumită aceeași.

Vă pot plăcea, de asemenea, următoarele tutoriale Excel utile:

• Cum se convertește Excel în PDF folosind VBA.
• Încorporați PDF în Excel.
• Extrageți datele din PDF în Excel cu acest convertor.
• Șablon Calculator Excel Foaie de timp.
• Șablon Excel Tracker Excel.
• Șabloane Excel gratuite.