Dacă vă imprimați adesea datele / lucrați în Excel, sunt sigur că v-ați confruntat cu problema în care tipărește mai multe pagini în loc de o singură pagină.
Uneori, este atât de frustrant că o nouă pagină este tipărită doar pentru a găzdui câteva rânduri suplimentare de date (ceea ce duce și la risipa de hârtie).
Există câteva tehnici simple pe care le puteți utiliza pentru a vă asigura că datele Excel sunt tipărite pe o singură pagină (sau într-un număr mai mic de pagini în cazul în care imprimați un raport mare).
În acest tutorial Excel, voi împărtăși câteva metode pe care le puteți folosi tipăriți foaia Excel pe o singură pagină. Puteți utiliza o combinație a acestor metode pentru a obține cel mai bun rezultat.
Asadar, haideti sa începem!
Verificați câte pagini ar fi tipărite (previzualizare)
Înainte de a vă propune să optimizați setările pentru a imprima lucrarea Excel într-o singură foaie, cel mai bine este să verificați starea curentă folosind Previzualizare imprimare.
Nu vă faceți griji! Nu trebuie să tipăriți nimic pentru aceasta. Puteți verifica pur și simplu cum ar arăta lucrarea tipărită și câte foi vor fi tipărite.
Acest lucru vă permite să înțelegeți lucrurile pe care le puteți schimba pentru a vă asigura că utilizați numărul minim de hârtie, păstrând în același timp raportul tipărit frumos și lizibil.
Mai jos sunt pașii pentru a utiliza Print Preview pentru a vedea cum ar arăta lucrarea finală de imprimare:
- Faceți clic pe fila Fișier
- Faceți clic pe opțiunea de imprimare
Sau puteți utiliza comanda rapidă de la tastatură Control + P (Comandă + P dacă utilizați un Mac)
Aceasta va deschide pagina de previzualizare a tipăririi, unde veți putea vedea câte pagini vor fi tipărite și ce ar fi tipărite pe fiecare pagină.
Puteți utiliza tastele săgeată pentru a merge la pagina următoare / anterioară în modul de previzualizare tipărire.
Modalități de montare și tipărire a foii Excel într-o singură pagină
Acum, să vedem câteva metode pe care le puteți utiliza pentru a încadra toate datele dintr-o foaie pe o singură pagină și apoi imprimați raportul pe o singură pagină (sau un număr mai mic de pagini)
Reglați lățimea coloanei (sau înălțimea rândului)
În multe cazuri, nu este nevoie ca coloanele dvs. să fie prea largi.
Și întrucât acesta este un factor determinant direct al numărului de date tipărite pe o pagină, puteți economisi multă hârtie prin simpla reducere a lățimii coloanei.
Dar atunci, de unde știi dacă ai făcut suficient sau nu? De unde știi câtă lățime a coloanei ar trebui să reduci pentru ca totul să se potrivească pe o singură pagină?
Pentru a face acest lucru mai ușor, puteți utiliza Vizualizare aspect pagină în Excel - care vă arată în timp real câte date ar fi tipărite pe fiecare pagină a raportului dvs.
Mai jos sunt pașii pentru a intra în modul Aspect pagină și apoi pentru a reduce lățimea coloanei:
- Faceți clic pe fila Vizualizare din panglică
- În grupul Vizualizări ale registrului de lucru, faceți clic pe opțiunea „Aspect pagină”. Acest lucru va schimba modul în care sunt afișate datele (și veți vedea scale în partea de sus și în stânga foii de lucru)
- Reduceți lățimea coloanei pentru a se potrivi cu datele de pe o singură pagină. Pentru aceasta, plasați cursorul la marginea cursorului pe antetul coloanei pe care doriți să o reduceți. Apoi faceți clic și trageți.
Odată ce aveți toate datele pe o singură pagină, puteți continua și le puteți imprima.
În unele cazuri, puteți constata că datele dintr-o celulă sunt întrerupte și nu sunt afișate complet. Acest lucru se întâmplă adesea atunci când modificați lățimea coloanei. Puteți corecta acest lucru activând opțiunea Wrap text în Excel.
Pentru a reveni la vizualizarea normală (și a ieși din vizualizarea Aspect pagină), faceți clic pe fila Vizualizare și apoi faceți clic pe „Normal”.
Schimbați scalarea (Se potrivesc toate rândurile / coloanele într-o singură pagină)
Excel are o opțiune încorporată care vă permite să redimensionați foaia de lucru într-un mod care să se potrivească mai multor rânduri / coloane pe o singură pagină.
Când faceți acest lucru, reduce pur și simplu totul pentru a se potrivi cu toate coloanele sau rândurile dintr-o singură pagină.
Să presupunem că aveți o foaie în care coloanele se revarsă pe foaia următoare când sunt tipărite.
Mai jos sunt pașii pentru reducerea foii în timpul imprimării:
- Faceți clic pe fila Fișier
- Faceți clic pe Imprimare (sau utilizați comanda rapidă de la tastatură - Control + P)
- În fereastra Print, faceți clic pe opțiunea Scaling (este ultima opțiune din stânga)
- Faceți clic pe oricare dintre opțiuni:
- Fixați foaia pe o singură pagină
- Trageți toate coloanele pe o singură pagină
- Potriviți toate rândurile pe o singură pagină
Pașii de mai sus ar scala scala foii pentru a se potrivi paginii (în funcție de ce opțiuni ați selectat). De asemenea, veți putea vedea cum ar arăta datele în previzualizarea foii care este în dreapta.
Opțiunea „Încadrare foaie pe o pagină” este potrivită atunci când aveți doar câteva rânduri / coloane care se revarsă. În cazul în care există multe, utilizarea acestei opțiuni poate face ca datele tipărite să fie prea mici pentru a fi citite.Acest lucru nu afectează datele foii de lucru. Scalează datele doar pentru tipărire.
Ascundeți sau ștergeți rândurile / coloanele
Un alt mod inteligent de a obține totul pe o pagină atunci când tipăriți este să ascundeți coloanele sau rândurile de care nu aveți nevoie.
Aveți întotdeauna opțiunea de a le face din nou vizibile în cazul în care aveți nevoie mai târziu, dar ascunzându-le în timp ce imprimați, vă veți asigura că optimizați spațiul și că utilizați mai puține pagini pentru a imprima.
Pentru a ascunde un rând / coloană, pur și simplu selectați-le, faceți clic dreapta și apoi selectați Ascunde.
Din nou, este mai bine să intrați mai întâi în modul Aspect pagină și apoi să faceți acest lucru. Acest lucru vă asigură că puteți vedea câte rânduri / coloane trebuie să ascundeți pentru a se potrivi cu toate datele dintr-o singură pagină în Excel.
Și aici sunt pașii pentru a dezvălui rândurile / coloanele din Excel.
Schimbați Orientarea paginii
Dacă aveți mai multe coloane și rânduri, este logic să modificați orientarea paginii în timp ce imprimați.
Există două orientări în Excel;
- Portret (implicit în Excel) - Sunt imprimate mai multe rânduri decât coloane
- Peisaj - Sunt tipărite mai multe coloane decât rânduri
În cazul în care aveți mai multe coloane decât rânduri (așa cum se arată mai jos), puteți schimba orientarea paginii în Peisaj pentru a vă asigura că datele se potrivesc și sunt tipărite pe o singură pagină.
Mai jos sunt pașii pentru a modifica orientarea paginii în Excel:
- Faceți clic pe fila Aspect pagină
- În grupul Configurare pagină, faceți clic pe lansatorul casetei de dialog. Aceasta va deschide caseta de dialog „Configurare pagină”.
- Faceți clic pe fila Pagină din caseta de dialog (dacă nu este deja selectată)
- În opțiunea Orientare, selectați Peisaj
- Faceți clic pe OK
Acum puteți accesa Print Preview și puteți vedea cum ar arăta raportul tipărit.
Comanda rapidă de la tastatură pentru a deschide caseta de dialog Configurare pagină ALT + P + S + P (apăsați aceste taste succesiv)
De asemenea, puteți modifica orientarea în fereastra Previzualizare imprimare, selectând Orientare peisaj din meniul derulant din setări.
Schimbați marginile paginii
Uneori aveți doar una sau două coloane suplimentare care sunt tipărite pe o pagină nouă (sau câteva rânduri suplimentare care se revarsă la pagina următoare).
O mică ajustare în marginile paginii vă poate ajuta să încadrați totul pe o singură pagină.
Dacă vă întrebați care sunt marginile paginii - când imprimați o foaie de lucru Excel, fiecare pagină tipărită ar avea un spațiu alb la margini. Acest lucru este prin design pentru a vă asigura că datele arată bine atunci când sunt tipărite.
Aveți opțiunea de a reduce acest spațiu alb (marginea paginii) și de a încadra mai multe date pe o singură pagină.
Mai jos sunt pașii pentru a reduce marja paginii în Excel:
- Faceți clic pe fila Aspect pagină
- În grupul Configurare pagină, faceți clic pe „Margini”
- Faceți clic pe îngust
Pașii de mai sus ar reduce marja paginii și este posibil să vedeți câteva rânduri / coloane suplimentare stoarse pe aceeași pagină.
În cazul în care doriți să reduceți în continuare marja paginii, faceți clic pe opțiunea „Margini” din panglică, apoi faceți clic pe „Margini personalizate”. Aceasta va deschide caseta de dialog Configurare pagină unde puteți regla în continuare marginile.
Reduceți dimensiunea fontului
O altă modalitate simplă de a face rapid ca câteva rânduri / coloane suplimentare (care se revarsă pe coli suplimentare atunci când sunt tipărite începând de acum) să se potrivească aceleiași pagini poate fi prin reducerea dimensiunii fontului.
Acest lucru vă poate permite să redimensionați câteva coloane, astfel încât să se potrivească cu o singură pagină la imprimare.
Acest lucru poate fi util atunci când aveți date tipărite care apar de obicei în apendice - ceva ce trebuie să aveți, dar nimănui nu le citește sau nu îi pasă.
Imprimați doar datele selectate (sau setați zona de imprimare)
Uneori, este posibil să aveți un set de date mare, dar este posibil să nu doriți să imprimați totul. Poate doriți doar să imprimați datele selectate.
Dacă acesta este un lucru unic în care doriți să imprimați rapid datele selectate în foaia de lucru, puteți face acest lucru folosind pasul de mai jos:
- Selectați datele pe care doriți să le imprimați
- Faceți clic pe fila Fișier
- Faceți clic pe Imprimare (sau utilizați comanda rapidă de la tastatură - Control + P)
- În ecranul de imprimare care apare, faceți clic pe prima opțiune din Setări
- Faceți clic pe opțiunea Print Selection. Ați observa că previzualizarea se modifică și pentru a vă arăta doar partea care va fi tipărită.
- Faceți clic pe Imprimare.
Pașii de mai sus ar imprima doar setul de date selectat.
Rețineți că, în cazul în care ați selectat un set de date care nu poate fi încadrat într-o singură plajă la imprimare, acesta va fi tipărit pe mai multe coli. Cu toate acestea, puteți schimba scalarea la „Încadrare foaie pe o pagină” pentru a imprima selecția pe o singură pagină.
Metoda de mai sus este bună atunci când trebuie să imprimați din când în când datele selectate.
Dar trebuie să imprimați aceeași selecție din mai multe foi de lucru, este o idee mai bună să setați zona de imprimare. Odată setat, Excel ar considera această zonă de imprimare ca fiind partea care este destinată imprimării și ar ignora celelalte date de pe foaie.
Mai jos sunt pașii pentru a seta zona de imprimare în Excel:
- Selectați datele pe care doriți să le setați ca zonă de imprimare
- Faceți clic pe fila Aspect pagină
- În grupul Configurare pagină, faceți clic pe opțiunea Imprimare zonă
- Faceți clic pe Setare zonă de imprimare
Asta e!
Acum, când încercați să imprimați o foaie de lucru, va fi tipărită doar zona de imprimare (și numai aceasta va fi afișată în Previzualizare imprimare).
[Bonus] Adaugă pagini
În cazul în care aveți un set de date mare. este evident că nu se poate încadra într-o singură pagină, iar imprimarea acestor date întregi ar ocupa mai multe pagini.
Puteți adăuga pauze de pagină în Excel pentru a anunța Excel unde să oprească imprimarea pe pagina curentă și să vărsăm restul la pagina următoare.
Mai jos sunt pașii pentru a adăuga pauze de pagină în Excel:
- Selectați celula în care doriți să inserați întreruperea de pagină. De la această celulă înainte, totul va fi tipărit pe pagina următoare
- Faceți clic pe fila Aspect pagină
- În grupul Configurare pagină, faceți clic pe opțiunea Pauze
- Faceți clic pe Inserați pauze de pagină
Pașii de mai sus ar adăuga o întrerupere de pagină și totul înainte de întreruperea de pagină va fi tipărit într-o singură foaie și datele rămase în alte foi.
Rețineți că, în cazul în care ați setat zona de imprimare, aceasta va avea prioritate față de pauzele de pagină.
Deci, acestea sunt diverse metode pe care le puteți utiliza pentru a încadra datele într-o singură pagină și pentru a imprima o foaie de calcul Excel pe o singură pagină. În cazurile în care aveți o mulțime de date, este posibil să nu aibă sens să le imprimați pe o singură pagină, dar puteți utiliza în continuare metodele de mai sus pentru a reduce la minimum utilizarea hârtiei și pentru a încadra aceleași date în mai puține pagini.
Sper că ți s-a părut util acest tutorial.
