Cum să activați Salvarea automată în Excel (Un ghid ușor)

Deși Excel a fost îmbunătățit continuu cu fiecare nouă versiune, există încă momente în care s-ar putea să se constate că se prăbușește din când în când (mai ales dacă lucrați cu un set de date mare).

Și, uneori, ar putea fi un factor în afara Excel - cum ar fi o pană de curent sau sistemul dvs. suspendat din cauza unei alte probleme decât Excel.

În astfel de cazuri, pentru a vă asigura că nu vă pierdeți datele, Excel are o funcție de salvare automată - care, după cum sugerează și numele, vă va salva automat munca.

Cu salvarea automată activată, Excel vă va salva munca la intervale regulate, ceea ce vă va asigura că nu pierdeți mult din munca dvs. (la maximum câteva minute de muncă se pot pierde).

În acest tutorial, vă voi arăta cum să activați Salvarea automată în Excel și toate lucrurile importante pe care trebuie să le știți despre asta.

Notă: Salvarea automată este o funcție nouă în Office365, unde vă permite să economisiți în timp real când fișierele sunt salvate în OneDrive sau SharePoint. În cazul în care utilizați versiuni anterioare (Excel 2010/2013/2016/2019), aveți salvarea informațiilor de recuperare automată, care nu este în timp real, ci vă salvează munca la intervale regulate.

Salvare automată împotriva recuperării automate

Salvarea automată este o funcție nouă în Excel Office 365, în timp ce AutoRecover a fost și în versiunile anterioare.

Salvarea automată vă permite să vă salvați munca în timp real atunci când salvați fișierele Excel în OneDrive sau SharePoint.

Dimpotrivă, „Salvați informații de recuperare automată” este o opțiune care vă salvează automat munca la fiecare 10 minute (sau orice perioadă de timp pe care o specificați). Cu această opțiune activată, va păstra o copie temporară a lucrării dvs. și o va salva în continuare la fiecare 10 minute.

În cazul în care sistemul dvs. se oprește în mod neașteptat, veți putea în continuare să recuperați fișierul salvat temporar (utilizând funcția Autorecover).

În acest tutorial, voi acoperi aceste două caracteristici.

Activați Salvarea automată în Excel din caseta de dialog Opțiuni

Puteți activa Salvarea automată, precum și salva informațiile de recuperare automată (adică pentru a salva fișiere automat la un anumit interval de timp) în Excel din caseta de dialog Opțiuni. După ce ați terminat, acest lucru va fi activat pentru toate registrele de lucru pe care le lucrați la acel sistem.

Rețineți că Salvarea automată este disponibilă numai pentru utilizatorii Office365. Dacă nu aveți O365, puteți utiliza numai AutoRecover.

Mai jos sunt pașii pentru a activa Salvarea automată în Excel:

1. Faceți clic pe fila Fișier
2. Faceți clic pe Opțiuni
3. În caseta de dialog Opțiuni Excel, faceți clic pe opțiunea Salvare din stânga
4. Bifați opțiunea - caseta de selectare „Salvați informațiile de recuperare automată fiecare”. În mod implicit, valoarea este de 10 minute, dar puteți alege o valoare mai mică sau mai mare dacă doriți.
5. Verificați opțiunea - „AutoSave OneDrive și fișiere SharePoint Online în mod implicit în Excel”. Această opțiune funcționează numai pentru Office 365 și vă salvează munca în timp real (la fiecare câteva secunde)
6. Faceți clic pe Ok

Pașii de mai sus vă vor asigura că lucrarea dvs. este salvată automat după fiecare 10 minute.

Rețineți că, pentru ca „AutoSave OneDrive și SharePoint Online files implicit în Excel” să funcționeze, fișierele dvs. trebuie să fie în cel mai recent format de fișier (adică XLSX și nu XLS).

Alte opțiuni utile pe care le puteți utiliza:

• Păstrează ultima versiune de recuperare automată dacă închid fără a salva: În timp ce Excel vă salvează lucrările la fiecare 10 minute (când este activată Salvarea automată), activarea acestei opțiuni vă va asigura că nu veți pierde nici măcar munca între acele 10 minute (în cazul în care sistemul dvs. s-a prăbușit sau există o pană de curent). Când este activat, Excel vă va arăta opțiunea de a recupera automat orice fișiere / date nesalvate.
• Recuperați automat locația fișierului: Aceasta este locația în care Excel salvează fișiere nesalvate. Puteți schimba această locație dacă doriți. În cazul în care nu sunteți administrator, este posibil să nu puteți schimba acest lucru.

Când Salvarea automată este activată (cu fișiere salvate pe Onedrive sau SharePoint), nu veți vedea o solicitare pentru a salva modificările nesalvate când închideți fișierul (deoarece aceste modificări sunt salvate la fiecare câteva secunde).

De asemenea, în cazul în care adăugați un cod VB (macro) la fișier, AutoSave s-ar opri și vă va arăta o solicitare pentru a salva acest fișier ca fike activat pentru macro (format .xlsm)

Salvarea automată permite acum utilizatorilor Excel să partajeze fișiere și să facă modificări în timp real. De asemenea, puteți vedea istoricul versiunilor și reveniți la orice versiune anterioară, dacă doriți. Când deschideți un fișier vechi folosind istoricul versiunilor, acesta va fi deschis ca numai în citire și îl puteți salva cu un nume nou, dacă doriți.

Adăugarea Salvare automată la QAT (pentru Office 365)

Dacă utilizați OneDrive sau SharePoint, puteți adăuga și opțiunea Salvare automată în Bara de instrumente pentru acces rapid (disponibilă numai în Office 365).

Aceasta vă permite să activați salvarea automată (în SharePoint sau OneDrive) cu un singur clic (este un buton de comutare).

Deși am găsit că este disponibil în mod implicit în abonamentul meu Office365, în cazul în care nu îl aveți, puteți adăuga Salvare automată la Bara de instrumente de acces rapid, urmând pașii de mai jos:

1. Faceți clic pe pictograma Customize Quick Access Toolbar
2. Faceți clic pe opțiunea Salvare automată

În cazul în care nu vedeți opțiunea „Salvare automată” în meniul derulant, faceți clic pe Mai multe comenzi și utilizați caseta de dialog Opțiuni Excel pentru a adăuga opțiunea Salvare automată în QAT.

O problemă cu Salvarea automată (Salvare ca vs. Salvare copie)

Când activați Salvarea automată și salvați fișierul în OneDrive sau SharePoint, veți observa că nu mai vedeți opțiunea „Salvați ca”. În schimb, vedeți opțiunea „Salvați o copie” (mai multe despre aceasta aici)

Când Salvarea automată este activată și munca dvs. este salvată la fiecare câteva secunde, nu va fi posibil să faceți modificări și să o salvați ca fișier nou.

De exemplu, dacă începeți cu un fișier vechi, lucrați la el timp de 20 de minute și salvați o copie, veți avea fișierul vechi, precum și noul fișier cu cele mai recente 20 de minute de lucru. Dar acest lucru nu este posibil cu funcția Salvare automată activată, unde vă salvează munca la fiecare câteva secunde.

Acesta este motivul pentru care acum aveți „Salveaza o copie‘Opțiune, pe care o puteți utiliza pentru a crea o copie și apoi a face modificările.

În cazul în care fișierele dvs. Excel nu sunt pe OneDrive sau SharePoint, veți vedea în continuare opțiunea „Salvați ca”.

Folosind instrumente terță parte, cum ar fi DropBox sau Google Drive

De asemenea, puteți obține opțiunile istoricului versiunilor pentru fișierele Excel cu opțiuni de stocare precum Dropbox și Google Drive.

Aceste instrumente verifică pur și simplu dacă au existat modificări în fișier și salvează versiunea anterioară. Puteți reveni la aceste versiuni, dacă doriți.

Unul dintre avantajele utilizării acestor instrumente terță parte este că puteți colabora cu ușurință cu persoane care nu folosesc OneDrive.

Deoarece Google Drive și Dropbox sunt de obicei preferați de OneDrive de mulți, acest lucru vă ajută atunci când lucrați cu echipe / clienți care utilizează aceste opțiuni.

Singura avertisment este să vă asigurați că nu păstrați date confidențiale pe aceste servicii de stocare în cloud.

Salvați automat fișierul înainte de închidere utilizând VBA

Salvarea automată este o funcție uimitoare și face ca lucrul cu Excel să fie foarte ușor - știind că datele nu se vor pierde.

În cazul în care nu aveți Office 365 (ceea ce înseamnă că nu aveți și funcția AutoSave), va trebui să vă bazați pe caracteristica AutoRecover a Excel.

O altă opțiune pe care o puteți utiliza este să aveți un cod VBA simplu în loc care vă asigură că fișierul dvs. este salvat înainte de a-l închide. Acest lucru vă asigură că nu vă pierdeți munca, deoarece ați închis fișierul înainte de a-l salva.

Notă: utilizarea acestui lucru ar avea sens numai dacă nu utilizați Office 365 cu OneDrive sau SharePoint. Dacă sunteți, puteți reveni oricând la versiunile anterioare și oricum fișierele dvs. sunt salvate automat.

Mai jos sunt pașii care utilizează VBA pentru a salva un fișier înainte de a închide registrul de lucru:

1. Deschideți registrul de lucru unde doriți să activați acest cod VBA pentru a salva înainte de închidere.
2. Țineți apăsată tasta ALT și apăsați tasta F11 (sau Comandă + Opțiune + F11 în Mac). Aceasta deschide Editorul VB.
3. Faceți dublu clic pe obiectul ThisWorkbook (pentru fișierul în care doriți să adăugați acest cod) în Project Explorer
4. Copiați și lipiți codul de mai jos în fereastra de cod ThisWorkbook:

   Private Sub Workbook_BeforeClose (Cancel As Boolean) ThisWorkbook.Save End End Sub

5. Închideți Editorul VB

Acum, când există vreo modificare în registrul de lucru și îl închideți înainte de salvare, acesta va rula mai întâi acest cod (deoarece acesta este un eveniment VBA care rulează pe baza unui eveniment - care se închide registrul de lucru în acest caz). Acest cod va salva mai întâi registrul de lucru și apoi îl va închide.

În cazul în care nu ați salvat fișierul înainte, acesta va afișa o solicitare care vă va cere să specificați locația în care ar trebui să fie salvat fișierul.

În cazul în care nu doriți să suprascrieți fișierul existent, puteți modifica codul, astfel încât acesta să salveze fișierul cu un timestamp. În acest fel, munca dvs. nu se pierde și puteți reveni, de asemenea, la o versiune anterioară.

Mai jos este codul VBA care va salva fișierul cu data și ștampila în numele fișierului:

Private Sub Workbook_BeforeClose (Cancel As Boolean) wbname = ThisWorkbook.Name timestamp = Format (Acum, "ddmmmyyy-hhmmss") ThisWorkbook.SaveAs Timestamp & wbname End Sub

Aceasta va salva noul fișier cu un timestamp în nume în aceeași locație în care este salvat fișierul vechi. Dacă doriți ca fișierul să fie salvat într-un anumit folder, puteți specifica locația respectivă în cod.

Deci, acesta este tot ce trebuie să știți despre activarea Salvării automate în Excel și despre utilizarea eficientă a acestuia. Și dacă nu utilizați Office 365 și, prin urmare, nu aveți Salvare automată, puteți configura în continuare opțiunile de recuperare automată și puteți recupera orice fișiere nesalvate. De asemenea, codul VBA poate fi utilizat pentru a vă asigura că fișierele sunt salvate automat ca o copie atunci când îl închideți.

Sper că ați găsit util acest tutorial!