Cum se recuperează fișiere Excel nesalvate (toate opțiunile + precauții)

În căutarea recuperării fișierului Excel nesalvat, faceți clic aici pentru a trece la toate opțiunile posibile pe care le aveți pentru a recupera fișierul.

Permiteți-mi să vă spun cea mai scurtă poveste de groază vreodată.

Excel s-a blocat!

Imaginați-vă că lucrați la acel raport urgent sau la acel tablou de bord extrem de important în care ați făcut o treabă atât de fantastică. Ești mândru de tine și de toată munca grea pe care ai depus-o.

Dar ai uitat un pas cheie.

Nu ați salvat fișierul Excel (gâfâit !!!)

Ok, lasă-mă să reduc dramaturgia și să vin direct la subiect.

Excel are tendința de a se bloca, mai ales atunci când nu este necesar. Cumva, se întâmplă în cel mai rău moment posibil (nu că există un moment bun pentru asta vreodată).

Într-un astfel de scenariu, singura dvs. opțiune este să încercați să recuperați fișiere Excel nesalvate.

În unele cazuri, veți fi zâmbit de Excel Gods și veți primi fișierul și, în unele cazuri, este posibil să nu.

În acest articol, voi împărtăși tot ce trebuie să știți atunci când vine vorba de recuperarea fișierelor Excel nesalvate. Vă voi arăta, de asemenea, măsurile de precauție și pașii preventivi pe care trebuie să îi faceți.

Și dacă doriți să vă asigurați absolut că nimic nu merge în neregulă, voi distribui, de asemenea, un cod VBA care va salva o copie a fișierului Excel cu un timestamp ori de câte ori salvați fișierul existent.

Să începem!

Toate modalitățile posibile de recuperare a fișierelor / datelor Excel nesalvate

Excel (și chiar Windows) este extrem de imprevizibil. Se poate bloca oricând și poate fi fișierele Excel cu acesta.

Este o situație proastă să fii în …

… dar există modalități de a aborda acest lucru.

Excel are câteva funcționalități în care vă poate ajuta să recuperați fișiere sau date Excel nesalvate în unele cazuri.

Iată trei scenarii în care verificările încorporate Excel vă pot ajuta să recuperați fișiere / date:

1. Lucrați la un fișier nou (pe care nu l-ați salvat încă) și sistemul / Excel se blochează.
2. Ați actualizat un fișier care a fost salvat mai devreme și Excel se blochează înainte de al putea salva.
3. Ați făcut o greșeală și ați salvat modificările, dar acum doriți să reveniți la versiunea anterioară.

Să vedem cum să abordăm fiecare dintre acestea.

Recuperați un nou fișier Excel nesalvat (care nu a fost niciodată salvat)

Dacă lucrați la ceva și Excel se blochează (sau sistemul dvs. se blochează), puteți totuși recupera fișierul nesalvat.

Notă: Această metodă funcționează deoarece Excel are funcții încorporate de salvare automată și recuperare automată. Este activat în mod prestabilit, deci ar trebui să puteți utiliza aceste metode pentru a recupera fișierele. În cazul în care nu este activată, va trebui să o faceți pentru a putea utiliza aceste funcționalități. Cum să activați Salvarea automată și recuperarea automată este prezentat mai târziu în acest articol.

Mai jos sunt pașii pentru a recupera un fișier Excel nesalvat:

1. Deschideți un nou registru de lucru Excel.
2. Faceți clic pe fila „Fișier”
3. Faceți clic pe „Deschideți”
4. Faceți clic pe opțiunea Carte de lucru recentă (este în partea stângă sus)
5. Faceți clic pe butonul „Recuperare cărți de lucru nesalvate” care se află în partea de jos
6. În caseta de dialog care se deschide, parcurgeți lista registrelor de lucru nesalvate și deschideți-o pe cea dorită.
7. Salvați fișierul (folosind opțiunea „Salvați ca”) cu un nume diferit în locația dorită.

În mod implicit, Excel salvează o copie a tuturor fișierelor nesalvate la următoarea locație:

C: \ Utilizatori \[YourSystemName]\ AppData \ Local \ Microsoft \ Office \ UnsavedFiles

La adresa de mai sus, trebuie să înlocuiți [YourSystemName] cu numele sistemului dvs. (care este „Sumit” în cazul meu).

De asemenea, puteți accesa direct acest dosar (unde sunt salvate copii nesalvate ale fișierelor Excel) deschizând orice browser și copiind adresa în acesta (în locul adresei URL).

Când deschideți orice fișier din acest folder, veți vedea o bară de notificare care vă va solicita să o salvați.

Faceți clic pe acesta și salvați-l într-o locație nouă cu un nume la alegere.

Notă: în mod implicit, toate fișierele recuperate nesalvate sunt în formatul „XLSB”. Când îl salvați, asigurați-vă că îl salvați în formatul dorit.

Cu această metodă, puteți recupera fișierele pe care le-ați creat, dar nu le-ați salvat niciodată.

Recuperați fișierele Excel actualizate (versiunea anterioară a fost salvată)

Această metodă poate fi utilizată pentru fișierele pe care le-ați salvat mai devreme și Excel s-a prăbușit (sau sistemul s-a prăbușit sau s-a oprit) când lucrați la el.

Deci, aveți în continuare fișierul salvat anterior, dar ați pierdut modificările pe care le-ați făcut.

Mai jos sunt pașii pentru a recupera fișierul Excel actualizat:

1. Deschideți oricare dintre registrul de lucru Excel existent.
2. De îndată ce se deschide, veți vedea un panou de recuperare a documentelor care listează toate fișierele nesalvate. Faceți clic pe oricare dintre numele fișierelor pentru a încărca datele.
3. Când primiți datele dorite, salvați fișierul cu un alt nume.

Alternativ, puteți deschide și aplicația Excel și veți vedea opțiunea „Afișați fișierele recuperate” (așa cum se arată mai jos).

Puteți face clic pe acesta și va deschide același panou de recuperare a documentelor.

Recuperarea fișierelor Excel suprascrise / versiunea salvată anterior (din Excel)

În timp ce în cele două metode de mai sus poți da vina pe Excel sau Windows pentru căderea sau întreruperea curentului, aceasta este pur și simplu pe tine.

Acesta este cazul când aveți un fișier Excel salvat și actualizați datele și le salvați din nou.

Dar ajungi să faci câteva modificări pe care nu le dorești acum (mi se întâmplă foarte mult).

Ceea ce doriți cu adevărat este să recuperați versiunea anterioară.

Deși nu vă puteți întoarce în viață și nu vă puteți corecta greșelile (cu excepția cazului în care aveți, desigur, o mașină a timpului), puteți face acest lucru în minunata lume a foilor de calcul Excel.

În Excel 2010 și versiunile ulterioare, Excel a primit o funcție încorporată pentru a vă ajuta să obțineți versiunile anterioare.

Mai jos sunt pașii pentru a reveni la o versiune anterioară de Excel (chiar și atunci când ați actualizat-o și ați salvat-o):

1. Faceți clic pe fila Fișier.
2. În pagina Informații, faceți clic pe Gestionați registrul de lucru, veți găsi toate versiunile anterioare ale acelui fișier.
3. Faceți clic pe versiunea pe care doriți să o restaurați
4. Salvați fișierul (de preferință cu un nume nou).

Când selectați o versiune salvată anterior și o deschideți, Excel vă va afișa o solicitare așa cum se arată mai jos. Puteți face clic pe Restaurare pentru a obține versiunea anterioară pe care ați selectat-o ​​sau o puteți salva ca un fișier nou cu un nume diferit.

Rețineți că pentru ca acest lucru să funcționeze, trebuie să vă asigurați că opțiunea AutoRecover este activată. Deși, de obicei, este activat în mod prestabilit, este un lucru pe care îl puteți verifica și asigura. Am prezentat cum să activez „AutoRecover” mai târziu în acest tutorial.

Când vine vorba de recuperarea fișierelor sau datelor Excel nesalvate, acestea sunt cele trei opțiuni încorporate din Excel care pot fi utilizate.

O altă modalitate (pe care o recomand cu drag) este să vă salvați fișierele pe cloud (OneDrive sau DropBox). Acest lucru elimină o mulțime de griji, deoarece serviciile cloud păstrează versiunile anterioare ale fișierelor dvs.

Recuperarea fișierelor Excel suprascrise / versiunea salvată anterior (din cloud - OneDrive / DropBox)

Dacă aveți obiceiul de a vă salva fișierele Excel pe cloud - utilizând servicii precum OneDrive sau DropBox, nu trebuie să vă bazați complet pe Excel pentru a vă ajuta să recuperați fișierele nesalvate sau datele pierdute.

Aceste servicii cloud păstrează și versiunile anterioare ale fișierelor Excel.

Permiteți-mi să vă arăt cum să obțineți versiunile anterioare de la OneDrive și DropBox. Sunt sigur că trebuie să existe mult mai multe astfel de servicii care să aibă această funcționalitate.

Obținerea versiunii anterioare a fișierului Excel de la OneDrive

Pentru a obține versiunea anterioară a unui fișier Excel, faceți clic dreapta pe versiunea curentă în Onedrive și faceți clic pe Istoricul versiunilor.

Aceasta va deschide fișierul și puteți vedea toate versiunile anterioare ale fișierului în panoul din stânga.

Faceți clic pe versiunea dorită. Acesta vă va arăta conținutul fișierului și vă va oferi, de asemenea, opțiunea de a descărca fișierul respectiv sau de a-l restaura.

Obținerea versiunii anterioare a fișierului Excel din DropBox

La fel ca OneDrive, DropBox păstrează și versiunile anterioare ale fișierelor Excel pe care le puteți revedea și descărca.

Pentru a obține versiunile anterioare, accesați fișierul din portalul web Dropbox și faceți clic pe cele trei puncte pentru fișierul pentru care doriți să vedeți versiunile anterioare.

Faceți clic pe opțiunea Istoric versiuni.

Aceasta vă va arăta toate versiunile acelui fișier. Puteți deschide și descărca această versiune din DropBox.

În cazul în care ați instalat folderul DropBox pe sistemul dvs. și păstrați fișierele acolo, puteți face clic dreapta pe oricare dintre fișiere și faceți clic pe Istoricul versiunilor.

Acest lucru vă va duce la versiunea web a DropBox, unde puteți vedea și descărca toate versiunile fișierului.

Precauții pentru a permite recuperarea ușoară a fișierelor nesalvate

În timp ce Excel are câteva setări implicite care vă asigură că aveți șanse mari de a recupera fișiere Excel, este totuși o bună practică să vă asigurați că totul este activat.

Activați Salvare automată și Recuperare automată

Pentru a vă asigura că Excel vă salvează automat fișierele și afișează opțiuni de recuperare, trebuie să le activați.

Deși ar trebui să fie activat în mod implicit, în caz contrar, puteți face acest lucru manual.

Mai jos sunt pașii pentru a activa funcționalitatea Salvare automată și AutoRecover în Excel:

1. Faceți clic pe fila „Fișier”
2. Faceți clic pe „Opțiuni”
3. În caseta de dialog Opțiuni Excel, faceți clic pe Salvare (se află în panoul din stânga al casetei de dialog).
4. Asigurați-vă că următoarele setări sunt activate (așa cum se arată mai jos).

Permiteți-mi să explic rapid ce înseamnă aceste opțiuni:

• Salvați informații de recuperare automată la fiecare X minute: Această opțiune vă va asigura că fișierele dvs. sunt salvate la fiecare 5 minute (sau orice valoare de timp pe care o specificați aici). Aceasta înseamnă 10 minute în mod implicit și am schimbat acest lucru în 5 minute. Puteți reduce acest lucru și mai mult dacă doriți.
• Păstrează ultima versiune de recuperare automată dacă închid fără a salva: Acest lucru vă va asigura că în cazul în care Excel / sistemul dvs. se blochează sau închideți un fișier fără salvare, se salvează o versiune care poate fi recuperată automat.
• AutoRecover locația fișierului: Aceasta este locația implicită în care sunt salvate fișierele recuperate automat. Puteți schimba acest lucru dacă doriți.

Notă: Dacă aveți un fișier imens cu o mulțime de formule și diagrame, salvarea acestuia la fiecare 5 minute va duce la recalculare și la o posibilă înghețare a sistemului. Dacă nu doriți acest lucru, puteți alege o durată mai mare de timp (sau puteți schimba modul de calcul în manual).

Creați automat o copie de rezervă a fișierului Excel salvat

În timp ce opțiunile de salvare automată și de recuperare automată sunt utile atunci când uitați să salvați fișierele și sistemul se blochează, salvarea automată este ceva care creează o copie a fișierului ori de câte ori îl salvați.

De exemplu, dacă lucrez la un fișier cu numele Test.xlsx și îl salvez într-un folder, acest lucru va crea automat o copie cu numele - „Backup of Test.xlk”

Acum, ori de câte ori salvez fișierul Test, toate modificările sunt salvate și în copia de rezervă.

Acest lucru poate fi util dacă faceți unele modificări într-un fișier salvat și doriți să îl anulați. În acest caz, puteți utiliza copia de rezervă.

Sau dacă fișierul dvs. se blochează sau se deteriorează, veți avea copia de rezervă care va avea ultimul conținut salvat.

Mai jos sunt pașii pentru a activa funcția de backup automat pentru un registru de lucru:

1. Faceți clic pe fila Fișier.
2. Faceți clic pe „Salvați ca”
3. Faceți clic pe Răsfoire pentru a deschide caseta de dialog „Salvați ca”.
4. În caseta de dialog Salvare ca, faceți clic pe opțiunea Instrumente (se află în partea din dreapta jos a casetei de dialog).
5. Faceți clic pe „Opțiuni generale”.
6. În caseta de dialog „Opțiuni generale”, bifați opțiunea „Creați întotdeauna o copie de rezervă”.
7. Faceți clic pe OK.
8. Salvați fișierul în folderul / locația dorită.

Acum, ori de câte ori salvați acest fișier, va fi salvată o copie exactă cu remedierea în prealabil „Backup of”.

Iată câteva lucruri importante pe care trebuie să le cunoașteți despre utilizarea acestei funcționalități de backup automat în Excel:

• Aceasta este o setare la nivel de registru de lucru. Aceasta înseamnă că, dacă îl activați pentru un registru de lucru, acesta va funcționa numai pentru acel registru de lucru. Dacă doriți să funcționeze și pentru alții, va trebui să o activați manual.
• Acest lucru este diferit de opțiunile de recuperare automată și salvare automată. Acestea sunt setări independente și configurarea uneia nu are impact pe cealaltă. Deci, puteți avea un registru de lucru în care funcționează AutoRecover, AutoSave și AutoBackup.
• Fișierul de rezervă este salvat cu o extensie .XLK. Aceasta este extensia pentru fișierele de rezervă și este posibil să vedeți o solicitare când deschideți acest fișier. Doar faceți clic pe Da și va deschide fișierul de rezervă.
• Fișierul de rezervă este întotdeauna o versiune în spatele fișierului principal (cu excepția timpului în care îl salvați pentru prima dată). De exemplu, dacă creați un fișier nou și activați backupul în acesta și efectuați unele modificări și salvați-l. Aceasta va salva noul fișier, precum și o copie de rezervă a acestuia. În acest moment, ambele fișiere (fișierul principal și copia de rezervă) vor fi exact aceleași. Acum, dacă faceți unele modificări în fișierul principal și îl salvați o singură dată, acesta nu va fi salvat în fișierul de rezervă. Dar dacă îl salvați din nou, se va face și în fișierul de rezervă.

Copierea de rezervă automată este o caracteristică bună, deoarece vă oferă ultima versiune salvată a fișierului în cazul în care efectuați modificări nedorite și salvați fișierul. Puteți utiliza fișierul de rezervă pentru a obține versiunea înainte de ultima versiune salvată.

Salvați automat o copie marcată în timp a registrului de lucru Excel

În timp ce toate metodele acoperite până acum se bazează pe caracteristicile încorporate Excel, puteți utiliza și un cod VBA scurt pentru a vă asigura că nu vă pierdeți niciodată munca.

Cu un cod VBA, salvați o copie marcată în timp a fișierului Excel imediat ce îl salvați (sau îl închideți).

Acest lucru vă asigură că aveți întotdeauna toate versiunile anterioare și puteți reveni și recupera un fișier în cazul în care vă deranjați. De asemenea, deoarece acestea sunt marcate cu timp, puteți găsi cu ușurință ce versiune doriți (sau unde ați încurcat).

Mai jos este codul care va crea o copie marcată de timp a registrului de lucru imediat ce îl salvați:

Private Sub Workbook_BeforeSave (ByVal SaveAsUI As Boolean, Cancel As Boolean) Application.ScreenUpdating = False Dim BackUpPath As String BackUpPath = "C: \ Users \ sumit \ Desktop \ Test \"ThisWorkbook.SaveCopyAs BackUpPath & Format (Acum," dd-mm-aaaa hh: mm: ss ") &" "& ActiveWorkbook.Name Application.ScreenUpdating = True End Sub

Rețineți că trebuie să specificați locația folderului în care doriți să salvați copiile de rezervă (modificați calea evidențiată cu caractere aldine în codul de mai sus).

Acest lucru poate însemna că veți ajunge la o mulțime de copii, dar poate fi un salvator imens atunci când lucrați la proiecte critice.

Puteți utiliza un cod similar pentru a salva o copie înainte de a închide registrul de lucru (în loc să salvați o copie de fiecare dată când salvați).

Private Sub Workbook_BeforeClose (Cancel As Boolean) Dim BackUpPath As String BackUpPath = "C: \ Users \ sumit \ Desktop \ Test \" ThisWorkbook.SaveCopyAs BackUpPath & Format (Now, "dd-mm-aaaa hh-mm-ss") & "" & ActiveWorkbook.Name End Sub

Trebuie să introduceți acest cod în fereastra de cod ThisWorkbook.

Pentru a face acest lucru, deschideți editorul VB (comandă rapidă de la tastatură - ALT + F11) și faceți dublu clic pe obiectul This Workbook din exploratorul de proiecte.

Repararea fișierelor corupte Excel

În cazul în care vă aflați cu un fișier Excel corupt, puteți face câteva lucruri.

În primul rând, puteți utiliza opțiunea de reparație încorporată în Excel.

Mai jos sunt pașii pentru a recupera un fișier corupt reparându-l:

1. Deschideți aplicația Excel.
2. Faceți clic pe „Fișier” și apoi faceți clic pe „Deschidere” (sau utilizați comanda rapidă de la tastatură Control + O).
3. Faceți clic pe butonul Răsfoire.
4. În caseta de dialog care se deschide, selectați fișierul care a fost corupt.
5. Faceți clic pe micul triunghi orientat în jos din butonul „Deschideți” (așa cum se arată mai jos).
6. Faceți clic pe Deschidere și reparare.
7. Excel vă va afișa o solicitare așa cum se arată mai jos. Faceți clic pe Reparație.

Dacă ai noroc, totul ar merge bine și vei putea recupera datele din fișierul corupt.

În cazul în care opțiunea de reparație nu funcționează, urmați pașii de mai sus până la pasul 5 și apoi, în locul Reparației, faceți clic pe „Extrageți datele”. Excel vă va întreba dacă doriți să „Convertiți în valori” sau „Recuperați formule”.

Puteți încerca să utilizați orice opțiune funcționează pentru dvs. Excel va încerca să extragă cât mai multe date și să creeze un nou registru de lucru cu datele extrase.

Dacă și acest lucru nu funcționează. poate fi necesar să vă bazați pe instrumente terțe pentru a recupera fișiere Excel corupte.