Cum se creează un formular de introducere a datelor în Excel (Ghid pas cu pas)

Urmăriți videoclipul despre utilizarea formularelor de introducere a datelor în Excel

Mai jos este un tutorial scris detaliat despre formularul de introducere a datelor Excel, în cazul în care preferați să citiți decât să vizionați un videoclip.

Excel are multe caracteristici utile atunci când vine vorba de introducerea datelor.

Iar o astfel de caracteristică este Formular de introducere a datelor.

În acest tutorial, vă voi arăta ce sunt formularele de introducere a datelor și cum să le creați și să le utilizați în Excel.

De ce trebuie să știți despre formularele de introducere a datelor?

Poate că nu!

Dar dacă introducerea datelor face parte din munca ta zilnică, îți recomand să verifici această caracteristică și să vezi cum te poate ajuta să economisești timp (și să te facă mai eficient).

Există două probleme comune cu care m-am confruntat (și pe care le-am văzut cu care se confruntă oamenii) atunci când vine vorba de introducerea datelor în Excel:

1. Este consumator de timp. Trebuie să introduceți datele într-o singură celulă, apoi să mergeți la următoarea celulă și să introduceți datele pentru aceasta. Uneori, trebuie să derulați în sus și să vedeți ce coloană este și ce date trebuie introduse. Sau derulați spre dreapta și apoi reveniți la început în cazul în care există multe coloane.
2. Este predispus la erori. Dacă aveți un set de date imens care are nevoie de 40 de intrări, există posibilitatea să ajungeți să introduceți ceva care nu a fost destinat acelei celule.

Un formular de introducere a datelor vă poate ajuta făcând procesul mai rapid și mai puțin predispus la erori.

Înainte de a vă arăta cum să creați un formular de introducere a datelor în Excel, permiteți-mi să vă arăt rapid ce face.

Mai jos este un set de date care este de obicei întreținut de echipa de angajare dintr-o organizație.

De fiecare dată când un utilizator trebuie să adauge o nouă înregistrare, va trebui să selecteze celula din următorul rând gol și apoi să meargă celulă cu celulă pentru a face intrarea pentru fiecare coloană.

Deși acesta este un mod perfect de a face acest lucru, o modalitate mai eficientă ar fi utilizarea unui formular de introducere a datelor în Excel.

Mai jos este un formular de introducere a datelor pe care îl puteți utiliza pentru a face intrări în acest set de date.

Câmpurile evidențiate sunt locul în care ați introduce datele. După ce ați terminat, apăsați tasta Enter pentru a transforma datele într-o parte din tabel și treceți la următoarea intrare.

Mai jos este o demonstrație a modului în care funcționează:

După cum puteți vedea, acest lucru este mai ușor decât introducerea de date obișnuită, deoarece are totul într-o singură casetă de dialog.

Formular de introducere a datelor în Excel

Utilizarea unui formular de introducere a datelor în Excel necesită puțină prelucrare.

Ați observa că nu există nicio opțiune de a utiliza un formular de introducere a datelor în Excel (nu în nicio filă din panglică).

Pentru ao utiliza, va trebui să îl adăugați mai întâi la Bara de instrumente cu acces rapid (sau panglică).

Adăugarea opțiunii formularului de introducere a datelor în bara de instrumente cu acces rapid

Mai jos sunt pașii pentru a adăuga opțiunea formularului de introducere a datelor în Bara de instrumente de acces rapid:

1. Faceți clic dreapta pe oricare dintre pictogramele existente în Bara de instrumente pentru acces rapid.
2. Faceți clic pe „Personalizați bara de instrumente de acces rapid”.
3. În caseta de dialog „Opțiuni Excel” care se deschide, selectați opțiunea „Toate comenzile” din meniul derulant.
4. Derulați în jos lista de comenzi și selectați „Form”.
5. Faceți clic pe butonul „Adăugați”.
6. Faceți clic pe OK.

Pașii de mai sus ar adăuga pictograma Form la Bara de instrumente de acces rapid (așa cum se arată mai jos).

După ce îl aveți în QAT, puteți face clic pe orice celulă din setul de date (în care doriți să faceți intrarea) și să faceți clic pe pictograma Form.

Notă: Pentru ca formularul de introducere a datelor să funcționeze, datele dvs. ar trebui să fie într-un tabel Excel. Dacă nu este deja, va trebui să îl convertiți într-un tabel Excel (comandă rapidă de la tastatură - Control + T).

Părți din formularul de introducere a datelor

Un formular de introducere a datelor în Excel are multe butoane diferite (după cum puteți vedea mai jos).

Iată o scurtă descriere a ceea ce înseamnă fiecare buton:

• Nou: Aceasta va șterge orice date existente în formular și vă permite să creați o nouă înregistrare.
• Șterge: Aceasta vă va permite să ștergeți o înregistrare existentă. De exemplu, dacă apăs tasta Delete în exemplul de mai sus, va șterge înregistrarea pentru Mike Banes.
• Restabili: Dacă editați o intrare existentă, puteți restabili datele anterioare din formular (dacă nu ați făcut clic pe Nou sau nu ați apăsat Enter).
• Găsiți anterior: Aceasta va găsi intrarea anterioară.
• Găsește următorul: Aceasta va găsi următoarea intrare.
• Criterii: Aceasta vă permite să găsiți înregistrări specifice. De exemplu, dacă sunt în căutarea tuturor înregistrărilor, unde a fost angajat candidatul, trebuie să fac clic pe butonul Criterii, să introduc „Hired” în câmpul Status și apoi să folosesc butoanele de căutare. Un exemplu în acest sens este prezentat mai târziu în acest tutorial.
• Închide: Aceasta va închide formularul.
• Bara de derulare: Puteți utiliza bara de derulare pentru a parcurge înregistrările.

Acum, să parcurgem toate lucrurile pe care le puteți face cu un formular de introducere a datelor în Excel.

Rețineți că trebuie să vă convertiți datele într-un tabel Excel și să selectați orice celulă din tabel pentru a putea deschide caseta de dialog a formularului de introducere a datelor.

Dacă nu ați selectat o celulă în tabelul Excel, aceasta va afișa o solicitare așa cum se arată mai jos:

Crearea unei noi intrări

Mai jos sunt pașii pentru a crea o nouă intrare utilizând formularul de introducere a datelor în Excel:

1. Selectați orice celulă din tabelul Excel.
2. Faceți clic pe pictograma Form din bara de instrumente de acces rapid.
3. Introduceți datele în câmpurile formularului.
4. Apăsați tasta Enter (sau faceți clic pe butonul Nou) pentru a introduce înregistrarea în tabel și pentru a obține un formular necompletat pentru următoarea înregistrare.

Navigarea prin înregistrările existente

Unul dintre avantajele utilizării formularului de introducere a datelor este că puteți naviga și edita cu ușurință înregistrările fără a părăsi vreodată caseta de dialog.

Acest lucru poate fi util mai ales dacă aveți un set de date cu multe coloane. Acest lucru vă poate economisi o mulțime de derulare și procesul de mers înainte și înapoi.

Mai jos sunt pașii pentru a naviga și edita înregistrările folosind un formular de introducere a datelor:

1. Selectați orice celulă din tabelul Excel.
2. Faceți clic pe pictograma Form din bara de instrumente de acces rapid.
3. Pentru a merge la următoarea intrare, faceți clic pe butonul „Găsiți următorul” și pentru a merge la intrarea anterioară, faceți clic pe butonul „Găsiți anterior”.
4. Pentru a edita o intrare, pur și simplu efectuați modificarea și apăsați Enter. În cazul în care doriți să reveniți la intrarea originală (dacă nu ați apăsat tasta Enter), faceți clic pe butonul „Restaurare”.

De asemenea, puteți utiliza bara de derulare pentru a naviga prin intrări una câte una.

Instantaneul de mai sus arată navigarea de bază în care parcurgeți toate înregistrările una după alta.

Dar puteți naviga rapid prin toate înregistrările pe baza criteriilor.

De exemplu, dacă doriți să parcurgeți toate intrările în care starea este „În curs”, puteți face acest lucru folosind pașii de mai jos:

• Selectați orice celulă din tabelul Excel.
• Faceți clic pe pictograma Form din bara de instrumente de acces rapid.
• În caseta de dialog Formular de introducere date, faceți clic pe butonul Criterii.
• În câmpul Status, introduceți „În curs”. Rețineți că această valoare nu ține cont de majuscule și minuscule. Deci, chiar dacă intrați în PROGRES, ar funcționa în continuare.
• Utilizați butoanele Găsiți anterior / Găsiți următorul pentru a naviga prin intrările în care starea este În curs.

Criteriile sunt o caracteristică foarte utilă atunci când aveți un set de date uriaș și doriți să parcurgeți rapid acele înregistrări care îndeplinesc un anumit set de criterii.

Rețineți că puteți utiliza câmpuri de criterii multiple pentru a naviga prin date.

De exemplu, dacă doriți să parcurgeți toate înregistrările „În curs” după 07-08-2018, puteți utiliza „> 08-08-2018” în criteriile pentru câmpul „Data” și „În curs” ca valoarea din câmpul de stare. Acum, când navigați utilizând butoanele Găsiți anterior / Găsiți următor, acesta va afișa înregistrări numai după 08-08-2018, unde starea este în curs.

De asemenea, puteți utiliza caractere wildcard în criterii.

De exemplu, dacă ați fost incoerent la introducerea datelor și ați utilizat variații ale unui cuvânt (cum ar fi În curs, în curs, în curs și în progres), atunci trebuie să utilizați caractere wildcard pentru a obține aceste înregistrări.

Mai jos sunt pașii pentru a face acest lucru:

1. Selectați orice celulă din tabelul Excel.
2. Faceți clic pe pictograma Form din bara de instrumente de acces rapid.
3. Faceți clic pe butonul Criterii.
4. În câmpul Status, introduceți * progres
5. Utilizați butoanele Găsiți anterior / Găsiți următorul pentru a naviga prin intrările în care starea este În curs.

Acest lucru funcționează ca un asterisc (*) este un caracter wildcard care poate reprezenta orice număr de caractere în Excel. Deci, dacă starea conține „progresul”, acesta va fi preluat de butoanele Găsește anterior / Găsește următor, indiferent de ceea ce se află înainte).

Ștergerea unei înregistrări

Puteți șterge înregistrările din formularul de introducere a datelor.

Acest lucru poate fi util atunci când doriți să găsiți un anumit tip de înregistrări și să le ștergeți.

Mai jos sunt pașii pentru ștergerea unei înregistrări folosind formularul de introducere a datelor:

1. Selectați orice celulă din tabelul Excel.
2. Faceți clic pe pictograma Form din bara de instrumente de acces rapid.
3. Navigați la înregistrarea pe care doriți să o ștergeți
4. Faceți clic pe butonul Ștergeți.

Deși s-ar putea să simțiți că totul pare a fi mult de lucru doar pentru a intra și a naviga prin înregistrări, economisiți mult timp dacă lucrați cu o mulțime de date și trebuie să faceți introducerea de date destul de des.

Restricționarea introducerii datelor pe baza regulilor

Puteți utiliza validarea datelor în celule pentru a vă asigura că datele introduse sunt conforme cu câteva reguli.

De exemplu, dacă doriți să vă asigurați că coloana de date acceptă doar o dată în timpul introducerii datelor, puteți crea o regulă de validare a datelor pentru a permite doar datele.

Dacă un utilizator introduce date care nu sunt o dată, acestea nu vor fi permise și utilizatorului i se va afișa o eroare.

Iată cum să creați aceste reguli atunci când efectuați introducerea datelor:

1. Selectați celulele (sau chiar întreaga coloană) în care doriți să creați o regulă de validare a datelor. În acest exemplu, am selectat coloana A.
2. Faceți clic pe fila Date.
3. Faceți clic pe opțiunea Validare date.
4. În caseta de dialog „Validarea datelor”, în fila „Setări”, selectați „Data” din meniul derulant „Permiteți”.
5. Specificați data de începere și data de încheiere. Intrările în acest interval de date ar fi valide și toate celelalte ar fi refuzate.
6. Faceți clic pe OK.

Acum, dacă utilizați formularul de introducere a datelor pentru a introduce date în coloana Data și dacă nu este o dată, atunci nu va fi permisă.

Veți vedea un mesaj așa cum se arată mai jos:

În mod similar, puteți utiliza validarea datelor cu formulare de introducere a datelor pentru a vă asigura că utilizatorii nu ajung să introducă date greșite. Câteva exemple în care puteți utiliza acest lucru sunt numerele, lungimea textului, datele etc.

Iată câteva lucruri importante de știut despre formularul de introducere a datelor Excel:

1. Puteți utiliza caractere wildcard în timp ce navigați prin înregistrări (prin opțiunea de criterii).
2. Trebuie să aveți un tabel Excel pentru a putea utiliza formularul de introducere a datelor. De asemenea, trebuie să aveți o celulă selectată în ea pentru a utiliza formularul. Cu toate acestea, există o excepție. Dacă aveți un interval numit cu numele „Baza de date”, atunci Formularul Excel se va referi și la acest interval numit, chiar dacă aveți un tabel Excel.
3. Lățimea câmpului din formularul de introducere a datelor depinde de lățimea coloanei datelor. Dacă lățimea coloanei dvs. este prea îngustă, același lucru s-ar reflecta în formular.
4. De asemenea, puteți insera puncte glonț în formularul de introducere a datelor. Pentru a face acest lucru, utilizați comanda rapidă de la tastatură ALT + 7 sau ALT + 9 de pe tastatura numerică. Iată un videoclip despre punctele glonț.