Când lucrați cu date în Excel, veți avea adesea nevoie să copiați unele tabele din Excel într-un document MS Word.
Deși nu există nicio opțiune încorporată în Excel pentru a converti un întreg fișier Excel în Word, puteți copia și lipi cu ușurință datele dintr-un document Excel în Word.
În acest tutorial, vă voi arăta mai multe moduri de a copiați datele dintr-o foaie de lucru Excel într-un document Word.
Copiați lipiți tabelul Excel ca text simplu în MS Word
Dacă tot ce doriți este să copiați și să lipiți un tabel din Excel în Word, puteți face acest lucru cu o simplă copiere.
Vă permite să obțineți tabelul static în Word, unde îl puteți apoi formata (și schimba dacă doriți).
Dezavantajul acestei metode este că, în cazul în care există formule în date, acestea nu vor funcționa. Și din moment ce acesta este un tabel static, orice modificare pe care o faceți în Excel nu va fi reflectată în tabelul pe care l-ați copiat în Word.
Dar, în majoritatea cazurilor, exact asta doriți.
Să vedem cum să facem acest lucru.
Să presupunem că aveți un set de date așa cum se arată mai jos și doriți să copiați aceste date din Excel și să le inserați în Word.
Mai jos sunt pașii pentru a face acest lucru:
- Selectați datele din Excel pe care doriți să le copiați în Word
- Faceți clic dreapta și apoi faceți clic pe Copiere (sau utilizați comanda rapidă de la tastatură Control + C în Windows sau Command + C în Mac)
- Deschideți documentul Word în care doriți să inserați aceste date
- Plasați cursorul acolo unde doriți aceste date în documentul Word
- Accesați fila Acasă din Word și faceți clic pe Lipire (sau utilizați comanda rapidă de la tastatură Control + V)
Pașii de mai sus ar copia datele din Excel și le-ar lipi ca un tabel static în documentul Word.
Odată ce aveți tabelul în Word, îl puteți formata și lucra la fel ca orice alt tabel pe care îl inserați în Word.
Câteva lucruri de reținut atunci când utilizați această metodă:
- Dacă există formule în tabel în Excel, acestea nu vor fi copiate. În exemplul meu, am formulele în rândul Total, dar atunci când sunt copiate în Word, acestea sunt valori statice. Dacă faceți modificări la orice date, va trebui să reglați manual și valorile formulei
- Dacă nu doriți să copiați formatarea din Excel și doriți mai degrabă să utilizați formatarea documentului Word, puteți utiliza opțiunea Utilizați opțiunea Stil destinație. Se afișează atunci când faceți clic pe pictograma Opțiuni lipire după ce ați lipit tabelul în Word.
Încorporați tabelul Excel în Word (ca obiect conectat)
În metoda de mai sus, am copiat datele din Excel și le-am inserat ca un tabel static în Word.
O altă opțiune pe care o puteți utiliza este să copiați și să lipiți tabelul într-un document Word și să păstrați cele două tabele legate.
În acest fel, dacă faceți modificări în tabelul Excel pe care le-ați copiat, veți vedea că acestea sunt reflectate în timp real și în tabelul din Word.
Acest lucru este destul de util atunci când este posibil să fie necesar să actualizați datele în Excel și ar trebui, de asemenea, să fie actualizate în Word. Având tabelul conectat, trebuie doar să faceți modificări în datele Excel și acestea se vor reflecta automat în tabelul pe care l-ați copiat în Word.
Permiteți-mi să vă arăt cum funcționează acest lucru.
Să presupunem că aveți un tabel așa cum se arată mai jos și doriți să îl copiați din Excel în MS Word și să îl păstrați legat.
Mai jos sunt pașii pentru a face acest lucru:
- Selectați datele din Excel pe care doriți să le copiați în Word
- Faceți clic dreapta și apoi faceți clic pe Copiere (sau utilizați comanda rapidă de la tastatură Control + C)
- Deschideți documentul Word în care doriți să inserați aceste date
- Plasați cursorul acolo unde doriți aceste date în documentul Word
- Mergeți la fila Acasă din Word și faceți clic pe meniul derulant Lipire (faceți clic pe săgeata mică inversată sub pictograma Lipire specială)
- În opțiunile care apar, faceți clic pe Lipire specială
- În caseta de dialog Lipire specială, selectați opțiunea „Lipire legătură”
- Selectați Microsoft Excel Worksheet Object din opțiunile listate
- Faceți clic pe OK
Pașii de mai sus ar insera tabelul copiat în Word, unde este încă legat de tabelul original din Excel.
Acum, dacă mergeți și faceți modificări în tabel în Excel, veți vedea că același lucru se reflectă în tabelul din Word (în timp real).
Dacă din anumite motive datele dvs. nu se actualizează în timp real, faceți clic dreapta pe tabel și faceți clic pe opțiunea „Actualizare link”
Iată câteva lucruri pe care trebuie să le cunoașteți despre această metodă:
- Deoarece cele două fișiere sunt legate între ele, va trebui să le păstrați împreună. Dacă trimiteți fișierul Word cuiva, va trebui, de asemenea, să îi trimiteți fișierul Excel, altfel legătura ar fi întreruptă și datele din Word nu s-ar actualiza.
- Ori de câte ori se deschide fișierul Word, acesta va verifica dacă există actualizări în tabelul Excel. Acest lucru funcționează chiar dacă fișierul Excel este închis.
Această metodă este cea mai potrivită pentru situațiile în care aveți un fișier Excel mare, care are o mulțime de calcule / date / tablouri de bord. Utilizând această metodă, puteți copia doar o mică parte a fișierului Excel, în timp ce puteți continua să actualizați tabelul atunci când valorile se schimbă în Excel.
Încorporați tabelul Excel în Word
Aceasta este o caracteristică foarte utilă pe care o oferă MS Word. Vă permite să încorporați un document Excel ca parte a documentului Word.
În metoda de mai sus, v-am arătat cum să păstrați împreună fișierele Excel și Word și să le păstrați legate.
În această secțiune, vă voi arăta cum să încorporați fișierul Excel în documentul Word, deci nu va trebui să păstrați ambele fișiere (și să păstrați numai fișierul Word).
În termeni simpli, este ca și cum ai putea deschide și lucra la o foaie de lucru Excel din documentul Word.
Lasă-mă să-ți arăt ce vreau să spun.
Să presupunem că aveți un tabel în Excel, așa cum se arată mai jos, pe care doriți să îl copiați în Word.
Mai jos sunt pașii pentru a insera acest lucru ca obiect Excel încorporat în Word:
- Selectați datele din Excel pe care doriți să le copiați în Word
- Faceți clic dreapta și apoi faceți clic pe Copiere (sau utilizați comanda rapidă de la tastatură Control + C)
- Deschideți documentul Word în care doriți să inserați aceste date
- Plasați cursorul acolo unde doriți aceste date în documentul Word
- Accesați fila Acasă din Word și faceți clic pe meniul drop-down Lipire (faceți clic pe săgeata mică inversată de sub pictograma Lipire specială)
- În opțiunile care apar, faceți clic pe Lipire specială
- În caseta de dialog Lipire specială, asigurați-vă că este selectată opțiunea „Lipire”
- Selectați Microsoft Excel Worksheet Object din opțiunile enumerate
- Faceți clic pe OK
Pașii de mai sus ar insera datele copiate din Excel în MS Word.
Dar ceea ce se întâmplă de fapt în backend-ul din MS Word este că creează un nou fișier Excel (care face parte din documentul Word în sine) și vă arată tabelul din acel fișier.
Dacă faceți dublu clic pe tabel, veți observa că acesta deschide fișierul Excel (din documentul Word). Veți vedea interfața Excel familiară în timp ce vă aflați încă în documentul Word.
Puteți face orice modificare și puteți utiliza, de asemenea, funcționalități, cum ar fi formatarea condiționată, care ar fi reflectată în tabel. De asemenea, orice formulă pe care o aveți în loc ar continua să funcționeze.
Cel mai mare beneficiu al utilizării acestei metode este că nu trebuie să vă faceți griji cu privire la două fișiere separate. Spre deosebire de metoda anterioară, în această metodă, fișierul Excel face parte din documentul Word.
Deci, dacă salvați fișierul Word sau îl partajați cu altcineva, fișierul Excel va rămâne cu acesta și datele vor rămâne intacte.
Dezavantajul, dacă utilizați mai multe astfel de tabele sau dacă datele sunt mari, va duce la un document Word greu (deoarece trebuie să suporte și greutatea fișierului Excel încorporat).
Copiați tabelul Excel ca imagine Satic
Dacă pregătiți un raport și tot ce doriți este o modalitate foarte ușoară de a afișa un tabel (fără a fi nevoie să modificați datele), puteți insera aceste date ca imagine.
A face acest lucru este foarte ușor, iar imaginile sunt, de asemenea, mai ușor de gestionat în Word (cum ar fi plasarea și redimensionarea).
Cu copierea unei imagini, aveți și o opțiune de a lega imaginea la tabel în Excel. În acest fel, dacă faceți modificări în tabelul Excel, acesta va fi reflectat în imaginea tabelului din Word.
Inserarea tabelului copiat ca imagine statică în Word
Să presupunem că aveți un tabel așa cum se arată mai jos în Excel:
Mai jos sunt pașii pentru a copia acest tabel și a-l insera ca imagine în MS Word:
- Selectați datele din Excel pe care doriți să le copiați în Word
- Faceți clic dreapta și apoi faceți clic pe Copiere (sau utilizați comanda rapidă de la tastatură Control + C)
- Deschideți documentul Word în care doriți să inserați aceste date
- Plasați cursorul acolo unde doriți aceste date în documentul Word
- Accesați fila Acasă din Word și faceți clic pe meniul drop-down Lipire (faceți clic pe săgeata mică inversată de sub pictograma Lipire specială)
- În opțiunile care apar, faceți clic pe Lipire specială
- În caseta de dialog Lipire specială, asigurați-vă că este selectată opțiunea „Lipire”
- Selectați „Imagine” din opțiunile listate
- Faceți clic pe OK
Pașii de mai sus ar insera o imagine a tabelului în documentul Word.
Aceasta este la fel ca orice altă imagine și o puteți redimensiona și formata.
Inserarea tabelului copiat ca imagine legată în Word
Dacă vă place flexibilitatea gestionării imaginilor în Word și doriți totuși ca tabelul să fie conectat la fișierul Excel original, puteți face acest lucru și.
Să presupunem că aveți un tabel așa cum se arată mai jos în Excel:
Mai jos sunt pașii pentru a copia acest tabel și a-l insera ca imagine legată în MS Word:
- Selectați tabelul în Excel
- Faceți clic dreapta și apoi faceți clic pe Copiere (sau utilizați comanda rapidă de la tastatură Control + C)
- Deschideți documentul Word în care doriți să inserați aceste date
- Plasați cursorul acolo unde doriți aceste date în documentul Word
- Accesați fila Acasă din Word și faceți clic pe Lipire specială
- În caseta de dialog Lipire specială, selectați opțiunea „Lipire legătură”
- Selectați „Imagine” din opțiunile listate
- Faceți clic pe OK
Pașii de mai sus vă vor oferi din nou o imagine pe care o puteți redimensiona și forma cu ușurință.
Dar, deoarece acest lucru este legat de tabelul original din Excel, dacă faceți modificări în tabelul original, acestea s-ar reflecta și în imagine.
De asemenea, amintiți-vă că, deoarece această imagine este legată de datele originale, dacă intenționați să partajați acest document Word cu altcineva, ar trebui să partajați și fișierul Excel (în cazul în care doriți ca linkul să rămână așa cum este)
În cazul în care fișierul Excel nu este disponibil sau numele este schimbat, imaginea ar fi la fel ca orice altă imagine obișnuită.
Deci, acestea sunt câteva dintre modalitățile pe care le puteți utiliza pentru a copia un tabel pentru Excel și a-l insera în Word. În majoritatea cazurilor, prefer să copiez și să lipiți tabele Excel ca imagini, deoarece acestea sunt mai ușor de gestionat. În unele cazuri, prefer și metoda de încorporare care îmi permite să deschid fișierul Excel din Word.
Sper că ți s-a părut util acest tutorial!
