10 sfaturi pentru introducerea datelor Excel pe care nu le puteți permite

Excel este un instrument uimitor, cu capacități fascinante de a analiza date (fie că folosește funcții, diagrame sau tablouri de bord). Ușurința cu care datele pot fi introduse și stocate în Excel îl face o alegere convingătoare.

În această postare de blog, am enumerat 10 sfaturi utile de introducere a datelor Excel, care vă vor face mai eficient și veți economisi mult timp.

# 1 Utilizați formularul de introducere a datelor Excel

Formularul Excel Data Entry vă permite să adăugați înregistrări la un set de date existent. Oferă un formular pop-up care poate fi completat de utilizator. Este deosebit de convenabil atunci când setul de date are multe coloane și ar necesita să derulați la dreapta și la stânga din nou și din nou în timp ce introduceți puncte de date.

Funcția Formular de date nu este deja disponibilă în panglica Excel. Mai întâi trebuie să îl punem la dispoziție adăugându-l la bara de instrumente Acces rapid.

Adăugarea unui formular Excel pentru introducerea datelor în bara de instrumente cu acces rapid

1. Accesați Bara de instrumente cu acces rapid, faceți clic dreapta și selectați Personalizați bara de instrumente cu acces rapid.
   
2. În caseta de dialog Opțiuni Excel, selectați Toate comenzile și accesați formularul. Selectați Formular și apăsați Adăugare. Aceasta va adăuga pictograma Formulare de date în bara de instrumente de acces rapid.
   

Folosind formularul de introducere a datelor Excel

1. Selectați orice celulă din intervalul de date și faceți clic pe pictograma Formular de date din Bara de instrumente de acces rapid.
2. În formularul Pop-up Data, toate titlurile coloanelor sunt listate pe verticală. Completați datele din caseta de text adiacentă pentru fiecare titlu.
3. Odată ce ați introdus datele, apăsați Enter.
4. Faceți clic pe Nou pentru a adăuga o înregistrare nouă.

Folosind formularul Excel Data Entry, puteți naviga și prin datele existente (rând cu rând) sau puteți găsi date specificând criteriile (încercați acest lucru făcând clic pe butonul de criterii).

# 2 Introduceți rapid numere cu numere zecimale fixe

Dacă vă aflați într-o situație în care trebuie să introduceți manual date în Excel care are și o parte zecimală, acest truc ar putea fi extrem de util. De exemplu, să presupunem că trebuie să introduceți note pentru elevi în procente cu până la 2 zecimale. Puteți activa o funcție în care tastați numerele fără să vă deranjați să apăsați de fiecare dată tasta punct. Pentru a activa acest lucru:

1. Accesați Fișier -> Opțiuni.
2. În caseta de dialog Opțiuni Excel, selectați Avansat.
3. În Opțiuni avansate, bifați opțiunea „Introduceți automat un punct zecimal”.
4. Specificați numărul de zecimale dorite (de exemplu 2 în acest caz).

Acum, ori de câte ori introduceți un număr, Excel plasează automat ultimele 2 cifre după zecimală. Deci 1 devine 0,01, 10 devine 0,1, 100 devine 1, 2467 devine 24,67 și așa mai departe …

Odată ce ați terminat cu introducerea datelor, pur și simplu opriți-l, debifând aceeași opțiune.

# 3 Adăugați automat ordinal la numere

Da, puteți utiliza o combinație de funcții Excel (cum ar fi VALUE, RIGHT, IF, OR) pentru a adăuga ordinale („st” în primul, „nd” în al doilea și așa mai departe …).

Iată formula:

= A1 & IF (OR (VALUE (RIGHT (A1,2)) = {11,12,13}), "th", IF (OR (VALUE (RIGHT (A1)) = {1,2,3}), ALEGE (DREAPTA (A1), „st”, „nd”, „rd”), „th”))

# 4 Completați cu Control + D

Acesta este un truc ingenios pentru introducerea de date Excel. Dacă trebuie să copiați celula de mai sus, trebuie doar să apăsați Control + D.

Copiază conținutul, precum și formatarea. Dacă există o formulă în celula de mai sus, formula este copiată (cu referințe ajustate).

Acest lucru funcționează și pentru mai multe celule. Deci, dacă doriți să copiați întregul rând de mai sus, selectați rândul curent și apăsați Control + D.

Dacă selectați mai multe celule, celula de mai sus este copiată în toate celulele.

Vezi si: Peste 200 de comenzi rapide de la tastatură Excel.

# 5 Introduceți rapid data / ora în celulele Excel

Nu vă amintiți data curentă? Nu vă faceți griji, doar apăsați Control +; (cheie punct și virgulă) și va introduce data curentă în celulă.

În mod similar, puteți introduce ora curentă utilizând comanda rapidă Control + Shift +: (cheie de colon)

Nu uitați, acestea sunt valori absolute și nu se vor modifica dacă data sau ora se schimbă. Dacă doriți să aveți o valoare dinamică a datei și orei care se schimbă ori de câte ori deschideți registrul de lucru sau când există un recalcul, utilizați funcțiile TODAY și ACUM.

Vezi și: Cum se introduce automat data și ora în Excel.

# 6 Control + Enter pentru a completa întreaga selecție cu conținut în celula activă

Când selectați mai multe celule în Excel, una dintre celulele cu umbră deschisă (în comparație cu celulele selectate rămase) este celula activă. Dacă introduceți ceva în celula activă când se face selecția și apăsați Control + Enter, valoarea este inserată în toate celulele selectate.

Acest lucru este valabil și pentru formule. Dacă introduceți o formulă în celula activă și apăsați Control + Enter, toate celulele vor primi acea formulă (cu referințe ajustate).

# 7 Alt + Săgeată în jos pentru a obține o listă cu toate valorile unice în acea coloană

Acesta poate economisi ceva timp pe care altfel l-ați pierde la tastare. Să presupunem că introduceți date într-o coloană cu starea activității (De finalizat, Finalizat). În loc să tastați starea, din nou și din nou, trebuie doar să o tastați în câteva celule și apoi puteți utiliza comanda rapidă de la tastatură Alt + săgeată în jos. Vă oferă lista tuturor intrărilor unice și puteți selecta rapid din listă.

Dacă doriți să selectați dintre opțiunile pre-specificate, puteți crea o listă derulantă.

# 8 Citiți rapid mai multe file de foi de lucru într-un registru de lucru

Acesta economisește tone de timp. Pur și simplu utilizați comanda rapidă de la tastatură Control + Pagină sus / Pagină jos pentru a naviga prin mai multe file de foi de lucru dintr-un registru de lucru.

Vedeți și: 200+ Comenzi rapide de la tastatură Excel.

# 9 Introduceți text lung folosind abrevieri

Dacă trebuie să introduceți nume sau cuvinte cheie lungi din nou și din nou în foaia dvs. de lucru, acest truc ar fi util.

De exemplu, vă recomandăm ca ori de câte ori tastați ABC, Excel să îl înlocuiască automat cu ABC Technology Corporation Limited.

Ceva așa cum se arată mai jos:

Această caracteristică poate fi activată utilizând opțiunile de corecție automată. Citiți cum să o activați.

# 10 Introduceți date în intervale non-contigue

Să presupunem că aveți un șablon așa cum se arată mai jos și că trebuie să introduceți date în toate celulele evidențiate în roșu, în ordinea specificată de săgeți.

Iată o modalitate rapidă de a face acest lucru:

• Selectați toate celulele în care trebuie să introduceți datele (apăsați control și apoi selectați una câte una).
  • Începeți cu a doua celulă din secvența dvs. de introducere a datelor (începeți cu D3). Selectați prima celulă B3 (de unde începe introducerea datelor) în cele din urmă.
• Odată selectat, mergeți la Caseta de nume (care este în stânga barei de formule).
• Tastați orice nume fără spații.
• Asta e!! Selectați zona numită făcând clic pe meniul derulant Casetă nume. Acum începeți să introduceți datele și să utilizați Enter / Tab să sară la celula următoare.

Citiți mai multe despre acest truc.

Acestea sunt primele mele zece sfaturi pentru introducerea datelor Excel, care vă pot îmbunătăți semnificativ productivitatea și economisi timp.

Este posibil să vă placă și următoarele sfaturi Excel:

• 10 moduri super îngrijite de a curăța datele în foi de calcul Excel.
• 24 de probleme zilnice Excel și remedierile rapide ale acestora.
• Cum să urmăriți modificările în Excel.
• Cum se recuperează fișiere Excel nesalvate.
• Cum se activează introducerea condiționată de date în Excel.
• Suferi de foi de calcul Excel lent? 10 sfaturi pentru a SPEED-UP Excel.
• Profitați mai mult de Găsiți și înlocuiți în Excel (4 sfaturi uimitoare).
• Cum se utilizează panouri de înghețare Excel în Excel.
• 100+ Întrebări de interviu Excel
• Completați celulele goale până la următoarea valoare în Excel