Corecție automată Excel: un ghid complet + exemple de economisire a timpului

Ce se întâmplă când introduceți cuvântul „Drnik” în loc de „Băutură” în Excel?

Ați observa că Excel va corecta automat cuvântul ortografiat greșit să bea (așa cum se arată mai jos).

Cumva, Excel știa că aceasta nu este ortografia corectă și a autocorectat-o ​​la cea corectă.

Acum, nu va corecta automat toate cuvintele scrise greșit.

Doar câteva!

De exemplu, încercați cuvântul „dirnk”.

Nu ar fi corectat automat.

Motivul pentru care unele cuvinte sunt autocorectate și altele nu este pentru că există deja o listă corectă de cuvinte care sunt preumplute în Excel pentru a se corecta automat.

Notă: Autocorecția este activată implicit în Excel.

În acest tutorial, vă voi explica ce sunt opțiunile de Autocorecție și vă voi arăta câteva exemple în care îl puteți folosi pentru a economisi timp. De asemenea, voi acoperi modul în care îl puteți dezactiva (adică dezactivați corectarea automată)

Înțelegerea opțiunilor de corecție automată

Autocorecția a fost creată pentru a vă ajuta să rezolvați problemele mici cu care vă puteți confrunta în timp ce tastați în Excel sau în timp ce efectuați introducerea de date (cum ar fi înlocuirea unor cuvinte scrise greșit frecvent cu cuvinte corecte).

De asemenea, vă permite să obțineți mai mult control atunci când utilizați Excel (așa cum vom vedea în exemplele de mai jos în acest tutorial).

Dar să înțelegem mai întâi unde sunt opțiunile de corecție automată și ce sunt disponibile în mod implicit.

Pentru a obține opțiunile de corecție automată, faceți clic pe fila Fișier.

În ecranul Fișier, faceți clic pe „Opțiuni”.

În caseta de dialog Opțiuni Excel, faceți clic pe Verificare.

În opțiunile de verificare, faceți clic pe Opțiuni de corectare automată.

Aceasta va deschide caseta de dialog Opțiuni de corecție automată.

Permiteți-mi să explic diferitele file din caseta de dialog Autocorrect și opțiunile din acestea.

Fila Opțiuni corecție automată

În fila Opțiuni de corectare automată, există câteva opțiuni care sunt activate în mod implicit și care au grijă de unele probleme comune.

• Afișați butoanele Opțiuni de corectare automată: Acesta nu este relevant pentru Excel, dar este pentru alte aplicații MS. Când această opțiune este activată, vedeți opțiunile de corecție automată în MS Word sau MS PowerPoint (așa cum se arată mai jos).
• Corectați două majuscule inițiale: Această opțiune, atunci când este activată, va corecta automat cele două inițiale majuscule în Excel. De exemplu, dacă tastați „HEllo”, acesta îl va schimba automat în „Hello”
• Cu majusculă prima literă a propozițiilor: Când este activată, această opțiune asigură că o propoziție nouă începe cu o literă mare. De exemplu, dacă tastați, „Bună ziua. ce mai faci? ”, va fi corectat automat la„ Bună ziua. Ce mai faci?'
• Cu majuscule numele zilelor: Aceasta va schimba automat prima literă a numelui zilei dacă introduceți litere mici. De exemplu, miercuri ar fi schimbat în miercuri.
• Utilizarea corectă accidentală a cheii de blocare a majusculelor: În cazul în care aveți blocarea cu majuscule și scrieți o propoziție, acesta va corecta automat textul și va dezactiva blocarea cu majuscule. De exemplu, dacă introduceți Bună ziua, acesta îl va schimba automat în Bună ziua.
• Înlocuiți textul pe măsură ce tastați: Aici Excel are deja câteva cuvinte scrise greșit în mod obișnuit (sau coduri scurte pentru unele simboluri). De exemplu, dacă tastați (c), acesta se transformă automat în simbolul drepturilor de autor. Asta pentru că a fost specificat în listă în această opțiune. Puteți adăuga sau elimina cuvinte din listă (mai multe despre acest lucru într-un exemplu de mai jos).

Excepții de corecție automată

Deși aceste opțiuni de corecție automată sunt uimitoare, uneori vă recomandăm să nu acționeze super inteligent și să le corectați automat.

De exemplu, dacă aveți numele de marcă AT (unde „s” este cu litere mici), Excel l-ar converti automat în „Ats”.

Deși vă place corecția automată în toate celelalte cazuri, dacă doriți să excludeți acest caz particular, puteți face acest lucru.

În fila Autocorectare, faceți clic pe fila Excepții.

În caseta de dialog Excepții de corecție automată, puteți avea două tipuri de excepții:

1. Prima literă: În mod implicit, Excel capitalizează alfabetul după punct (punct). Puteți furniza câteva excepții aici (există deja o listă pentru excepțiile comune).
2. Capace inițiale: Dacă nu doriți ca AT-urile să fie convertite în ATS, puteți specifica acest lucru aici.

Autoformat în timp ce introduceți fila

Această filă are trei opțiuni (toate sunt activate). Mi se par utile toate aceste trei opțiuni.

1. Înlocuiți în timp ce tastați: Când introduceți orice hyperlink într-o celulă, acesta va fi automat convertit într-un hyperlink. Uneori dezactivez această opțiune, deoarece de multe ori ajung să fac clic pe celulă, care durează câteva secunde și apoi deschide linkul în browser.
2. Aplicați în timp ce lucrați: Aceasta va adăuga automat rânduri și coloane noi într-un tabel Excel când introduceți ceva în celula adiacentă celei din tabel.
3. Automat ca lucrare: Când introduceți o formulă într-o coloană într-un tabel Excel, această opțiune va introduce aceeași formulă (cu referințe de celulă ajustate) în toate celulele din coloană.

Fila Acțiuni

În aplicațiile Microsoft, puteți crea o acțiune bazată pe un anumit cuvânt sau text.

În Excel, există un singur tip de acțiune disponibil - care este acțiunea de dată.

O acțiune de dată înseamnă că, dacă aveți o dată într-o celulă din Excel, puteți face clic dreapta și veți primi câteva acțiuni pe care le puteți efectua pentru acea dată (cum ar fi afișarea acelei date în calendar sau programarea unei întâlniri în Outlook ).

Acest lucru ar putea fi util dacă aveți o listă de date și doriți să salvați rapid unele din calendarul dvs. sau doriți să programați o întâlnire (folosind Outlook).

Această opțiune este dezactivată în mod implicit și trebuie să o activați pentru a o putea folosi în Excel.

Odată activat, îl veți putea folosi Excel. Dacă aveți o întâlnire într-o celulă, faceți clic dreapta și veți găsi opțiunile de acțiuni în partea de jos.

Fila Autocorecție matematică

La fel cum puteți insera simboluri într-o celulă Excel (cum ar fi Delta, Grad sau Bifă), puteți introduce și simboluri matematice într-o ecuație.

Această filă are un text care se convertește automat în simbolul matematic specificat. De exemplu, dacă tastați \ sigma, acesta îl va înlocui cu simbolul σ.

Rețineți că acest lucru nu va funcționa în celulele din foaia de lucru. Funcționează doar cu ecuații.

Cum să adăugați propriile cuvinte în Excel pentru corectarea automată?

Doresc să existe câteva cuvinte care să facă parte din autocorecție?

De exemplu, să presupunem că doriți să adăugați cuvântul „drikn” pentru a se corecta automat, astfel încât să îl corecteze pentru a „bea”.

Puteți utiliza pașii de mai jos pentru a adăuga un cuvânt pentru a corecta automat:

1. Faceți clic pe fila Fișier.
2. Faceți clic pe Opțiuni.
3. În caseta de dialog Opțiuni, selectați Verificare.
4. Faceți clic pe butonul „Opțiuni de corecție automată”.
5. În caseta de dialog Autocorrect, introduceți următoarele:
   • A inlocui: drikn
   • Cu: băutură
6. Faceți clic pe ADĂUGARE
7. Faceți clic pe OK.

Acum, când tastați „drikn” în Excel, acesta îl va corecta automat pentru a „bea”.

Înainte de a vă arăta câteva exemple interesante pentru a utiliza acest lucru, iată câteva lucruri pe care trebuie să le știți despre Autocorecția în Excel:

• Lista de corectare automată este sensibilă la majuscule și minuscule. Aceasta înseamnă că ați adăugat cuvântul „drikn” pentru a fi înlocuit cu „băutură”, ar funcționa doar cu cuvântul cu litere mici. Dacă introduceți „Drikn” sau „DRIKN”, acesta nu va fi corectat.
• Această modificare este salvată în Excel și ar exista chiar dacă închideți registrul de lucru și îl deschideți din nou. Dacă nu mai doriți acest lucru, trebuie să mergeți și să îl ștergeți manual.
• Schimbarea are loc numai atunci când este folosit cuvântul exact. De exemplu, dacă utilizați „drikns”, acesta nu va fi autocorectat. Pentru ca acesta să funcționeze, cuvântul nu trebuie să aibă caractere chiar înainte sau după el.
• Când specificați o corecție automată în Excel, aceasta se activează automat în alte aplicații MS, cum ar fi MS Word sau MS PowerPoint.

Autocorecția a fost creată ca o modalitate de a corecta erorile de ortografie obișnuite. Dar îl puteți folosi și în câteva moduri minunate de a economisi timp.

Legate de: Verificare ortografică în Excel.

Mai jos sunt câteva exemple utile pentru a utiliza Autocorecția (altele decât corectarea unui cuvânt scris greșit).

Exemplul 1: Utilizați Autocorecția pentru a completa abrevierile

Imaginați-vă că lucrați pentru o companie „ABC Technology Corporation Limited”.

Munca dvs. implică o mulțime de introducere de date în Excel și trebuie să tastați manual numele complet al companiei de multe ori într-o zi.

Indiferent cât de repede tastați, acest lucru s-ar simți ca o pierdere de timp.

Nu ți-ai dori să existe un mod prin care să poți introduce ABC (sau orice vrei) și excel îl înlocuiește cu numele companiei?

Aici poate ajuta minunatul autocorecție.

Puteți specifica o abreviere în Autocorectare și, ori de câte ori utilizați acea abreviere, Excel o va converti automat în textul specificat.

De exemplu, puteți specifica că ori de câte ori introduceți ABC, Excel ar trebui să îl înlocuiască automat cu „ABC Technology Corporation Limited”.

Ceva așa cum se arată mai jos:

Acest lucru se întâmplă atunci când adăugați o corecție automată în Excel, unde ABC ar trebui corectat la ”(așa cum se arată mai jos în caseta de dialog pentru corectarea automată).

Ce se întâmplă dacă doriți să inserați ABC și nu numele complet?

În cazul în care nu doriți ca autocorecția să schimbe ABC cu numele complet, pur și simplu apăsați Control + Z pentru a reveni la ABC.

În timp ce utilizați Control + Z funcționează, este mai bine să alegeți o abreviere pe care este puțin probabil să o folosiți în munca dvs. Acest lucru vă asigură că nu există nicio șansă să obțineți numele complet din greșeală (când tot ce ați dorit a fost textul abrevierii).

Mai jos sunt câteva scenarii în care acest truc de corectare automată poate economisi mult timp:

• Puteți introduce numele fișierelor sau numele folderelor rapid (în loc să le copiați de fiecare dată).
• Dacă aveți o listă a membrilor echipei, puteți utiliza inițialele acestora pentru a introduce numele lor rapid.

Un cuvânt de precauție: orice opțiune de corectare automată pe care o specificați în Excel se activează și în alte aplicații MS, cum ar fi MS Word sau MS PowerPoint. În astfel de cazuri, cel mai bine este să folosiți abrevieri pe care este puțin probabil să le folosiți în altă parte.

Exemplul 2: introduceți simboluri rapid (cum ar fi Degree sau Delta)

Există câteva simboluri greu de inserat / tastați în Excel, deoarece acestea nu sunt deja disponibile pe tastatură (cum ar fi simbolul gradului sau simbolul delta sau punctele glonț).

Ori trebuie să cunoașteți comanda rapidă de la tastatură (care sunt adesea lungi și complicate) sau trebuie să utilizați caseta de dialog Inserare simbol (care necesită timp).

Dacă există unele simboluri pe care trebuie să le utilizați destul de des, puteți utiliza funcția Autocorectare pentru a da acestor simboluri un nume de cod sau o abreviere.

Acum, când trebuie să introduceți acel simbol, puteți utiliza pur și simplu numele de cod și acesta va fi autocorectat la acel simbol.

Mai jos este un exemplu în care folosesc codul DEGSYM pentru a obține simbolul de grad în Excel.

Pentru aceasta, efectuați următoarea modificare în caseta de dialog Excel Autocorrect:

Exemplul 3: Scrieți formule mai repede cu Autocorectare

Acest truc (pe care l-am învățat de pe acest blog) este puțin descurcat, dar dacă lucrați cu o mulțime de formule lungi, acest lucru vă poate economisi ceva timp.

Mai jos este o formulă care va combina textul celor trei celule care sunt lăsate la celula în care se folosește această formulă:

= INDIRECT (ADRESA (ROW (), COLUMN () - 3)) & INDIRECT (ADDRESS (ROW (), COLUMN () - 2)) & INDIRECT (ADDRESS (ROW (), COLUMN () - 1))

Acum, dacă de multe ori trebuie să creați o astfel de formulă, este mai bine să creați un cod simplu pentru acesta și să îl utilizați în Autocorectare.

În acest caz, am folosit codul „com3” în corecție automată pentru a obține formula.

Acum, puteți utiliza codul „com3” pentru a obține întreaga formulă în câteva apăsări de tastă (așa cum se arată mai jos):

Notă: După cum am menționat, acesta este ceva ce majoritatea dintre voi nu ar trebui să folosească niciodată, dar este totuși un truc bun de știut (pentru orice eventualitate). Exemplul de mai sus este un caz din viața reală în care folosesc în prezent acest lucru într-unul dintre proiectele mele pentru a economisi timp.

Cum se dezactivează complet corectarea automată

Deși cred că corectarea automată este o caracteristică excelentă, este posibil să nu fie relevantă pentru toată lumea.

Și, în unele cazuri, poate fi de fapt o iritare. De exemplu, dacă tastați (c) sau (r) sau ™, corectarea automată Excel va schimba textul automat (în © sau ® sau ™)

În astfel de cazuri, cel mai bine este să dezactivați corecția automată sau cel puțin să ștergeți termenii pe care nu doriți să fie corecți automat.

Mai jos sunt pașii pentru a dezactiva corecția automată:

1. Faceți clic pe fila Fișier.
2. Faceți clic pe Opțiuni.
3. În caseta de dialog Opțiuni, selectați Verificare.
4. Faceți clic pe butonul „Opțiuni de corecție automată”.
5. În caseta de dialog Autocorrect, din fila Autocorrect, debifați opțiunea „Înlocuiește textul pe măsură ce tastați”.

Notă: Pașii de mai sus vor dezactiva complet funcția de completare automată, în cazul în care înlocuiește un text cu textul specificat. Acest lucru poate însemna, de asemenea, că acele cuvinte scrise greșit în mod obișnuit nu vor mai fi corectate.

Cum se dezactivează / se înlocuiește unele cuvinte de la autocorectare

Dacă doriți să păstrați caracteristica generală „Înlocuiți textul pe măsură ce tastați”, dar doriți câteva excepții, puteți găsi cuvântul din listă și îl puteți șterge manual (sau edita).

Mai jos sunt pașii pentru a face acest lucru:

1. Faceți clic pe fila Fișier și apoi faceți clic pe Opțiuni (în ecranul Fișier care se deschide).
2. În caseta de dialog Opțiuni, selectați Verificare.
3. Faceți clic pe butonul „Opțiuni de corecție automată”.
4. În caseta de dialog Autocorrect, din fila Autocorrect, selectați cuvântul pe care doriți să îl ștergeți.
5. Faceți clic pe butonul Ștergeți.

De asemenea, puteți înlocui un cuvânt în Autocorectare. De exemplu, în loc să se transforme (c) în simbolul drepturilor de autor, îl puteți folosi pentru a fi convertit în cuvântul - drept de autor.

Pentru a înlocui cuvântul cu alt text, găsiți și modificați textul, apoi faceți clic pe butonul Înlocuire.

Cum se anulează autocorectarea modificărilor în Excel

Dacă scrieți ceva și Excel îl modifică din cauza corecției automate, puteți recupera textul original apăsând pe Control + Z.

De exemplu, de îndată ce tastați (c) într-o celulă din Excel și apăsați tasta spațiu, aceasta va fi convertită instantaneu în simbolul drepturilor de autor.

Dar dacă utilizați acum Control + Z, acesta va reveni la a fi (c) și va rămâne așa.

În timp ce Autocorecția este o caracteristică pe care majoritatea utilizatorilor Excel nu va trebui să o modifice niciodată, este bine să știți câteva moduri în care o puteți folosi pentru a economisi timp (așa cum se arată în exemple).

În ultima vreme am început să îl folosesc pentru unele formule care sunt destul de uriașe, dar le folosesc des (așa cum se arată în exemplul 3).